La protection des données personnelles est un élément essentiel de l’utilisation de Klape.

Lorsque vous utilisez Klape AI pour contacter et qualifier vos prospects, vous confiez à la plateforme certaines informations personnelles nécessaires au fonctionnement des conversations automatisées.

Klape encadre le traitement de ces informations dans ses documents contractuels, notamment ses conditions générales, son accord de traitement des données (DPA) et sa politique de confidentialité.

Dans ce guide, découvrez quelles données sont utilisées par Klape, comment leur protection est encadrée et quelles précautions prendre pour respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Klape est-il conforme au RGPD ? #

Klape s’inscrit dans une démarche de protection des données personnelles encadrée par le RGPD, le règlement européen applicable aux traitements de données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne.

La documentation contractuelle de Klape prévoit notamment :

• Des obligations de confidentialité et de sécurité.
• Un encadrement des traitements réalisés pour le compte de ses clients.
• Des mesures de protection des données.
• Des règles concernant les prestataires techniques.
• Des dispositions relatives à la conservation et à la suppression des données.
• Une assistance pour le traitement des demandes liées aux droits des personnes.

Ces engagements sont notamment présentés dans l’accord de sous-traitance de Klape.

Important : la conformité RGPD dépend également de la manière dont vous utilisez la plateforme.

Le fait d’utiliser un logiciel disposant d’engagements de protection des données ne rend pas automatiquement toutes vos campagnes de prospection conformes.

Vous devez notamment veiller à la provenance de vos contacts, à la licéité de vos communications et au respect des oppositions.

2. Quelles données personnelles Klape utilise-t-il ? #

Klape traite les informations nécessaires à la gestion des contacts, aux campagnes de communication et au suivi des conversations.

Les données des contacts #

Lors de la création ou de l’importation d’un prospect, Klape peut notamment enregistrer :

Le prénom, le nom et l’adresse email sont obligatoires pour créer un contact.

Le numéro de téléphone et le champ Projet sont facultatifs.

Les données issues des conversations #

Klape peut également traiter :

• Les emails envoyés par l’intelligence artificielle.
• Les réponses reçues des prospects.
• Les SMS envoyés et reçus via le service.
• L’historique des échanges.
• Le statut de qualification du contact.
• Les informations pertinentes pour poursuivre la conversation.

Ces données permettent à l’IA de comprendre le contexte commercial et d’éviter de traiter chaque message comme un échange totalement nouveau.

Les données liées à votre compte #

Klape traite également certaines informations nécessaires à la gestion de votre espace professionnel, de votre abonnement, de l’assistance et de la facturation.

Ces données relèvent de traitements distincts de ceux effectués sur votre base de prospects.

3. Quelles informations sont utilisées par l’intelligence artificielle ? #

Klape utilise plusieurs niveaux de contexte pour générer des messages adaptés à votre activité.

La description générale de votre entreprise #

Accessible depuis :

Paramètres → Profil → Description de l’activité

Cette description permet d’expliquer votre activité, vos services et votre positionnement.

Le contexte de la campagne #

Lorsque vous configurez une campagne, le champ Contexte permet de donner à l’IA des instructions spécifiques aux prospects concernés.

L’action souhaitée #

Ce champ précise l’objectif de la conversation.

Il peut s’agir, par exemple, de qualifier une demande, de vérifier l’actualité d’un projet ou d’orienter le prospect vers un rendez-vous.

Le ton de communication #

Vous pouvez sélectionner l’un des quatre tons disponibles :

• Professionnel.
• Amical.
• Direct.
• Élégant.

Le champ Projet du contact #

Ce champ permet d’ajouter des informations particulières concernant un prospect.

Par exemple :

« Ce prospect a demandé une démonstration de notre logiciel au mois de septembre et souhaite étudier une nouvelle solution pour son équipe commerciale. »

Klape peut utiliser ces informations pour contextualiser la conversation.

L’historique des échanges #

L’IA tient également compte de l’historique disponible pour poursuivre les conversations de manière cohérente.

Notre recommandation : ne renseignez dans ces champs que les informations réellement nécessaires à votre objectif commercial.

4. L’intelligence artificielle lit-elle les notes et les fichiers joints ? #

Non, pas actuellement.

Dans la version actuelle de Klape :

• Le champ Projet peut être utilisé par l’intelligence artificielle.
• Les notes et commentaires servent au suivi humain.
• Les fichiers joints ne sont pas automatiquement lus par l’IA.

Il n’est donc pas nécessaire d’ajouter des informations confidentielles dans des notes ou documents en pensant qu’elles seront utilisées par l’intelligence artificielle.

Comment transmettre une information utile à l’IA ? #

Vous pouvez compléter le champ Projet du contact.

Si sa séquence est déjà active, vous devez l’interrompre avant de modifier ce champ, puis la réactiver si nécessaire.

Attention : évitez d’insérer des informations sensibles ou excessives dans les instructions et les champs de personnalisation.

5. Qui est responsable des données de mes prospects ? #

Le RGPD distingue deux rôles principaux.

Votre entreprise : responsable du traitement #

Lorsque vous utilisez Klape pour contacter les prospects de votre entreprise, vous déterminez généralement les objectifs commerciaux poursuivis et les données que vous choisissez d’utiliser.

Votre entreprise intervient alors, en principe, comme responsable du traitement.

Cela signifie notamment que vous devez :

• Collecter et utiliser les données légalement.
• Déterminer une base légale adaptée.
• Informer les personnes concernées.
• Respecter leurs droits.
• Définir les durées de conservation.
• Veiller à la pertinence des informations traitées.

Klape : sous-traitant pour les données des prospects #

Pour les données de contacts que vous confiez à la plateforme, Klape intervient en qualité de sous-traitant, dans le cadre prévu par son accord de traitement des données.

Klape réalise les opérations nécessaires au fonctionnement du service et selon les instructions applicables.

Et pour les données de mon propre compte Klape ? #

Pour certains traitements liés à ses propres activités, comme la gestion des comptes, la facturation ou le fonctionnement de son service, Klape peut intervenir en qualité de responsable du traitement.

À retenir : votre entreprise reste responsable de la licéité des campagnes qu’elle configure avec Klape.

6. Puis-je importer n’importe quelle base de prospects ? #

Non.

Vous devez vous assurer que les données que vous importez ont été collectées et peuvent être utilisées conformément à la réglementation.

Il faut notamment vérifier :

• L’origine des données.
• La manière dont les personnes ont été informées.
• La finalité pour laquelle elles ont été collectées.
• La base légale autorisant leur utilisation.
• L’existence éventuelle d’oppositions à la prospection.
• La pertinence et l’actualité des informations.

Exemple #

Vous avez collecté des demandes de renseignements depuis un formulaire de votre site.

Vous souhaitez utiliser Klape pour contacter ces personnes et poursuivre le traitement de leurs demandes.

Vous devez vérifier que les communications envisagées correspondent aux informations fournies aux prospects et qu’elles reposent sur une base légale appropriée.

Et si j’ai acheté une base de contacts ? #

L’achat d’une base ne garantit pas que vous pouvez légalement contacter toutes les personnes qui y figurent.

Vous devez notamment vérifier les conditions de collecte, les informations communiquées aux personnes et la possibilité légale d’utiliser les données pour votre propre prospection.

Klape ne doit pas être utilisé pour contourner les règles de consentement, d’information ou d’opposition.

7. Quelle différence entre la prospection B2B et B2C ? #

Les règles applicables à la prospection commerciale par email et SMS varient notamment selon la qualité du destinataire et la nature du message.

Prospection auprès de particuliers (B2C) #

En principe, l’envoi de messages électroniques de prospection commerciale à des particuliers nécessite leur consentement préalable.

Ce consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque.

Des exceptions existent, notamment pour certains produits ou services similaires proposés à des clients déjà existants, sous réserve de respecter les conditions légales.

Prospection auprès de professionnels (B2B) #

La prospection électronique auprès de professionnels peut, dans certaines situations, reposer sur l’intérêt légitime.

Cela suppose notamment que :

• La sollicitation soit en lien avec l’activité professionnelle de la personne.
• La personne ait été correctement informée de l’utilisation de ses données.
• Elle puisse s’opposer simplement et gratuitement à la prospection.

Un email professionnel suffit-il à autoriser la prospection ? #

Non.

Le fait de posséder une adresse email professionnelle ne signifie pas automatiquement que tous les messages commerciaux sont autorisés.

Vous devez toujours vérifier les conditions applicables au contact et à votre démarche.

Et pour les SMS ? #

Les SMS commerciaux sont également soumis à des règles spécifiques.

Veillez à appliquer le régime adapté à vos destinataires et à leur permettre d’exercer facilement leur opposition.

Important : les possibilités techniques d’envoi de Klape ne constituent pas une autorisation juridique de contacter n’importe quelle personne.

Pour approfondir ces règles, consultez la documentation officielle de la CNIL :

8. Comment Klape protège-t-il les données stockées ? #

La documentation contractuelle de Klape prévoit plusieurs mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données.

Parmi les mesures décrites figurent notamment :

Le chiffrement #

Klape prévoit le chiffrement des communications en transit, notamment au moyen des protocoles HTTPS/TLS, ainsi que des mesures de chiffrement au repos lorsque cela est nécessaire.

La limitation des accès #

L’accès aux données doit être limité aux personnes habilitées et aux besoins de leurs missions.

La traçabilité #

Des mécanismes de journalisation et de suivi des accès sont prévus dans les engagements de sécurité.

Les sauvegardes #

Klape prévoit des dispositifs de sauvegarde permettant de contribuer à la protection des données et à leur restauration en cas d’incident.

Le cloisonnement des données #

Des mécanismes de séparation logique entre les différents clients font également partie des mesures décrites.

La surveillance et les contrôles #

La documentation prévoit des mesures de protection de l’infrastructure et des contrôles de sécurité.

Ces dispositions visent à réduire les risques d’accès non autorisé, de perte, d’altération ou de divulgation de données.

Aucun système informatique ne peut toutefois garantir une absence absolue de risque.

Pour toute question détaillée sur les garanties applicables à votre contrat ou sur les mesures techniques mises en œuvre, vous pouvez contacter le support Klape.

9. Où les données de Klape sont-elles hébergées ? #

Les documents contractuels de Klape indiquent que l’hébergement principal des données s’effectue en France ou dans l’Union européenne.

Klape peut également utiliser plusieurs prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service.

Ces prestataires peuvent intervenir notamment dans :

• L’hébergement.
• La gestion des emails.
• L’envoi des SMS.
• Les fonctions de traitement de l’IA.
• Le paiement et la facturation.
• L’assistance aux utilisateurs.

Toutes les données restent-elles systématiquement en Europe ? #

Il faut distinguer l’hébergement principal et les éventuels transferts liés à certains prestataires techniques.

La politique de confidentialité de Klape prévoit que des transferts de données hors de l’Espace économique européen peuvent être nécessaires pour certains services.

Ces transferts doivent être encadrés par les garanties applicables, notamment une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types lorsque cela est requis.

L’hébergement principal en Europe ne signifie donc pas nécessairement qu’aucun prestataire technique n’intervient depuis un pays tiers.

Si votre entreprise possède des exigences particulières concernant la localisation ou les transferts de données, contactez Klape afin d’obtenir les informations contractuelles appropriées.

10. Klape revend-il les données de mes prospects ? #

Les documents contractuels de Klape prévoient que les données des clients ne sont pas revendues ou cédées à des tiers à des fins commerciales.

L’utilisation de prestataires techniques nécessaires au fonctionnement de la plateforme doit être distinguée d’une revente de fichiers de prospects.

Par exemple, le traitement technique nécessaire à l’envoi d’un email ou d’un SMS ne constitue pas, en lui-même, une vente de vos contacts à une autre entreprise.

Les interventions des prestataires doivent être encadrées par les conditions contractuelles et réglementaires applicables.

Pour obtenir des précisions sur les destinataires de données et les prestataires intervenant dans le service, consultez les documents contractuels de Klape ou contactez le support.

11. Les conversations sont-elles utilisées pour entraîner des modèles d’IA ? #

L’utilisation des données de prospects pour fournir un service conversationnel doit être distinguée de leur éventuelle utilisation pour entraîner ou améliorer des modèles d’intelligence artificielle.

Les traitements réalisés dans le cadre du fonctionnement de Klape sont décrits dans sa documentation contractuelle.

Toutefois, les conditions applicables à une éventuelle utilisation de données pour l’entraînement de modèles doivent être confirmées explicitement dans les engagements du service et des prestataires concernés.

Si cette question est déterminante pour votre entreprise, contactez le support Klape afin d’obtenir une confirmation contractuelle précise.

Il est notamment recommandé de vérifier les conditions de traitement, les durées de conservation et les engagements des fournisseurs d’IA impliqués.

12. Comment Klape respecte-t-il l’opposition d’un prospect ? #

Lorsqu’un prospect indique clairement qu’il ne souhaite plus recevoir de communications commerciales, Klape peut le classer dans le statut Opt-Out.

Exemple #

Un prospect répond :

« Merci de ne plus me contacter. »

L’intelligence artificielle peut identifier cette opposition et arrêter les relances commerciales proactives.

Que se passe-t-il ensuite ? #

L’opposition reste applicable même si le prospect est :

• Retiré de sa campagne.
• Transféré dans une autre campagne.
• Archivé.
• Restauré.

Cela permet d’éviter qu’un simple changement dans l’organisation de la base entraîne une reprise non souhaitée des sollicitations.

Peut-on réactiver un Opt-Out ? #

Un changement de campagne ou une restauration ne permet pas de contourner l’opposition.

Si le prospect reprend spontanément contact et manifeste un nouvel intérêt, Klape peut analyser ce nouvel échange.

Important : les utilisateurs doivent respecter les oppositions exprimées par les prospects, indépendamment du fonctionnement technique de leurs campagnes.

13. Comment répondre à une demande de suppression de données ? #

Une personne peut demander l’effacement de ses données personnelles dans les conditions prévues par le RGPD.

Première étape — Identifier la demande #

Vérifiez si le prospect souhaite :

• Ne plus être contacté.
• Corriger ses coordonnées.
• Obtenir une copie de ses données.
• Faire effacer ses données personnelles.

Ces demandes sont différentes et ne nécessitent pas les mêmes opérations.

Deuxième étape — Arrêter les communications si nécessaire #

Lorsqu’une personne s’oppose à la prospection, assurez-vous qu’aucune nouvelle sollicitation commerciale ne soit envoyée.

Troisième étape — Contacter Klape pour un effacement définitif #

Dans la version actuelle de Klape, l’interface permet d’archiver les contacts, mais ne propose pas la suppression définitive individuelle depuis leur fiche.

Pour une demande d’effacement, contactez :

support@klape.io

Précisez le contact concerné et la nature de la demande, en limitant les données personnelles transmises à ce qui est nécessaire.

L’archivage est-il suffisant ? #

Non.

L’archivage conserve la fiche du contact et ne doit pas être confondu avec son effacement définitif.

Quel est le délai légal de réponse ? #

Le responsable du traitement doit, en principe, répondre dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une demande d’exercice des droits.

Ce délai peut être prolongé dans les conditions prévues par le RGPD.

14. Combien de temps Klape conserve-t-il les données ? #

Les durées de conservation dépendent de la nature des données et de la finalité de leur traitement.

Il faut notamment distinguer :

• Les informations du compte utilisateur.
• Les données de facturation.
• Les contacts importés.
• Les historiques de conversation.
• Les informations techniques.
• Les données nécessaires au respect des obligations légales.

Les documents contractuels de Klape encadrent la conservation, la restitution et la suppression des données à la fin de la relation contractuelle.

Certaines informations peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’une obligation légale le nécessite, notamment pour la comptabilité.

Comment obtenir les modalités applicables à mes données ? #

Si vous avez besoin d’informations précises sur les délais de conservation et les procédures d’effacement applicables à votre compte, contactez le support.

Important : la suppression du compte, la résiliation de l’abonnement et l’effacement d’un contact individuel sont trois opérations différentes.

15. Comment obtenir un accord de traitement des données (DPA) ? #

Klape met à disposition une documentation contractuelle relative au traitement des données personnelles.

Cette documentation comprend notamment un accord de traitement des données (DPA) destiné à encadrer les opérations réalisées pour le compte des clients.

Vous pouvez consulter les documents publiés à cette adresse :

À quoi sert un DPA ? #

Un DPA précise notamment :

• Les rôles du responsable du traitement et du sous-traitant.
• Les catégories de données concernées.
• Les finalités des traitements.
• Les obligations de confidentialité.
• Les exigences de sécurité.
• Les modalités de recours à des sous-traitants ultérieurs.
• Les conditions de restitution ou de suppression des données.
• L’assistance relative aux droits des personnes.

Puis-je demander des informations supplémentaires ? #

Oui.

Si votre entreprise a besoin de précisions contractuelles, techniques ou réglementaires, contactez :

support@klape.io

Notre équipe pourra orienter votre demande vers les interlocuteurs compétents.

16. Quelles bonnes pratiques adopter pour utiliser Klape de manière responsable ? #

La protection des données repose également sur les actions des utilisateurs.

Nous recommandons les pratiques suivantes.

Importez uniquement des contacts pertinents #

Évitez les fichiers volumineux contenant des données inutiles, obsolètes ou dont l’origine est incertaine.

Collectez uniquement les informations nécessaires #

Renseignez les champs utiles à la communication et à la qualification commerciale.

Évitez d’inclure des données sensibles dans le champ Projet ou les instructions de campagne.

Protégez vos identifiants #

Utilisez un mot de passe robuste et ne partagez pas vos accès avec des personnes non autorisées.

Protégez vos clés API #

Si vous utilisez Make, Zapier, n8n ou d’autres outils, votre clé API Klape doit rester confidentielle.

Vous pouvez la régénérer ou la révoquer depuis :

Paramètres → API & Intégrations → API

Utilisez une adresse email dédiée #

Il est recommandé d’utiliser une boîte email réservée aux communications de l’intelligence artificielle.

Cette précaution permet également de limiter les difficultés liées aux réponses email marquées comme lues dans une messagerie externe.

Respectez les demandes d’opposition #

N’essayez pas de contourner le statut Opt-Out en déplaçant un contact entre différentes campagnes.

Interrompez les séquences devenues inutiles #

Si vous n’avez plus de raison de solliciter un prospect, utilisez les fonctions d’interruption prévues dans Klape.

Vérifiez régulièrement vos données #

Assurez-vous que les informations conservées sont pertinentes, exactes et adaptées à leur finalité.

Signalez rapidement tout problème de sécurité #

Si vous suspectez un accès non autorisé ou une utilisation frauduleuse de votre compte, sécurisez vos accès et contactez rapidement le support Klape.

Questions fréquentes #

Klape prend-il en compte le RGPD ? #

Oui. Klape publie des engagements contractuels relatifs à la protection des données et dispose d’un accord de traitement des données (DPA).

Votre conformité dépend également de la façon dont vous collectez et utilisez les données de vos prospects.

Qui est responsable des données que j’importe ? #

Votre entreprise agit généralement en qualité de responsable du traitement pour ses prospects.

Klape intervient comme sous-traitant pour les traitements effectués dans le cadre du service.

Quelles données Klape utilise-t-il pour contacter mes prospects ? #

Klape utilise notamment le prénom, le nom, l’adresse email, éventuellement le numéro de téléphone, le champ Projet, les instructions de campagne et l’historique des échanges.

L’IA peut-elle lire les notes ou les fichiers joints ? #

Non, pas actuellement. Les notes et les fichiers servent au suivi humain et ne sont pas automatiquement exploités par l’IA.

Puis-je utiliser Klape avec une base de contacts achetée ? #

Vous devez vérifier la légalité de la collecte, les informations fournies aux personnes et la possibilité d’utiliser ces données pour votre prospection.

L’achat d’un fichier ne garantit pas le droit de contacter toutes les personnes qui y figurent.

Dois-je obtenir le consentement de mes prospects ? #

Cela dépend du contexte et du type de prospection.

Pour les particuliers, la prospection électronique nécessite en principe un consentement préalable, sauf exceptions légales.

Pour certains professionnels, une prospection en lien avec leur activité peut reposer sur l’intérêt légitime, sous réserve de respecter les conditions applicables.

Où sont hébergées les données de Klape ? #

Les documents contractuels prévoient un hébergement principal en France ou dans l’Union européenne.

Certains prestataires techniques peuvent toutefois impliquer des transferts internationaux encadrés.

Klape chiffre-t-il les données ? #

La documentation de Klape prévoit notamment le chiffrement des communications en transit via HTTPS/TLS et des mesures complémentaires de chiffrement lorsque nécessaire.

Klape revend-il mes données ? #

Les documents contractuels de Klape prévoient l’absence de revente des données à des tiers à des fins commerciales.

Mes données servent-elles à entraîner une intelligence artificielle ? #

Les modalités exactes d’une éventuelle utilisation pour l’entraînement de modèles doivent être vérifiées dans les engagements contractuels applicables. Vous pouvez demander une confirmation détaillée au support Klape.

Que se passe-t-il si un prospect demande à ne plus être contacté ? #

Klape peut détecter cette opposition et classer le contact Opt-Out, ce qui arrête les relances commerciales proactives.

L’opposition est-elle conservée après un changement de campagne ? #

Oui. Changer de campagne ou restaurer un contact archivé ne supprime pas son opposition.

Puis-je supprimer définitivement un prospect ? #

La suppression définitive individuelle n’est pas actuellement proposée dans l’interface.

Pour une demande d’effacement, contactez support@klape.io.

Où trouver le DPA de Klape ? #

Vous pouvez consulter la documentation contractuelle à cette adresse :

La suppression de mon compte résilie-t-elle mon abonnement ? #

Non. Vous devez résilier votre abonnement séparément depuis Paramètres → Plans & facturation.

Que faire si je suspecte un problème de sécurité ? #

Sécurisez immédiatement vos accès et contactez le support Klape en expliquant la situation, sans communiquer vos mots de passe ni vos clés API.

Comment contacter Klape concernant le RGPD ? #

Vous pouvez adresser vos questions à support@klape.io en précisant qu’elles concernent la protection des données personnelles ou un engagement contractuel.