Pour que l’intelligence artificielle de Klape puisse communiquer efficacement avec vos prospects, il est essentiel de lui fournir des informations précises sur votre entreprise.
Klape utilise notamment la description de votre activité pour comprendre vos services, votre positionnement et le contexte général de vos échanges commerciaux.
Vous pouvez modifier ces informations depuis votre espace utilisateur afin d’améliorer la pertinence des conversations générées par l’IA.
Dans ce guide, découvrez comment configurer votre profil d’entreprise, rédiger une bonne description de votre activité et distinguer les différents paramètres de votre compte.
1. Où retrouver les informations de mon entreprise ? #
Les informations générales de votre entreprise sont accessibles depuis les paramètres de Klape.
Procédure #
- Connectez-vous à votre compte Klape.
- Cliquez sur Paramètres dans le menu principal.
- Ouvrez la rubrique Profil.
- Retrouvez les informations disponibles concernant votre compte et votre activité.
Vous pouvez notamment y consulter et renseigner la Description de l’activité, utilisée par l’intelligence artificielle.
Cette rubrique constitue un point de départ important lors de votre première configuration de Klape.
2. À quoi sert la description de l’activité ? #
La description de l’activité permet d’expliquer à l’intelligence artificielle qui vous êtes et ce que propose votre entreprise.
Contrairement à une simple présentation destinée à vos clients, cette description sert directement de contexte général pour les conversations automatisées.
Elle permet à Klape de mieux comprendre :
- Le secteur d’activité de votre entreprise.
- Les produits ou services que vous proposez.
- Les catégories de clients auxquelles vous vous adressez.
- Votre proposition de valeur.
- Vos éventuelles particularités commerciales.
- Les informations importantes à connaître pour répondre aux prospects.
Exemple #
Imaginons que vous dirigiez une agence de marketing digital.
Une description trop vague serait :
« Nous sommes une agence marketing qui aide les entreprises. »
Cette phrase ne donne que très peu d’informations à l’IA.
Une description plus précise pourrait être :
« Notre entreprise est une agence de marketing digital spécialisée dans l’acquisition de prospects pour les PME. Nous accompagnons nos clients dans la création et la gestion de campagnes publicitaires sur Google Ads et Meta Ads. Notre objectif est de générer des demandes commerciales qualifiées et d’améliorer le retour sur investissement publicitaire. Nous travaillons principalement avec des entreprises de services situées en France. »
Grâce à ces informations, Klape dispose d’un contexte plus utile pour engager des conversations commerciales pertinentes.
Notre recommandation : rédigez une description claire, complète et fidèle à votre activité réelle.
3. Comment modifier la description de mon activité ? #
Pour personnaliser les connaissances générales de votre intelligence artificielle :
- Rendez-vous dans Paramètres.
- Ouvrez Profil.
- Repérez le champ Description de l’activité.
- Modifiez ou complétez le texte.
- Enregistrez vos modifications.
Votre nouvelle description devient alors le contexte général de référence pour les conversations générées par Klape.
Faut-il modifier cette description régulièrement ? #
Vous pouvez la mettre à jour lorsque votre activité évolue.
Par exemple :
- Vous lancez un nouveau service.
- Vous changez de positionnement commercial.
- Vous ciblez une nouvelle catégorie de clients.
- Vous modifiez une information importante sur votre offre.
- Vous souhaitez apporter davantage de précision sur vos prestations.
Important : la description de l’activité concerne globalement votre entreprise. Elle ne remplace pas les instructions spécifiques de chaque campagne.
4. Comment rédiger une bonne description de l’activité ? #
Pour obtenir des conversations pertinentes, il est recommandé de structurer votre description autour de plusieurs éléments.
Présentez votre entreprise #
Expliquez ce que fait votre société et dans quel secteur elle intervient.
Décrivez vos produits ou services #
Précisez les principales prestations proposées.
Évitez les descriptions trop générales comme « nous proposons des solutions adaptées ».
Identifiez vos clients cibles #
Indiquez les types de clients auxquels votre entreprise s’adresse.
Il peut s’agir d’indépendants, de particuliers, de PME, de grandes entreprises ou de professionnels d’un secteur précis.
Présentez votre proposition de valeur #
Expliquez ce qui distingue votre entreprise et les résultats que vos clients peuvent attendre de vos prestations.
Ajoutez des informations commerciales utiles #
Si elles sont stables et pertinentes, vous pouvez notamment préciser :
- Les zones géographiques desservies.
- Le type de clientèle.
- Les modalités de prestation.
- Les services inclus dans votre offre.
- Les éventuelles conditions importantes.
- Les éléments différenciants de votre entreprise.
Restez factuel #
Évitez les promesses impossibles à garantir ou les informations approximatives.
L’intelligence artificielle doit pouvoir s’appuyer sur des éléments fiables pour communiquer avec vos prospects.
Conseil : imaginez que vous présentez votre entreprise à un nouveau commercial. Quelles informations devrait-il connaître avant de contacter vos prospects ?
Ce sont précisément les informations à privilégier dans votre description.
5. Exemple de description pour une agence immobilière #
Voici un exemple de description pouvant être adaptée à une agence immobilière.
Exemple :
« Nous sommes une agence immobilière spécialisée dans la vente, l’achat et l’estimation de biens résidentiels. Nous accompagnons les propriétaires souhaitant vendre leur logement ainsi que les acquéreurs dans leur recherche immobilière.
Notre équipe intervient principalement dans notre secteur géographique et propose un accompagnement personnalisé à chaque étape du projet immobilier.
Nous réalisons des estimations, conseillons les vendeurs sur la commercialisation de leurs biens et accompagnons les acquéreurs jusqu’à la finalisation de leur projet.
Notre objectif est de comprendre les besoins de chaque prospect et de proposer un échange avec un conseiller immobilier lorsque son projet est suffisamment avancé. »
Cette description permet à l’IA de comprendre les principaux services proposés et le fonctionnement commercial de l’agence.
Elle peut être complétée par des informations spécifiques à votre entreprise.
6. Exemple de description pour une entreprise de services B2B #
Exemple :
« Notre entreprise accompagne les PME dans l’amélioration de leur organisation commerciale et de leurs processus internes.
Nous proposons des prestations de conseil, de mise en place d’outils CRM et d’automatisation de certaines tâches administratives et commerciales.
Nos clients sont principalement des entreprises de services qui souhaitent gagner du temps, centraliser leurs informations et améliorer le suivi de leurs prospects.
Nous commençons généralement par un échange de découverte pour comprendre les besoins de l’entreprise avant de proposer un accompagnement adapté.
Notre objectif commercial est d’identifier les entreprises ayant un besoin concret et de les orienter vers un rendez-vous avec notre équipe. »
Ce type de présentation fournit à l’intelligence artificielle une base cohérente pour ses communications.
7. Quelle différence entre la description de l’activité et le contexte d’une campagne ? #
Klape utilise plusieurs niveaux d’informations.
Il est important de bien comprendre leur rôle.
Niveau 1 — Description de l’activité #
Accessible dans :
Paramètres → Profil → Description de l’activité
Elle présente votre entreprise de manière générale.
Cette information constitue une base commune utilisée par l’intelligence artificielle.
Niveau 2 — Contexte de la campagne #
Chaque campagne possède un champ Contexte.
Il permet d’expliquer la situation particulière des prospects concernés.
Par exemple :
« Les contacts de cette campagne ont demandé un devis pour une prestation de référencement naturel au cours des six derniers mois, mais n’ont pas donné suite à notre proposition. »
Ce contexte est propre à la campagne.
Niveau 3 — Action souhaitée #
Le champ Action souhaitée indique à l’IA l’objectif commercial de la campagne.
Par exemple :
« Vérifier si le projet est toujours d’actualité, comprendre les éventuels freins et proposer un rendez-vous avec un conseiller si le prospect manifeste un intérêt. »
Niveau 4 — Informations individuelles du prospect #
Le champ Projet permet de transmettre des renseignements spécifiques à un contact.
Par exemple :
« Le prospect souhaitait mettre en place un CRM pour une équipe de huit commerciaux. Il avait reporté sa décision à la fin de l’année. »
Tableau récapitulatif #
| Information | Portée | Utilisation |
|---|---|---|
| Description de l’activité | Entreprise | Présentation générale de votre activité |
| Contexte | Campagne | Situation commune aux prospects de la campagne |
| Action souhaitée | Campagne | Objectif commercial recherché |
| Ton de communication | Campagne | Style des messages |
| Projet | Contact | Informations particulières sur le prospect |
Pour obtenir de bons résultats, ces informations doivent se compléter plutôt que se répéter.
8. Comment choisir le ton de communication de l’IA ? #
Le ton de communication se configure directement dans les paramètres de chaque campagne.
Klape propose quatre options :
- Professionnel : un style formel, clair et adapté aux échanges professionnels.
- Amical : un style accessible, chaleureux et conversationnel.
- Direct : un style concis, centré sur l’essentiel.
- Élégant : un style soigné et particulièrement courtois.
Peut-on écrire librement le ton souhaité ? #
Non.
Le champ Ton de communication est un menu de sélection comportant ces quatre valeurs.
Vous ne pouvez pas y rédiger directement un ton personnalisé.
En revanche, vous pouvez préciser des consignes complémentaires dans les champs de contexte et d’action souhaitée de votre campagne.
Quel ton choisir ? #
Le choix dépend de votre cible et de votre positionnement.
Par exemple :
- Une entreprise de conseil peut privilégier Professionnel.
- Une marque destinée aux particuliers peut choisir Amical.
- Une activité commerciale avec des messages courts peut privilégier Direct.
- Une entreprise haut de gamme peut choisir Élégant.
Le meilleur ton est celui qui correspond à votre identité de marque et aux attentes de votre clientèle.
9. Est-ce que les modifications de mon profil concernent toutes mes campagnes ? #
La description de l’activité est une information générale liée à votre entreprise.
Elle sert de contexte commun à l’intelligence artificielle.
Lorsque vous modifiez cette description, les nouvelles informations peuvent être prises en compte pour les communications générées ultérieurement.
Et les instructions propres aux campagnes ? #
Les champs spécifiques de chaque campagne restent distincts.
Par exemple, modifier la description générale de votre entreprise ne revient pas à changer automatiquement l’action souhaitée dans chacune de vos campagnes.
Les messages déjà envoyés sont-ils modifiés ? #
Non.
Un message déjà envoyé à un prospect ne peut pas être réécrit rétroactivement.
En revanche, les informations actualisées peuvent aider l’IA à préparer ses prochaines communications.
Notre recommandation : après une modification importante de votre positionnement ou de votre offre, vérifiez également que les instructions de vos campagnes restent cohérentes.
10. Quelle différence entre mon email de compte et mon email d’envoi ? #
Il est essentiel de distinguer les informations de votre compte utilisateur et celles de la messagerie utilisée pour contacter vos prospects.
L’adresse email du compte Klape #
Elle est associée à votre espace utilisateur.
Elle sert notamment à l’identification du compte et à la réception des notifications de la plateforme.
L’adresse email de communication #
Elle est utilisée par Klape pour envoyer les emails commerciaux et recevoir les réponses des prospects.
Cette adresse est configurée dans :
Paramètres → Configuration d’envoi → Configuration Email
Les deux adresses peuvent être différentes.
Exemple #
Vous pouvez utiliser :
direction@entreprise.frcomme adresse de compte.prospection@entreprise.frcomme adresse dédiée aux conversations automatisées.
Klape utilisera alors la boîte de prospection configurée pour ses communications email.
Les notifications liées à votre compte restent destinées à votre adresse de compte.
Pourquoi utiliser une adresse dédiée ? #
Klape détecte les nouvelles réponses des prospects grâce aux emails non lus de la messagerie connectée.
Si vous ouvrez leurs réponses directement dans votre messagerie externe avant leur traitement par Klape, elles peuvent être marquées comme lues et ne plus être détectées correctement.
L’utilisation d’une boîte dédiée réduit ce risque.
Important : modifier votre profil d’entreprise ne change pas automatiquement votre configuration SMTP, IMAP ou Microsoft 365.
11. Comment modifier l’adresse utilisée pour contacter mes prospects ? #
Si vous souhaitez changer la boîte email utilisée par l’intelligence artificielle :
- Rendez-vous dans Paramètres.
- Ouvrez Configuration d’envoi.
- Accédez à Configuration Email.
- Consultez les configurations disponibles.
- Configurez ou sélectionnez la messagerie que vous souhaitez utiliser.
- Testez l’envoi et la réception.
Klape permet de gérer plusieurs configurations email, mais une seule est active à la fois.
Attention aux conversations déjà commencées #
Si vous changez d’adresse email active pendant que des prospects sont en pleine conversation, leurs réponses peuvent continuer à arriver sur l’ancienne boîte.
Or, Klape ne surveille que la configuration de réception actuellement active.
Il peut donc ne plus détecter les réponses arrivant sur une adresse qui n’est plus utilisée.
Notre recommandation : évitez de changer de boîte email au milieu de conversations actives sans avoir anticipé les conséquences sur la réception des réponses.
12. Comment modifier les informations d’un prospect ? #
Les informations individuelles des contacts sont distinctes de celles de votre entreprise.
Pour modifier un prospect :
- Rendez-vous dans Contacts.
- Recherchez le contact concerné.
- Ouvrez sa fiche.
- Modifiez les informations autorisées.
- Enregistrez vos changements.
Quels champs peuvent être modifiés ? #
Les informations principales comprennent :
- Prénom.
- Nom.
- Adresse email.
- Numéro de téléphone.
- Projet.
Pourquoi certains champs sont-ils bloqués ? #
Lorsqu’une séquence est active, Klape empêche la modification des informations principales du contact.
Pour effectuer une modification :
- Interrompez sa séquence.
- Modifiez les informations souhaitées.
- Enregistrez.
- Réactivez la séquence si nécessaire.
Et pour les notes et fichiers ? #
Les notes, commentaires et fichiers peuvent être ajoutés pendant une séquence active.
Cependant, ces informations ne sont pas automatiquement utilisées par l’intelligence artificielle.
Pour enrichir son contexte individuel, utilisez le champ Projet.
13. Comment modifier mes autres informations de compte ? #
Certaines informations de compte peuvent nécessiter une opération différente de la modification de la description de votre activité.
Informations de facturation #
Pour consulter votre formule, vos factures et les options liées à votre abonnement :
Paramètres → Plans & facturation
Configuration des emails #
Pour modifier l’adresse utilisée par l’IA :
Paramètres → Configuration d’envoi → Configuration Email
Clés API #
Pour gérer les connexions externes :
Paramètres → API & Intégrations → API
Suppression du compte #
Pour accéder aux fonctionnalités de conformité et de suppression :
Paramètres → Conformité
Modification de l’adresse de connexion ou problème d’accès #
Si vous souhaitez modifier une information de connexion et que l’option correspondante n’est pas disponible dans votre espace, contactez le support Klape.
Email : support@klape.io
Pour des raisons de sécurité, ne communiquez jamais votre mot de passe dans votre demande.
14. Quelles erreurs éviter lors de la configuration de votre profil ? #
Rédiger une description trop courte #
Une description comme « agence immobilière » ou « entreprise de services » ne fournit pas suffisamment de contexte à l’IA.
Ajouter des informations commerciales incorrectes #
Ne renseignez pas de tarifs, garanties, services ou engagements que votre entreprise ne propose pas réellement.
Mélanger les informations générales et spécifiques #
Les éléments propres à une catégorie de prospects doivent plutôt être renseignés dans le contexte de la campagne.
Les informations individuelles doivent être ajoutées dans le champ Projet.
Ajouter des informations sensibles inutiles #
Évitez de renseigner des données personnelles sensibles, des secrets commerciaux ou des informations qui ne sont pas nécessaires au fonctionnement des conversations.
Oublier d’actualiser les campagnes #
Si votre entreprise change fortement d’offre ou de positionnement, vérifiez les instructions de chaque campagne.
Confondre adresse de compte et adresse de communication #
Une modification du profil ne suffit pas à changer l’adresse utilisée par Klape pour envoyer les emails aux prospects.
Questions fréquentes #
Où modifier les informations de mon entreprise ? #
Rendez-vous dans Paramètres → Profil.
Où se trouve le champ Description de l’activité ? #
Dans Paramètres → Profil → Description de l’activité.
Pourquoi dois-je décrire mon activité ? #
Cette description permet à Klape de comprendre votre entreprise et de contextualiser les conversations commerciales générées par l’intelligence artificielle.
Que dois-je écrire dans la description de mon entreprise ? #
Présentez votre secteur, vos services, votre clientèle cible, votre proposition de valeur et les informations commerciales utiles.
Est-ce que l’IA utilise automatiquement la description de mon activité ? #
Oui. La description générale de votre entreprise fait partie des informations utilisées par Klape pour contextualiser ses échanges.
Puis-je modifier ma description après avoir créé mes campagnes ? #
Oui. Vous pouvez actualiser la description de votre activité depuis votre profil.
Est-ce que la modification s’applique aux conversations déjà commencées ? #
Les nouvelles informations peuvent être prises en compte dans les messages générés ultérieurement. Les messages déjà envoyés ne sont pas modifiés.
Quelle différence entre Description de l’activité et Contexte ? #
La description de l’activité concerne globalement votre entreprise.
Le contexte correspond à la situation spécifique des prospects d’une campagne.
À quoi sert le champ Action souhaitée ? #
Il permet de préciser l’objectif commercial que l’IA doit chercher à atteindre au cours de la conversation.
Combien de tons de communication sont disponibles ? #
Quatre : Professionnel, Amical, Direct et Élégant.
Puis-je personnaliser le ton de communication avec du texte libre ? #
Le ton se choisit dans un menu déroulant. Vous pouvez toutefois compléter les consignes de la campagne dans ses champs de texte.
Puis-je donner des informations spécifiques sur un prospect à l’IA ? #
Oui. Utilisez le champ Projet de sa fiche contact.
L’IA lit-elle les notes et les fichiers joints ? #
Non, pas actuellement. Les notes, commentaires et fichiers servent au suivi humain.
Comment modifier le champ Projet d’un contact déjà actif ? #
Interrompez sa séquence, modifiez le champ Projet, puis réactivez la séquence si nécessaire.
Comment changer l’adresse email utilisée par l’IA ? #
Rendez-vous dans Paramètres → Configuration d’envoi → Configuration Email.
L’adresse email de mon compte doit-elle être identique à celle utilisée pour les campagnes ? #
Non. Vous pouvez utiliser une adresse pour votre compte et une autre pour les communications automatisées.
Comment retrouver mes informations de facturation ? #
Dans Paramètres → Plans & facturation.
Comment modifier une information de connexion si je ne trouve pas l’option ? #
Contactez le support Klape à support@klape.io.
Comment contacter le support ? #
Vous pouvez écrire à support@klape.io en précisant votre demande et la rubrique concernée, sans transmettre de mot de passe ou de données sensibles.
