Klape permet de gérer individuellement les séquences de communication de vos prospects.
Vous pouvez notamment interrompre une séquence, la réactiver ou transférer un contact vers une autre campagne, tout en conservant l’historique de ses conversations.
Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles lorsque vous souhaitez reprendre personnellement un échange, modifier les informations d’un prospect ou changer l’objectif commercial de son suivi.
Dans ce guide, découvrez les différentes manipulations et leurs conséquences sur les communications automatisées.
1. Quelle différence entre interrompre, réactiver et transférer un prospect ? #
Ces trois actions remplissent des fonctions différentes.
| Action | Conséquence |
|---|---|
| Interrompre | Arrête les communications automatisées du contact |
| Réactiver | Permet à Klape de reprendre la séquence interrompue |
| Transférer | Retire le contact de sa campagne actuelle pour l’ajouter à une nouvelle campagne |
Interrompre une séquence #
Cette action permet d’arrêter les échanges automatisés avec un prospect sans supprimer sa fiche.
Réactiver une séquence #
Elle permet de reprendre les communications après une interruption manuelle.
Klape conserve les conversations précédentes afin de poursuivre les échanges avec leur contexte.
Transférer un prospect #
Cette action permet de changer la campagne à laquelle un contact appartient.
La nouvelle campagne utilise ses propres instructions, son contexte et son objectif commercial.
Important : un contact ne peut appartenir qu’à une seule campagne Klape à la fois.
2. Comment interrompre la séquence d’un prospect ? #
Vous pouvez interrompre une séquence lorsque vous ne souhaitez plus que Klape communique automatiquement avec un prospect.
Procédure #
- Connectez-vous à votre compte Klape.
- Rendez-vous dans Contacts.
- Recherchez le prospect concerné.
- Ouvrez sa fiche.
- Utilisez l’action permettant d’interrompre sa séquence.
Le contact passe alors au statut Interrompu.
Que se passe-t-il après l’interruption ? #
Klape arrête les communications automatisées associées à cette séquence.
Cela concerne notamment :
- Les relances automatiques par email.
- Les relances automatiques par SMS.
- Les réponses automatiques de l’IA.
- Les reprises de contact programmées.
Les conversations sont-elles supprimées ? #
Non.
L’interruption ne supprime pas la fiche du prospect ni l’historique des échanges.
Vous pouvez toujours consulter les messages précédents.
Cette fonctionnalité permet de conserver les informations utiles à votre suivi commercial.
3. Dans quelles situations faut-il interrompre une séquence ? #
Plusieurs situations peuvent justifier l’interruption d’une séquence.
Vous souhaitez reprendre personnellement la conversation #
Un prospect manifeste un intérêt et vous souhaitez discuter directement avec lui.
Vous pouvez interrompre sa séquence pour empêcher l’IA de continuer à lui répondre automatiquement.
Vous souhaitez modifier ses coordonnées #
Klape bloque la modification des informations principales lorsqu’une séquence est active.
L’interruption permet de modifier les champs concernés.
Vous souhaitez changer de campagne #
Avant de transférer un contact, vous devez interrompre sa séquence et le retirer de sa campagne actuelle.
Vous souhaitez suspendre temporairement les échanges #
Vous pouvez interrompre les communications pendant une période donnée, puis réactiver la séquence lorsque cela devient approprié.
Le prospect souhaite être contacté directement par un commercial #
Lorsque vous décidez d’assurer vous-même son suivi, l’interruption évite que des communications automatiques interfèrent avec vos échanges.
Conseil : interrompez une séquence lorsque vous prenez personnellement le relais, même si le prospect est déjà classé Intérêt.
4. Comment réactiver une séquence interrompue ? #
Une séquence interrompue manuellement peut être réactivée depuis la fiche du contact.
Procédure #
- Rendez-vous dans Contacts.
- Recherchez le prospect concerné.
- Ouvrez sa fiche.
- Utilisez l’action permettant de réactiver sa séquence.
Le contact retrouve alors le statut En cours.
Que se passe-t-il après la réactivation ? #
Klape peut reprendre automatiquement les communications selon :
- Le contexte de la campagne.
- Les informations du prospect.
- L’historique des conversations.
- Les horaires d’envoi autorisés.
- Les crédits disponibles.
- Le fonctionnement des relances.
Les anciennes conversations sont-elles conservées ? #
Oui.
La réactivation ne remet pas le contact à zéro.
L’intelligence artificielle conserve l’historique disponible afin de poursuivre les échanges en tenant compte du contexte précédent.
Le prospect reçoit-il immédiatement un email ? #
Pas nécessairement.
Klape respecte les horaires et les délais habituels de communication.
La réactivation permet de reprendre la séquence, mais ne garantit pas l’envoi instantané d’un nouveau message.
5. Que deviennent les relances prévues pendant l’interruption ? #
Lorsqu’une séquence est interrompue, les relances programmées sont également suspendues.
Exemple #
Un prospect indique :
« Mon projet m’intéresse toujours, mais recontactez-moi dans deux mois. »
Klape peut tenir compte de cette demande et prévoir une reprise de contact.
Quelques semaines plus tard, vous interrompez sa séquence.
La relance programmée ne sera pas envoyée tant que la séquence reste interrompue.
Et si je réactive la séquence après la date prévue ? #
Si la relance est devenue échue pendant l’interruption, Klape peut reprendre les communications lorsque les conditions d’envoi le permettent.
L’historique de la conversation reste disponible.
Dois-je recréer le contact ? #
Non.
Il suffit de réactiver sa séquence lorsque vous souhaitez reprendre les communications autorisées.
Important : vérifiez toujours que la reprise de contact est encore pertinente avant de réactiver une ancienne séquence.
6. Comment modifier les informations d’un contact actif ? #
Lorsqu’un prospect possède une séquence active, certaines informations de sa fiche ne peuvent pas être modifiées directement.
Cette restriction concerne notamment :
- Prénom.
- Nom.
- Email.
- Téléphone.
- Projet.
Pourquoi ces modifications sont-elles bloquées ? #
Ces informations peuvent être utilisées par l’intelligence artificielle pendant les conversations.
Klape demande donc d’arrêter la séquence avant de les modifier.
Procédure #
- Ouvrez la fiche du prospect dans Contacts.
- Interrompez sa séquence.
- Modifiez les informations souhaitées.
- Enregistrez vos modifications.
- Réactivez la séquence si nécessaire.
Exemple #
Un prospect vous informe que son projet a évolué.
Vous souhaitez mettre à jour le champ Projet pour que l’IA dispose des nouvelles informations.
Vous devez interrompre sa séquence avant d’effectuer cette modification.
Une fois le champ actualisé, vous pouvez réactiver la séquence.
Puis-je ajouter des notes pendant une séquence active ? #
Oui.
Vous pouvez ajouter des notes, des commentaires ou des fichiers sans interrompre la séquence.
Cependant, ces informations ne sont pas automatiquement lues par l’intelligence artificielle.
Pour transmettre une information individuelle à l’IA, utilisez le champ Projet.
7. Comment transférer un prospect vers une autre campagne ? #
Klape permet de déplacer un contact d’une campagne vers une autre.
Cette opération nécessite plusieurs étapes, car un contact ne peut appartenir qu’à une seule campagne à la fois.
Étape 1 — Ouvrir la fiche du prospect #
Rendez-vous dans Contacts, puis ouvrez la fiche concernée.
Étape 2 — Interrompre la séquence #
Si le contact possède une séquence active, interrompez-la.
Cela permet d’arrêter les communications liées à la campagne actuelle.
Étape 3 — Retirer le contact de son ancienne campagne #
Utilisez l’option de gestion de son appartenance à la campagne pour retirer le contact de celle-ci.
Le contact reste enregistré dans votre base Klape.
Étape 4 — Ouvrir la nouvelle campagne #
Rendez-vous dans Conversations et sélectionnez la campagne vers laquelle vous souhaitez déplacer le prospect.
Étape 5 — Ajouter le contact #
Cliquez sur Ajouter des contacts.
Sélectionnez Contacts existants et recherchez le prospect.
Confirmez son ajout à la nouvelle campagne.
Étape 6 — Vérifier le démarrage #
Une fois ajouté à la nouvelle campagne, le prospect démarre une nouvelle séquence selon les instructions de celle-ci.
Attention : l’ajout à une campagne déclenche automatiquement la séquence. Vérifiez donc la configuration de la nouvelle campagne avant de transférer le contact.
8. L’historique des conversations est-il conservé après un transfert ? #
Oui.
Lorsque vous transférez un contact vers une autre campagne, Klape conserve son historique.
Le transfert ne crée pas automatiquement une nouvelle fiche contact.
Quelles informations restent disponibles ? #
Vous conservez notamment :
- Les informations du prospect.
- Les conversations précédentes.
- Les échanges effectués par email et SMS.
- Les informations de sa fiche.
- Le contexte des communications antérieures.
La nouvelle campagne reprend-elle les mêmes instructions ? #
Non.
La nouvelle campagne possède ses propres réglages :
- Contexte.
- Action souhaitée.
- Ton de communication.
L’intelligence artificielle peut utiliser l’historique du contact, mais elle applique les instructions de la nouvelle campagne.
Exemple #
Un prospect appartenait à une campagne « Nouveaux prospects ».
Vous souhaitez maintenant l’intégrer à une campagne « Réactivation anciens prospects ».
Le contact conserve les échanges précédents, tandis que la nouvelle campagne adopte une approche adaptée à une reprise de contact.
Notre recommandation : évitez de transférer un prospect vers une campagne dont le contexte ne correspond pas à sa situation réelle.
9. Un transfert de campagne déclenche-t-il de nouvelles relances ? #
Oui.
Lorsqu’un contact est ajouté à une nouvelle campagne, Klape initialise la séquence correspondante.
Cela signifie que le prospect peut recevoir de nouvelles communications selon les instructions de cette campagne.
Exemple #
Vous avez une campagne « Devis sans réponse ».
Après plusieurs mois, vous décidez de transférer un prospect vers une campagne « Réactivation anciens prospects ».
L’ajout à cette nouvelle campagne déclenche son nouveau parcours de communication.
Les relances partent-elles immédiatement ? #
Pas nécessairement.
Klape respecte les horaires autorisés et les délais habituels de fonctionnement.
Par défaut, les envois sont autorisés du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h.
Dois-je transférer un contact simplement pour obtenir une nouvelle relance ? #
Pas nécessairement.
Si la séquence actuelle est active, Klape peut poursuivre automatiquement ses relances.
Un transfert doit correspondre à un véritable changement d’objectif ou de contexte commercial.
Évitez de déplacer régulièrement les contacts uniquement pour provoquer de nouveaux messages.
10. Peut-on ajouter un contact à plusieurs campagnes en même temps ? #
Non.
Dans Klape, un contact ne peut être associé qu’à une seule campagne à la fois.
Exemple #
Vous disposez de deux campagnes :
- « Nouveaux prospects »
- « Réactivation anciens prospects »
Un prospect appartenant à la première campagne ne peut pas être ajouté simultanément à la seconde.
Vous devez d’abord le retirer de la première campagne.
Pourquoi cette limitation ? #
Elle évite notamment qu’un même prospect reçoive simultanément plusieurs séquences de communication différentes.
Cela permet de conserver un suivi plus cohérent des conversations.
Que faire si le contact doit changer d’objectif ? #
Utilisez la procédure de transfert :
Interrompre → Retirer de l’ancienne campagne → Ajouter à la nouvelle campagne.
11. Peut-on transférer un prospect classé Intérêt ? #
Un prospect classé Intérêt a manifesté un intérêt commercial détecté par l’intelligence artificielle.
Klape suspend alors les relances commerciales proactives.
Quelle action privilégier ? #
Si vous souhaitez prendre personnellement le relais, nous vous recommandons d’interrompre sa séquence.
Vous pourrez ensuite poursuivre la relation commerciale directement.
Et si je souhaite réellement changer de campagne ? #
Avant toute opération, vérifiez que le transfert correspond à un nouvel objectif légitime et qu’il ne risque pas de générer des sollicitations inutiles.
N’oubliez pas que l’ajout à une nouvelle campagne peut déclencher une nouvelle séquence.
Le statut Intérêt ne signifie pas qu’il faut automatiquement transférer le prospect ou reprendre les relances.
12. Peut-on transférer un contact Opt-Out ? #
Un contact classé Opt-Out a exprimé son refus de recevoir de nouvelles sollicitations commerciales.
Cette opposition doit être respectée, indépendamment de son appartenance à une campagne.
Que se passe-t-il si le contact est déplacé ? #
Le statut d’opposition reste applicable.
Le fait de retirer un contact de sa campagne ou de l’ajouter à une autre ne permet pas de contourner son refus.
Puis-je archiver puis restaurer un contact pour le relancer ? #
Non.
L’archivage et la restauration ne suppriment pas l’opposition enregistrée.
Et si le prospect me recontacte spontanément ? #
Si le prospect reprend lui-même contact et manifeste un nouvel intérêt, Klape peut analyser cette nouvelle conversation et adapter sa classification.
Cela ne signifie pas qu’un utilisateur peut réactiver librement des sollicitations commerciales après un refus.
Important : un transfert de campagne ne constitue jamais une méthode pour contourner un Opt-Out.
13. Quelle différence entre interrompre, retirer et archiver un contact ? #
Ces trois opérations sont différentes.
Interrompre #
Arrête les communications automatisées, mais conserve le contact dans sa campagne.
Retirer d’une campagne #
Dissocie le contact de sa campagne actuelle.
Sa fiche reste présente dans la base Klape.
Archiver #
Déplace le contact vers la rubrique Contacts archivés.
Il n’apparaît plus dans la liste principale des contacts actifs.
Peut-on archiver un contact avec une séquence active ? #
Non.
Klape demande que le contact ne soit plus engagé dans une séquence active et ne soit plus lié à une campagne.
Comment procéder ? #
- Ouvrez la fiche du contact.
- Interrompez sa séquence si nécessaire.
- Retirez-le de sa campagne.
- Utilisez la fonction d’archivage.
L’archivage efface-t-il les conversations ? #
Non.
L’archivage ne constitue pas une suppression définitive des données.
Vous pouvez retrouver la fiche dans Contacts → Contacts archivés et la restaurer si nécessaire.
Restaurer un contact relance-t-il la séquence ? #
Non.
La restauration remet le contact dans votre base, sans l’attribuer automatiquement à une campagne.
À retenir : interrompre, retirer et archiver correspondent à trois actions distinctes, qui ne doivent pas être confondues avec une suppression définitive.
14. Pourquoi ne puis-je pas déplacer librement les contacts dans le Kanban ? #
Klape utilise un système de qualification automatique.
Les statuts principaux sont :
- En cours.
- Répondu.
- Intérêt.
- Interrompu.
- Opt-Out.
Puis-je déplacer un prospect de Répondu vers Intérêt ? #
Non.
La classification commerciale est déterminée automatiquement par l’intelligence artificielle.
Vous ne pouvez pas simplement faire glisser une fiche d’une colonne à l’autre pour changer son statut.
Que puis-je modifier manuellement ? #
Vous pouvez notamment :
- Interrompre une séquence.
- Réactiver une séquence interrompue.
- Modifier les informations d’un contact lorsque cela est autorisé.
- Retirer un contact d’une campagne.
- Ajouter un contact à une autre campagne.
- Archiver un contact lorsque les conditions sont réunies.
Que faire si le statut semble incorrect ? #
Consultez l’historique de la conversation.
Si une réponse vient d’être reçue, laissez à Klape le temps d’effectuer son analyse.
La qualification peut prendre plusieurs minutes et parfois jusqu’à 30 minutes.
Si le statut reste manifestement incohérent, contactez le support Klape.
15. Quelles précautions prendre avant de réactiver ou transférer un prospect ? #
Avant de reprendre les communications, nous recommandons plusieurs vérifications.
Consultez l’historique #
Vérifiez les derniers échanges pour comprendre la situation actuelle du prospect.
Vérifiez son statut #
Assurez-vous qu’aucune opposition à la prospection n’a été exprimée.
Confirmez que la campagne est adaptée #
Le contexte et l’action souhaitée doivent correspondre au besoin réel du prospect.
Vérifiez ses coordonnées #
Assurez-vous que l’adresse email et le numéro de téléphone sont correctement renseignés.
Vérifiez les horaires et les crédits #
Une séquence active ne garantit pas un envoi immédiat si les conditions de communication ne sont pas réunies.
Ne multipliez pas les transferts inutiles #
Des transferts répétés peuvent entraîner des prises de contact inappropriées ou incohérentes.
Notre recommandation : privilégiez la continuité des conversations et le respect du contexte commercial de chaque prospect.
Questions fréquentes #
Comment arrêter les relances d’un prospect ? #
Rendez-vous dans Contacts, ouvrez sa fiche et utilisez l’action permettant d’interrompre sa séquence.
Que signifie le statut Interrompu ? #
Il indique que la séquence du contact a été arrêtée manuellement.
Klape ne poursuit plus ses communications automatisées tant que cette interruption est maintenue.
Puis-je réactiver un prospect interrompu ? #
Oui. Vous pouvez réactiver sa séquence depuis sa fiche.
Le contact retrouve le statut En cours.
Les anciennes conversations sont-elles conservées après réactivation ? #
Oui. Klape conserve l’historique du prospect.
Les relances reprennent-elles immédiatement ? #
Pas nécessairement. Klape respecte les horaires autorisés et les délais habituels de fonctionnement.
Que deviennent les relances prévues pendant l’interruption ? #
Elles sont suspendues. Elles peuvent reprendre après la réactivation lorsque les conditions d’envoi sont réunies.
Comment modifier les coordonnées d’un contact actif ? #
Interrompez sa séquence, effectuez les modifications, puis réactivez-la si nécessaire.
Puis-je modifier le champ Projet sans interrompre la séquence ? #
Non. Le champ Projet fait partie des informations principales qui nécessitent l’interruption préalable de la séquence.
Puis-je ajouter des notes pendant une séquence active ? #
Oui. Les notes, commentaires et fichiers peuvent être ajoutés sans interrompre la séquence.
Ils ne sont toutefois pas automatiquement utilisés par l’intelligence artificielle.
Comment déplacer un contact vers une autre campagne ? #
Interrompez sa séquence, retirez-le de sa campagne actuelle, puis ajoutez-le à la nouvelle depuis Conversations.
Un contact peut-il appartenir à deux campagnes simultanément ? #
Non. Un contact ne peut appartenir qu’à une seule campagne à la fois.
Les conversations sont-elles perdues après un transfert ? #
Non. L’historique du contact est conservé.
La nouvelle campagne conserve-t-elle les anciennes instructions ? #
Non. Elle utilise son propre contexte, sa propre action souhaitée et son propre ton de communication.
L’historique du contact reste néanmoins disponible.
Le transfert déclenche-t-il une nouvelle séquence ? #
Oui. L’ajout à une nouvelle campagne déclenche sa séquence automatique, selon les conditions d’envoi.
Puis-je transférer un prospect simplement pour le relancer plus rapidement ? #
Ce n’est pas recommandé. Une séquence active peut déjà effectuer des relances. Un transfert doit répondre à un changement réel de contexte ou d’objectif.
Puis-je reprendre personnellement une conversation avec un prospect intéressé ? #
Oui. Nous recommandons d’interrompre sa séquence avant de prendre directement le relais.
Puis-je réactiver un contact Opt-Out ? #
Vous ne pouvez pas contourner une opposition à la prospection en changeant de campagne, en archivant ou en restaurant la fiche.
Que se passe-t-il si un contact Opt-Out me recontacte spontanément ? #
Klape peut analyser le nouvel échange et adapter sa classification si le prospect manifeste une nouvelle intention.
Comment archiver un contact ? #
Interrompez sa séquence, retirez-le de sa campagne, puis utilisez la fonction d’archivage.
La restauration d’un contact archivé redémarre-t-elle automatiquement les relances ? #
Non. Le contact revient dans la base générale, sans attribution automatique à une campagne.
Puis-je déplacer manuellement un prospect dans la colonne Intérêt ? #
Non. Les classifications commerciales sont attribuées automatiquement par Klape.
Comment contacter le support en cas de difficulté ? #
Contactez support@klape.io en précisant le contact concerné, sa campagne, son statut et l’opération que vous souhaitez réaliser.
Ne transmettez pas inutilement des données personnelles de vos prospects.
