Les campagnes sont au cœur du fonctionnement de Klape.
Elles permettent à votre intelligence artificielle de contacter automatiquement vos prospects par email et SMS, de poursuivre des conversations personnalisées et d’identifier les opportunités commerciales.
Chaque campagne dispose de ses propres instructions, qui déterminent la manière dont l’IA doit communiquer avec les prospects et l’objectif qu’elle doit atteindre.
Dans ce guide, découvrez comment créer une campagne, configurer votre IA et commencer à contacter vos prospects.
1. À quoi sert une campagne dans Klape ? #
Une campagne permet de regrouper des prospects autour d’un objectif commercial commun.
Par exemple, vous pouvez créer une campagne pour :
- Contacter de nouveaux prospects provenant de votre site internet.
- Reprendre contact avec d’anciens prospects qui n’ont pas donné suite.
- Relancer des personnes rencontrées lors d’un salon professionnel.
- Qualifier des demandes commerciales entrantes.
- Identifier les prospects intéressés par un rendez-vous.
- Reprendre des échanges commerciaux interrompus plusieurs mois auparavant.
L’intelligence artificielle adapte ensuite ses messages aux instructions de la campagne et aux informations disponibles sur chaque prospect.
Une campagne ne se limite pas à l’envoi d’emails automatiques : Klape est conçu pour entretenir de véritables conversations contextualisées avec vos prospects.
2. Comment créer une campagne ? #
Pour créer une campagne :
- Connectez-vous à votre espace Klape.
- Ouvrez la rubrique Conversations.
- Utilisez l’option permettant de créer une nouvelle campagne.
- Donnez un nom clair à votre campagne.
- Renseignez les instructions de l’intelligence artificielle.
- Enregistrez votre configuration.
Vous pourrez ensuite ajouter les contacts que vous souhaitez intégrer à cette campagne.
Comment choisir le nom de votre campagne ? #
Nous recommandons d’utiliser un nom qui identifie facilement son objectif.
Par exemple :
- Nouveaux prospects.
- Relance anciens prospects.
- Leads Facebook Ads.
- Prospects salon professionnel.
- Demandes de devis.
- Prospects immobiliers.
Cette organisation facilite le suivi des conversations et la comparaison des performances dans Analytics.
Combien de campagnes puis-je créer ? #
Le nombre de campagnes disponibles dépend de votre abonnement Klape.
- Boost : 1 campagne.
- Premium : jusqu’à 3 campagnes.
- Advanced : capacités définies selon votre offre personnalisée.
Si vous avez atteint la limite de campagnes autorisée par votre formule, vous devrez adapter votre organisation ou changer d’abonnement.
3. Comprendre les trois niveaux de personnalisation de l’IA #
Klape utilise plusieurs niveaux d’informations pour personnaliser ses conversations.
Ces informations sont complémentaires.
Niveau 1 — La description générale de votre activité #
Accessible depuis :
Paramètres → Profil → Description de l’activité
Ce champ permet de présenter votre entreprise à l’intelligence artificielle.
Vous pouvez notamment préciser :
- Votre activité.
- Vos produits et services.
- Votre clientèle cible.
- Votre spécialisation.
- Votre zone géographique.
- Votre positionnement commercial.
- Les informations importantes concernant votre entreprise.
Exemple :
« Nous sommes une agence de marketing digital spécialisée dans l’acquisition de clients pour les entreprises de services. Nous accompagnons principalement des TPE et PME françaises avec des campagnes publicitaires Meta Ads et Google Ads. Notre objectif est d’aider nos clients à générer davantage de demandes commerciales qualifiées. »
Cette description constitue un contexte général que l’IA peut utiliser dans ses différentes campagnes.
Niveau 2 — Les instructions propres à chaque campagne #
Chaque campagne dispose de son propre paramétrage, comprenant notamment :
- Contexte.
- Action souhaitée ou à réaliser.
- Ton de communication.
Ces éléments définissent précisément la manière dont Klape doit se comporter avec les contacts de cette campagne.
Niveau 3 — Le champ Projet de chaque contact #
La fiche individuelle d’un contact contient un champ Projet.
Il permet de transmettre à l’IA des informations spécifiques à ce prospect.
Par exemple :
« Ce prospect nous avait demandé un devis de 600 € en mars. Il avait finalement reporté son projet par manque de budget. Nous souhaitons reprendre contact pour savoir si ses besoins ont évolué. »
Klape peut ainsi combiner :
- Les informations générales sur votre entreprise.
- Les consignes de votre campagne.
- Les informations spécifiques du prospect.
C’est cette combinaison qui permet d’obtenir des conversations réellement personnalisées.
4. Comment rédiger le contexte de votre campagne ? #
Le champ Contexte permet d’expliquer à l’IA pourquoi vous contactez ces prospects et quelle relation vous entretenez avec eux.
Cette information est essentielle : on ne s’adresse pas de la même manière à un nouveau prospect et à une personne déjà rencontrée.
Exemple 1 — Nouveaux prospects #
« Les contacts de cette campagne ont récemment manifesté un intérêt pour nos services en remplissant un formulaire sur notre site internet ou à travers une publicité. Ils connaissent potentiellement notre entreprise, mais nous n’avons pas encore échangé personnellement avec eux. »
Exemple 2 — Anciens prospects #
« Les contacts de cette campagne ont déjà échangé avec notre entreprise il y a plusieurs mois. Ils avaient manifesté un intérêt initial, mais leur projet n’avait pas abouti. Nous souhaitons reprendre contact naturellement pour savoir si leur situation a évolué. »
Exemple 3 — Salon professionnel #
« Les contacts de cette campagne ont été rencontrés lors d’un salon professionnel. Ils ont eu l’occasion de découvrir notre activité et nous souhaitons reprendre l’échange pour approfondir leurs besoins. »
Notre recommandation : expliquez toujours à l’IA l’origine de vos contacts et le contexte réel de votre relation commerciale.
Évitez d’inventer des échanges précédents ou de faire croire à un prospect que vous l’avez déjà rencontré si ce n’est pas le cas.
5. Comment définir l’action souhaitée ? #
Le champ Action souhaitée indique à l’intelligence artificielle ce que vous souhaitez obtenir au cours des conversations.
Il ne s’agit pas nécessairement de vendre immédiatement.
L’objectif peut être de qualifier un besoin, obtenir une réponse, identifier un intérêt ou orienter le prospect vers un rendez-vous.
Exemple — Obtenir un rendez-vous #
« L’objectif est d’identifier si le prospect souhaite améliorer son acquisition de clients. Pose des questions pertinentes pour comprendre sa situation et, si un intérêt réel se confirme, propose un rendez-vous de découverte avec notre équipe. »
Exemple — Réactiver d’anciens prospects #
« Reprends contact de manière naturelle pour savoir si le projet du prospect est toujours d’actualité. Si le projet a évolué, cherche à comprendre ses nouveaux besoins. Si le prospect souhaite avancer, invite-le à échanger avec notre équipe. »
Exemple — Qualifier une demande entrante #
« Cherche à comprendre les besoins du prospect, son activité et les difficultés qu’il souhaite résoudre. Réponds à ses questions avec les informations dont tu disposes. Si sa demande correspond à nos services, oriente-le vers une prise de rendez-vous. »
Peut-on donner des instructions à ne pas suivre ? #
Oui. Nous recommandons de définir également les limites de l’IA.
Vous pouvez notamment lui demander :
- De ne pas inventer de tarifs.
- De ne pas promettre de remises commerciales.
- De ne pas annoncer des prestations que votre entreprise ne propose pas.
- De ne pas communiquer d’informations dont elle n’est pas certaine.
- De privilégier une prise de rendez-vous lorsqu’une demande dépasse les informations disponibles.
Exemple :
« Ne propose jamais de nouveau tarif personnalisé et n’accorde aucune remise commerciale. Si le prospect demande un devis précis, indique qu’un membre de notre équipe pourra étudier son besoin lors d’un échange. »
Ces consignes permettent de mieux encadrer les conversations.
Notez toutefois qu’une information commerciale historique présente dans le champ Projet peut être évoquée par l’IA lorsqu’elle est pertinente. Par exemple, l’IA peut faire référence à un devis de 600 € déjà communiqué sans pour autant être autorisée à proposer un nouveau tarif.
6. Comment définir le ton de communication ? #
Le champ Ton de communication permet de préciser le style des messages envoyés par Klape.
Vous pouvez adapter ce ton à votre entreprise et à votre clientèle.
Ton professionnel et naturel #
« Adopte un ton professionnel, chaleureux et naturel. Utilise des phrases relativement courtes. Évite les formulations trop commerciales et les expressions artificielles. Privilégie une conversation fluide et personnalisée. »
Ton direct et concis #
« Sois direct, clair et sympathique. Évite les longues présentations. Pose une question à la fois et adapte la longueur de tes réponses à celles du prospect. »
Ton premium et rassurant #
« Utilise un ton élégant, professionnel et rassurant. Montre une bonne compréhension des besoins du prospect. Évite les formulations familières et les sollicitations insistantes. »
Nos recommandations #
Pour obtenir des échanges naturels :
- Évitez les consignes contradictoires.
- Privilégiez des formulations simples.
- Définissez clairement le niveau de formalité attendu.
- Précisez si vous souhaitez utiliser le vouvoiement ou le tutoiement.
- Évitez les messages excessivement longs.
- Adaptez le ton à la relation que vous entretenez avec les prospects.
L’IA doit pouvoir tenir une véritable conversation, et non simplement reproduire un script commercial rigide.
7. Comment ajouter des contacts à votre campagne ? #
Une fois votre campagne configurée, vous pouvez y ajouter vos prospects.
Méthode 1 — Ajouter des contacts existants #
- Rendez-vous dans Conversations.
- Ouvrez votre campagne.
- Cliquez sur Ajouter des contacts.
- Sélectionnez Contacts existants.
- Choisissez les prospects à intégrer.
Les contacts sélectionnés rejoignent la campagne.
Méthode 2 — Importer directement un fichier #
Depuis la campagne :
- Cliquez sur Ajouter des contacts.
- Ouvrez l’onglet Import Excel.
- Sélectionnez votre fichier compatible avec le modèle officiel Klape.
- Lancez l’importation.
Les contacts valides sont importés et associés directement à cette campagne.
Méthode 3 — Utiliser l’API Klape #
Klape permet également de créer des contacts par API.
Lorsqu’une requête de création comprend un identifiant de campagne valide dans le champ campaign_uuid, le contact peut être directement ajouté à cette campagne.
Cette méthode permet notamment d’automatiser l’arrivée de prospects avec Make, Zapier, n8n ou d’autres outils compatibles.
Attention : l’intégration native Sellsy importe actuellement les contacts dans la base Klape, mais ne les attribue pas automatiquement à une campagne.
8. Quand l’intelligence artificielle commence-t-elle à contacter les prospects ? #
Une séquence démarre automatiquement lorsqu’un contact est ajouté à une campagne.
Il n’est pas nécessaire d’envoyer manuellement le premier message.
Klape utilise les informations disponibles et les instructions de la campagne pour engager la conversation.
Quel est le premier message envoyé ? #
Le premier message d’une séquence Klape est toujours un email.
C’est pourquoi l’adresse email est obligatoire pour tous les contacts.
Si un numéro de téléphone est également disponible, Klape peut ensuite utiliser les SMS pour poursuivre les échanges et effectuer certaines relances.
L’IA envoie-t-elle des emails et des SMS en même temps ? #
Non. Klape organise les communications de manière progressive et contextualisée.
Les emails et les SMS peuvent être alternés selon l’avancement de la conversation, les informations du prospect et les délais prévus par le système.
Klape privilégie généralement les emails, avec des SMS complémentaires lorsqu’ils sont disponibles.
L’objectif est de maintenir une conversation naturelle plutôt que d’envoyer tous les messages simultanément.
9. Quels sont les horaires d’envoi ? #
Klape respecte les plages horaires de communication configurées dans votre compte.
Par défaut, les envois sont autorisés :
Du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h.
Ces horaires peuvent être personnalisés dans vos paramètres.
Exemple #
Vous ajoutez un prospect à une campagne un dimanche à 20 h.
Klape peut préparer le lancement de sa séquence, mais l’envoi du premier email attendra la prochaine plage autorisée, par défaut le lundi à partir de 9 h.
Cette règle s’applique également aux réponses et relances automatisées.
Un contact ajouté à une campagne n’est donc pas nécessairement contacté à la seconde si les horaires d’envoi ne le permettent pas.
10. Comment fonctionnent les relances automatiques ? #
Klape est conçu pour poursuivre les échanges et effectuer des relances lorsque les prospects ne répondent pas.
L’intelligence artificielle adapte progressivement ses messages et les délais entre les relances.
Les messages ne sont pas de simples copies identiques envoyées à intervalles fixes.
Que se passe-t-il si le prospect ne répond jamais ? #
Tant que la séquence reste active, que les conditions d’envoi sont réunies et que le prospect n’a pas exprimé de refus, Klape peut continuer à effectuer des relances espacées.
Il n’existe pas de nombre fixe de relances après lequel tous les contacts sont automatiquement abandonnés.
Et si un prospect demande à être recontacté plus tard ? #
Klape peut tenir compte d’une demande exprimée dans la conversation.
Par exemple :
« Je suis débordé actuellement, revenez vers moi dans deux mois. »
L’IA peut conserver cette indication et prévoir une reprise de contact ultérieure.
Si le prospect manifeste un intérêt commercial, il peut également être classé Intérêt, avec une notification transmise à l’utilisateur.
La poursuite des échanges dépend alors du statut de la séquence et des messages spontanément envoyés par le prospect.
11. Comment suivre l’avancement des prospects ? #
Depuis Conversations, vous pouvez consulter les contacts de chaque campagne.
Deux modes d’affichage sont disponibles :
- La vue Kanban, organisée par statut.
- La vue Liste, qui présente les contacts sous forme de tableau.
Les cinq statuts de campagne #
| Statut | Signification |
|---|---|
| En cours | Le prospect est engagé dans une séquence mais n’a pas encore répondu |
| Répondu | Une première réponse a été détectée et l’IA analyse ou poursuit l’échange |
| Intérêt | L’IA a détecté un intérêt commercial |
| Interrompu | La séquence a été arrêtée manuellement |
| Opt-Out | Le prospect a exprimé un refus d’être recontacté |
Les changements de statut sont principalement effectués automatiquement en fonction des conversations.
Vous ne pouvez pas déplacer manuellement les fiches d’une colonne Kanban à l’autre pour imposer une qualification.
Que se passe-t-il lorsqu’un prospect est intéressé ? #
Lorsque Klape détecte un intérêt commercial, le prospect est classé dans le statut Intérêt.
Vous recevez une notification dans la plateforme et par email.
Klape suspend alors les relances commerciales proactives, mais peut continuer à répondre aux questions que le prospect lui adresse spontanément.
Si vous souhaitez prendre entièrement la main, vous pouvez interrompre sa séquence.
12. Comment arrêter ou reprendre une séquence ? #
Vous pouvez interrompre manuellement la séquence d’un contact lorsque vous souhaitez reprendre les échanges vous-même ou modifier certaines informations.
Pour interrompre une séquence #
- Ouvrez la fiche du contact concerné.
- Utilisez l’action permettant d’interrompre sa séquence.
- Le contact passe au statut Interrompu.
L’IA cesse alors ses communications automatisées pour ce contact.
Pour reprendre une séquence #
Depuis la fiche du contact interrompu, utilisez l’action de réactivation.
Le contact retrouve le statut En cours, et Klape peut reprendre les communications autorisées en conservant le contexte des échanges précédents.
Des relances prévues précédemment peuvent également reprendre, dans le respect des horaires d’envoi configurés.
Peut-on transférer un contact vers une autre campagne ? #
Oui, mais un contact ne peut appartenir qu’à une seule campagne à la fois.
Vous devez interrompre sa séquence, le retirer de la campagne précédente, puis l’ajouter à la nouvelle.
Attention : un contact Opt-Out ne peut pas être relancé automatiquement par un simple changement de campagne.
13. Comment optimiser les résultats de vos campagnes ? #
Pour améliorer la qualité des conversations générées par Klape, nous recommandons de suivre quelques bonnes pratiques.
Séparez les prospects selon leur contexte #
Un nouveau prospect ayant rempli un formulaire ne doit pas nécessairement recevoir le même message qu’un ancien client ou qu’un prospect déjà rencontré.
Lorsque votre abonnement le permet, utilisez des campagnes distinctes pour ces situations.
Soignez votre description d’activité #
Plus les informations concernant votre entreprise sont précises, mieux l’IA peut contextualiser ses réponses.
Donnez un objectif clair à chaque campagne #
Évitez les instructions trop générales telles que :
« Essaie de vendre nos services. »
Préférez une consigne concrète :
« Identifie les besoins du prospect et cherche à obtenir un rendez-vous de découverte lorsqu’un intérêt réel est confirmé. »
Complétez le champ Projet lorsque c’est pertinent #
Si vous connaissez déjà des informations sur un prospect, renseignez-les dans sa fiche pour que l’IA puisse en tenir compte.
Définissez ce que l’IA ne doit pas faire #
Vous pouvez notamment interdire les propositions tarifaires non validées, les engagements commerciaux non autorisés ou les informations incertaines.
Consultez les conversations #
Vérifiez régulièrement les échanges dans Klape pour évaluer leur pertinence et identifier les instructions à améliorer.
Questions fréquentes #
Une campagne démarre-t-elle automatiquement ? #
Les messages commencent automatiquement lorsqu’un contact est ajouté à une campagne. Leur envoi respecte les horaires autorisés.
Quel est le premier message envoyé ? #
Le premier message est toujours un email. Les SMS peuvent intervenir ensuite si le contact possède un numéro de téléphone et que le service SMS est actif.
Peut-on utiliser Klape uniquement avec des emails ? #
Oui. Le numéro de téléphone est facultatif, et Klape peut communiquer avec les contacts uniquement par email.
Les SMS sont-ils disponibles pendant l’essai gratuit ? #
L’essai gratuit de 7 jours donne accès aux fonctionnalités de Klape, à l’exception de l’activation des SMS.
Après la fin de l’essai, le numéro SMS est normalement activé automatiquement sous 72 heures, et vous recevez une notification par email.
Combien de campagnes puis-je créer ? #
Cela dépend de votre abonnement : une campagne avec Boost, trois avec Premium, et des capacités personnalisées avec Advanced.
Puis-je utiliser différentes instructions selon les campagnes ? #
Oui. Chaque campagne dispose de ses propres champs Contexte, Action souhaitée et Ton de communication.
L’IA utilise-t-elle les informations du champ Projet ? #
Oui. Le champ Projet permet d’ajouter du contexte propre à chaque prospect.
Est-ce que l’IA lit les notes et les fichiers joints ? #
Non. Actuellement, les notes, commentaires et fichiers joints sont destinés au suivi humain et ne sont pas utilisés automatiquement par l’IA.
Combien de relances Klape envoie-t-il ? #
Klape ne fonctionne pas avec un nombre fixe et universel de relances. L’IA peut poursuivre les relances espacées tant que la séquence reste active et que le prospect ne s’est pas opposé à la communication.
Puis-je déplacer manuellement un prospect dans la colonne Intérêt ? #
Non. Les statuts du Kanban sont attribués automatiquement selon les conversations. Vous pouvez toutefois interrompre manuellement une séquence.
Pourquoi un prospect est-il encore dans le statut Répondu ? #
Après réception d’une réponse, Klape analyse la conversation pour identifier son intention.
Selon le contenu, le prospect peut rester dans Répondu ou être classé ultérieurement Intérêt ou Opt-Out.
La qualification peut prendre plusieurs minutes, parfois jusqu’à une trentaine de minutes.
Est-ce que Klape continue de relancer un prospect qui a dit non ? #
Non. Lorsqu’un refus clair est détecté, le contact est classé Opt-Out et ne doit plus recevoir de sollicitations proactives.
Comment obtenir de l’aide pour configurer ma campagne ? #
Si vous rencontrez une difficulté, contactez notre équipe à support@klape.io.
Les utilisateurs disposant d’une formule éligible au chat d’assistance peuvent également demander de l’aide directement depuis leur espace Klape.
