Vous rencontrez une difficulté avec Klape AI ? Vos emails ne partent pas, vos prospects ne reçoivent aucune relance, votre fichier de contacts est refusé ou l’intelligence artificielle ne répond pas comme prévu ?
La plupart des problèmes peuvent être identifiés grâce à quelques vérifications simples.
Ce guide regroupe les situations les plus fréquentes et vous oriente vers les articles détaillés du centre d’aide.
1. Identifiez rapidement votre problème #
Retrouvez ci-dessous les principales difficultés rencontrées par les utilisateurs de Klape.
| Problème rencontré | Première vérification |
|---|---|
| Je ne peux plus me connecter | Vérifiez vos identifiants ou réinitialisez votre mot de passe |
| Mes emails ne s’envoient pas | Testez votre configuration SMTP ou Microsoft 365 |
| L’IA ne répond pas aux prospects | Vérifiez la réception IMAP et les emails non lus |
| Mes contacts ne reçoivent aucune relance | Vérifiez la campagne, le statut, les horaires et les crédits |
| Mes SMS ne partent pas | Vérifiez l’activation du service SMS et le numéro du contact |
| Mon fichier CSV/Excel est refusé | Vérifiez le modèle, les colonnes et les doublons |
| Mes contacts ne sont pas contactés | Vérifiez qu’ils ont été ajoutés à une campagne |
| L’IA ne respecte pas mes instructions | Vérifiez le contexte et l’action souhaitée |
| Je ne peux pas modifier un prospect | Vérifiez si sa séquence doit être interrompue |
| Un prospect est en Opt-Out | Vérifiez son opposition aux sollicitations commerciales |
| Mes crédits sont épuisés | Consultez votre solde et vos options de recharge |
| J’ai un problème d’abonnement | Consultez Plans & facturation |
2. Je n’arrive plus à me connecter à mon compte #
Si vous ne pouvez pas accéder à votre espace Klape, commencez par ouvrir l’adresse officielle :
Vérifiez que vous utilisez l’adresse email associée à votre compte utilisateur.
Cette adresse peut être différente de celle utilisée pour envoyer les campagnes.
J’ai oublié mon mot de passe #
- Ouvrez la page de connexion.
- Cliquez sur Mot de passe oublié ?.
- Renseignez votre adresse email.
- Cliquez sur Envoyer le lien.
- Consultez votre boîte de réception.
- Suivez les instructions de réinitialisation.
Vous pouvez aussi accéder directement à :
https://ai.klape.io/forgot-password
Je ne reçois pas l’email de réinitialisation #
Vérifiez les courriers indésirables, les filtres de votre messagerie et l’adresse email renseignée.
Si le problème persiste, contactez le support.
Guide détaillé : « Impossible de me connecter à Klape : comment résoudre le problème ? »
3. Mes emails ne sont pas envoyés #
Klape utilise une messagerie connectée pour envoyer ses communications.
Si aucun email ne part, commencez par vérifier votre configuration.
Comment tester l’envoi ? #
- Rendez-vous dans Paramètres.
- Ouvrez Configuration d’envoi.
- Sélectionnez Configuration Email.
- Utilisez la fonction Tester l’envoi.
Si le test échoue, vérifiez les paramètres de votre fournisseur.
Selon votre messagerie #
- OVHcloud : vérifiez les paramètres SMTP, le port, le chiffrement et les identifiants.
- Gmail : vérifiez la méthode d’authentification autorisée et, si nécessaire, le mot de passe d’application.
- Microsoft 365 : vérifiez l’autorisation de connexion OAuth.
- Brevo : vérifiez les identifiants SMTP et l’autorisation de votre expéditeur.
Le test fonctionne, mais aucune campagne n’envoie de message ? #
Vérifiez que les contacts sont bien ajoutés à une campagne, que les horaires autorisent les communications et que votre solde de crédits est suffisant.
Guide détaillé : « Pourquoi mes emails ne s’envoient pas dans Klape et comment résoudre le problème ? »
4. L’intelligence artificielle ne répond plus aux emails de mes prospects #
Il faut distinguer l’envoi des emails et la réception des réponses.
Pour poursuivre une conversation, Klape doit pouvoir détecter les nouveaux messages reçus dans votre boîte email.
Vérifiez la réception #
Rendez-vous dans :
Paramètres → Configuration d’envoi → Configuration Email
Utilisez la fonction Tester la réception.
Vérifiez les emails non lus #
Klape utilise les emails non lus pour détecter les nouvelles réponses.
Si vous ouvrez un message directement dans Gmail, Outlook ou un autre logiciel avant son traitement par Klape, il peut être marqué comme lu.
L’IA risque alors de ne pas détecter cette réponse.
Comment corriger ? #
- Retrouvez l’email du prospect dans votre messagerie.
- Marquez-le comme Non lu.
- Évitez de le rouvrir.
- Vérifiez que sa séquence reste active.
Le traitement peut nécessiter environ 30 minutes à 3 heures.
La réponse automatique respectera également vos horaires de communication.
Guide détaillé : « Pourquoi Klape ne répond plus aux emails de mes prospects ? »
5. Mes contacts ne reçoivent aucune relance #
Lorsqu’un prospect n’est pas relancé, commencez par vérifier quatre éléments.
Le contact appartient-il à une campagne ? #
Un contact présent uniquement dans la base générale Klape ne reçoit aucune communication automatique.
Vous devez l’ajouter à une campagne depuis :
Conversations → Votre campagne → Ajouter des contacts
Son statut permet-il les communications ? #
- En cours : la séquence est active.
- Répondu : l’IA peut poursuivre les échanges.
- Intérêt : les relances commerciales proactives sont suspendues.
- Interrompu : la séquence est arrêtée manuellement.
- Opt-Out : le prospect a exprimé une opposition aux sollicitations.
Les horaires permettent-ils les envois ? #
Par défaut, Klape communique du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h.
Les messages prévus en dehors de ces horaires attendent une plage autorisée.
Disposez-vous de crédits ? #
Lorsque le solde est épuisé, les envois sont suspendus.
Les relances ont-elles un délai fixe ? #
Non.
Klape utilise des délais variables et adapte les échanges au contexte.
Une absence de nouveau message pendant plusieurs heures ou plusieurs jours ne signifie donc pas systématiquement qu’une séquence est bloquée.
Guide détaillé : « Pourquoi mes contacts ne reçoivent-ils aucune relance dans Klape ? »
6. Mes SMS ne sont pas envoyés #
Klape commence toujours une nouvelle séquence par email.
Les SMS constituent un canal complémentaire, utilisé lorsque le service est disponible et selon le déroulement de la conversation.
Les SMS sont-ils activés ? #
Pendant les 7 jours d’essai gratuit, les communications SMS ne sont pas disponibles.
Après la fin de l’essai et l’activation d’un abonnement payant, le numéro SMS est normalement activé sous 72 heures.
Vous êtes informé de son activation par email.
Le contact possède-t-il un téléphone ? #
Vérifiez que le champ Téléphone est correctement renseigné.
Vos crédits sont-ils suffisants ? #
Chaque SMS consomme 5 crédits.
Les horaires autorisent-ils les envois ? #
Les SMS respectent les horaires de communication configurés.
Pourquoi aucun SMS n’est parti alors que mes emails fonctionnent ? #
Klape ne suit pas une alternance fixe entre emails et SMS.
L’IA peut privilégier l’email pendant une partie de la conversation.
Guide détaillé : « Pourquoi mes SMS ne sont-ils pas envoyés dans Klape ? »
7. Je n’arrive pas à importer mes contacts #
Si votre fichier CSV ou Excel est refusé, commencez par utiliser le modèle officiel de Klape.
Comment obtenir le modèle ? #
Rendez-vous dans :
Importer → Importer des contacts → Télécharger le modèle CSV
Le fichier utilise les colonnes suivantes :
| Nom | Prénom | Téléphone | |
|---|---|---|---|
| Martin | Julie | julie.martin@example.com | 0612345678 |
Le nom, le prénom et l’email sont obligatoires.
Le téléphone est facultatif.
Les erreurs les plus fréquentes #
- En-têtes modifiés.
- Mauvais séparateur CSV.
- Adresse email invalide.
- Contact déjà présent dans Klape.
- Fichier dépassant 5 Mo.
- Numéro de téléphone mal formaté.
Pourquoi certains contacts ont été importés malgré un message d’erreur ? #
Klape peut effectuer une importation partielle.
Les lignes valides sont acceptées, tandis que les doublons ou les lignes incorrectes sont refusés.
Vérifiez donc le récapitulatif avant de recommencer.
Guide détaillé : « Pourquoi mes contacts ne s’importent-ils pas dans Klape ? »
8. Mes contacts sont importés, mais Klape ne les contacte pas #
La simple importation d’une liste dans la base générale ne déclenche aucune séquence.
Pour commencer les communications, les contacts doivent être ajoutés à une campagne.
Comment procéder ? #
- Rendez-vous dans Conversations.
- Ouvrez la campagne souhaitée.
- Cliquez sur Ajouter des contacts.
- Sélectionnez vos contacts existants.
- Confirmez l’ajout.
Les séquences démarrent alors automatiquement, sous réserve des conditions d’envoi.
Puis-je importer directement dans une campagne ? #
Oui.
Utilisez l’option Import Excel depuis le menu Ajouter des contacts de la campagne.
Attention : l’importation directe dans une campagne déclenche les séquences des contacts correctement ajoutés.
Guide détaillé : « Comment démarrer avec Klape et lancer sa première campagne IA ? »
9. Klape AI ne respecte pas correctement mes instructions #
Si l’intelligence artificielle fournit des réponses inadaptées, commencez par vérifier les informations utilisées pour personnaliser vos campagnes.
La description de votre entreprise #
Dans Paramètres → Profil, vérifiez que votre description d’activité présente clairement vos prestations, votre clientèle et votre fonctionnement.
Le Contexte #
Il doit expliquer :
- Qui sont les prospects.
- D’où ils viennent.
- Pourquoi vous les contactez.
L’Action souhaitée #
Elle doit préciser l’objectif commercial.
Par exemple :
« Vérifier si le projet du prospect est toujours d’actualité, comprendre brièvement son besoin et lui proposer un rendez-vous s’il manifeste un intérêt. »
Le Ton de communication #
Choisissez parmi :
- Professionnel.
- Amical.
- Direct.
- Élégant.
Les informations individuelles #
Pour apporter une précision propre à un contact, utilisez le champ Projet.
Important : les notes, commentaires et fichiers joints aux contacts ne sont pas automatiquement utilisés par l’intelligence artificielle.
Guide détaillé : « Pourquoi Klape AI ne suit-il pas correctement mes instructions ? »
10. Je ne peux pas modifier les informations d’un prospect #
Lorsqu’une séquence est active, Klape peut bloquer la modification des informations principales du contact.
Cela concerne notamment :
- Prénom.
- Nom.
- Email.
- Téléphone.
- Projet.
Comment modifier ces informations ? #
- Rendez-vous dans Contacts.
- Ouvrez la fiche du prospect.
- Interrompez sa séquence.
- Modifiez les informations.
- Enregistrez.
- Réactivez la séquence si nécessaire.
L’historique des conversations reste conservé.
Puis-je déplacer le contact dans une autre campagne ? #
Oui.
Vous devez d’abord interrompre sa séquence et le retirer de sa campagne actuelle.
Vous pourrez ensuite l’ajouter à une nouvelle campagne depuis Conversations.
Guide détaillé : « Comment interrompre, réactiver ou transférer un prospect dans Klape ? »
11. Un prospect ne reçoit plus de messages après avoir été classé Opt-Out #
Le statut Opt-Out correspond à une opposition aux sollicitations commerciales.
Lorsqu’un prospect indique qu’il ne souhaite plus être contacté, Klape peut détecter son refus et arrêter les relances proactives.
Puis-je le relancer dans une autre campagne ? #
Non.
Le changement de campagne ne supprime pas l’opposition.
Et si je l’archive puis le restaure ? #
L’opposition reste également applicable.
Que faire si le prospect revient spontanément ? #
Klape peut analyser une nouvelle demande spontanée et adapter sa classification.
Cela n’autorise pas automatiquement la reprise de toutes les sollicitations commerciales.
Et si la demande d’opposition a été reçue par téléphone ? #
Interrompez immédiatement la séquence du prospect dans Klape.
Assurez-vous ensuite que son opposition est durablement prise en compte dans vos outils de prospection.
Si nécessaire, contactez le support.
Guide détaillé : « Comment fonctionne le statut Opt-Out dans Klape ? »
12. Je n’ai plus de crédits #
Les communications sortantes consomment des crédits.
| Communication | Consommation |
|---|---|
| 1 email | 1 crédit |
| 1 SMS | 5 crédits |
Lorsque votre solde est épuisé, Klape suspend les envois.
Comment acheter des crédits ? #
Vous pouvez passer par :
Paramètres → Plans & facturation → Augmenter mes crédits
Vous pouvez également utiliser le compteur de crédits ou le bouton Augmenter mes crédits dans Conversations.
Les crédits achetés expirent-ils ? #
Non.
Les crédits supplémentaires achetés séparément n’expirent pas.
Que deviennent mes crédits mensuels inutilisés ? #
Les crédits mensuels inclus dans votre abonnement ne sont pas reportés au mois suivant.
Dois-je redémarrer mes campagnes après une recharge ? #
Non.
Les communications peuvent reprendre lorsque les crédits sont disponibles et que les autres conditions d’envoi sont réunies.
Guide détaillé : « Comment fonctionnent les crédits Klape et comment en acheter ? »
13. J’ai un problème d’abonnement ou de facturation #
Si votre question concerne votre offre, un changement de formule, une facture ou un paiement, rendez-vous dans :
Paramètres → Plans & facturation
Vous pouvez notamment y consulter les informations disponibles concernant votre abonnement.
Comment annuler mon abonnement ? #
- Ouvrez Plans & facturation.
- Cliquez sur Changer de plan.
- Sélectionnez Annuler l’abonnement.
- Validez la dernière confirmation.
La confirmation de résiliation et sa date de prise d’effet sont affichées dans l’application.
Comment fonctionne l’essai gratuit ? #
Klape propose un essai gratuit de 7 jours.
Les conditions de passage à une offre payante dépendent des modalités acceptées lors de votre souscription.
Vérifiez votre prochaine échéance et les conditions affichées dans votre espace.
Guides détaillés : « Comment annuler son abonnement Klape ? » et « Comment profiter des 7 jours d’essai gratuit de Klape AI ? »
14. Mon intégration API, Make, Zapier ou Sellsy ne fonctionne pas #
Klape propose plusieurs possibilités d’intégration avec des outils externes.
API Klape #
Vérifiez notamment :
- La validité de votre clé API.
- L’URL de l’API.
- Les autorisations de vos requêtes.
- Les champs obligatoires.
- Les réponses et messages d’erreur.
L’API Klape est accessible depuis :
Les informations de connexion sont disponibles dans Paramètres → API & Intégrations → API.
Make, Zapier et n8n #
Ces outils peuvent utiliser l’API Klape pour créer des contacts depuis vos automatisations.
Sellsy #
L’intégration native Sellsy permet d’importer certains contacts grâce au tag klape.
Ces contacts sont ajoutés à la base Klape, mais ne sont pas automatiquement attribués à une campagne.
Pourquoi mon contact est-il créé sans recevoir d’email ? #
L’intégration peut avoir ajouté le contact sans le rattacher à une campagne.
Vérifiez son attribution avant de rechercher un problème d’envoi.
Guides détaillés : « Comment connecter l’API Klape à Make, Zapier ou n8n ? » et « Comment connecter Sellsy à Klape ? »
15. Les six vérifications essentielles avant de contacter le support #
Si votre problème concerne les communications automatiques, nous recommandons de vérifier ces six éléments dans l’ordre.
- Campagne : le prospect est-il bien ajouté à une campagne ?
- Statut : sa séquence est-elle active et les communications sont-elles autorisées ?
- Horaires : les plages d’envoi permettent-elles actuellement les messages ?
- Crédits : votre solde est-il suffisant ?
- Messagerie : les tests d’envoi et de réception fonctionnent-ils ?
- Délais : avez-vous tenu compte du fonctionnement variable des séquences et du temps nécessaire à l’analyse des réponses ?
Ces vérifications permettent d’identifier une grande partie des causes courantes.
Si le problème persiste, consultez le guide détaillé correspondant à votre situation.
16. Comment contacter le support Klape ? #
Si vous ne trouvez pas la solution dans le centre d’aide, notre équipe peut vous accompagner.
Email : support@klape.io
Selon votre abonnement, une assistance par chat peut également être disponible directement dans votre espace Klape.
Comment faciliter le diagnostic ? #
Dans votre demande, précisez :
- L’adresse email associée à votre compte.
- La fonctionnalité concernée.
- Le problème rencontré.
- Depuis quand il se produit.
- Le message d’erreur éventuel.
- Les vérifications déjà effectuées.
Vous pouvez également joindre une capture d’écran utile.
Quelles informations ne faut-il jamais transmettre ? #
Pour protéger votre compte, ne communiquez pas :
- Votre mot de passe Klape.
- Le mot de passe de votre messagerie.
- Vos clés API.
- Vos informations bancaires sensibles.
- Des données personnelles de prospects qui ne sont pas nécessaires au diagnostic.
Notre équipe pourra vous orienter vers les vérifications adaptées.
Questions fréquentes #
Quel est le premier élément à vérifier si Klape ne fonctionne pas ? #
Cela dépend du problème. Pour une absence d’envoi, commencez par la configuration email, les campagnes, les statuts, les horaires et les crédits.
Pourquoi aucun message n’est envoyé après l’importation de mes contacts ? #
Les contacts doivent être ajoutés à une campagne pour démarrer leurs séquences.
Pourquoi mes emails ne partent-ils pas ? #
Vérifiez votre configuration SMTP ou Microsoft 365, le résultat du test d’envoi et les conditions de fonctionnement des campagnes.
Pourquoi l’IA ne répond-elle pas aux emails des prospects ? #
Vérifiez la réception IMAP et assurez-vous que les emails reçus n’ont pas été marqués comme lus avant leur traitement.
Pourquoi mes relances sont-elles espacées ? #
Klape utilise des délais variables afin d’adapter les communications au contexte de chaque prospect.
Pourquoi aucun SMS n’est-il envoyé ? #
Vérifiez l’activation du service SMS, le numéro du contact, les horaires et les crédits.
Pourquoi mon fichier CSV est-il refusé ? #
Vérifiez les colonnes obligatoires, les doublons, le format du fichier et sa taille.
Pourquoi Klape ne respecte-t-il pas mes instructions ? #
Vérifiez la description de votre activité, le contexte de la campagne, l’action souhaitée et les informations du prospect.
Pourquoi un contact est-il classé Intérêt ? #
Klape a identifié un intérêt commercial dans la conversation. Les relances proactives sont alors suspendues.
Pourquoi un contact Opt-Out n’est-il plus contacté ? #
Il a exprimé une opposition aux sollicitations commerciales, qui doit être respectée.
Puis-je modifier les informations d’un contact actif ? #
Vous devez d’abord interrompre sa séquence, effectuer les modifications, puis la réactiver si nécessaire.
Pourquoi mes campagnes ne fonctionnent-elles plus lorsque mes crédits sont épuisés ? #
Les communications sont suspendues jusqu’à ce que des crédits soient de nouveau disponibles.
Comment résoudre un problème d’abonnement ? #
Consultez Paramètres → Plans & facturation ou contactez le support pour une situation nécessitant une vérification.
Comment contacter l’assistance Klape ? #
Écrivez à support@klape.io ou utilisez le chat d’assistance lorsque votre formule le permet.
