Klape utilise un système de statuts pour suivre automatiquement l’évolution de vos conversations commerciales.
Chaque prospect associé à une campagne est classé selon l’avancement des échanges et l’intérêt détecté par l’intelligence artificielle.
Vous pouvez ainsi identifier rapidement les prospects encore en cours de relance, ceux qui ont répondu, les opportunités commerciales et les contacts qui ne souhaitent plus être sollicités.
Dans ce guide, découvrez la signification des cinq statuts de Klape et les actions disponibles pour gérer vos conversations.
1. Quels sont les cinq statuts disponibles dans Klape ? #
Klape utilise cinq statuts pour les contacts associés à une campagne.
| Statut | Couleur | Signification |
|---|---|---|
| En cours | Bleu | Le contact est dans une séquence de prise de contact et n’a pas encore répondu, ou sa séquence vient d’être réactivée |
| Répondu | Jaune | Une réponse a été détectée et l’IA analyse ou poursuit la conversation |
| Intérêt | Vert | L’IA a identifié un intérêt commercial |
| Interrompu | Orange | L’utilisateur a arrêté manuellement la séquence |
| Opt-Out | Rouge | Le prospect a exprimé un refus d’être recontacté |
Ces statuts permettent de distinguer les différentes étapes du suivi commercial.
La plupart des changements de statut sont réalisés automatiquement par l’intelligence artificielle en fonction des conversations.
L’utilisateur peut toutefois intervenir manuellement pour interrompre ou réactiver une séquence.
2. Où consulter les statuts de vos prospects ? #
Pour suivre l’avancement d’une campagne :
- Connectez-vous à votre compte Klape.
- Rendez-vous dans Conversations.
- Sélectionnez la campagne souhaitée.
- Consultez les prospects et leurs statuts.
Klape propose deux modes d’affichage.
La vue Kanban #
La vue Kanban organise les prospects en colonnes selon leur statut :
- En cours.
- Répondu.
- Intérêt.
- Interrompu.
- Opt-Out.
Chaque colonne permet de visualiser rapidement le nombre et la répartition des contacts.
La vue Liste #
La vue Liste permet de consulter les contacts sous forme de tableau.
Elle constitue une alternative à la vue Kanban pour parcourir les prospects et consulter leurs informations.
Les deux vues présentent les mêmes contacts : il s’agit simplement de deux modes d’affichage différents.
3. Statut « En cours » : qu’est-ce que cela signifie ? #
Le statut En cours, représenté en bleu, indique qu’un contact est engagé dans une séquence de communication.
Lorsqu’un prospect est ajouté à une campagne, il entre automatiquement dans ce statut.
Klape commence alors à organiser ses messages selon :
- Les instructions de la campagne.
- Les informations du contact.
- Les horaires d’envoi configurés.
- La disponibilité des canaux email et SMS.
- Les crédits disponibles.
Pourquoi un prospect reste-t-il longtemps dans En cours ? #
Ce comportement est normal si le prospect n’a pas encore répondu.
Klape peut poursuivre ses relances automatiquement en adaptant les messages et les délais.
Il n’existe pas de nombre fixe de relances après lequel tous les contacts quittent automatiquement ce statut.
Un prospect peut donc rester dans En cours pendant une période prolongée, tant qu’aucune réponse n’est détectée et que sa séquence reste active.
Le statut En cours signifie-t-il que l’IA envoie un message immédiatement ? #
Non.
Klape respecte les horaires de communication configurés.
Par défaut, les messages sont envoyés du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h.
Un contact ajouté un dimanche peut donc apparaître dans En cours avant même que son premier email ait été envoyé.
Pourquoi un ancien prospect ayant déjà répondu apparaît-il dans En cours ? #
Lorsqu’une séquence interrompue est réactivée manuellement, le contact retrouve le statut En cours.
Cela ne signifie pas que son historique a été effacé.
Klape conserve les échanges précédents et peut les utiliser pour poursuivre la conversation.
4. Statut « Répondu » : comment fonctionne-t-il ? #
Le statut Répondu, représenté en jaune, indique que Klape a détecté une réponse du prospect.
Lorsqu’un contact répond pour la première fois, il peut passer automatiquement de En cours à Répondu.
L’intelligence artificielle analyse alors le contenu de la conversation afin de comprendre l’intention du prospect.
Que fait Klape après une réponse ? #
Selon le message reçu, l’IA peut :
- Répondre à une question.
- Demander une précision.
- Approfondir le besoin du prospect.
- Détecter un intérêt commercial.
- Identifier un refus de communication.
Le contact peut ensuite être reclassé dans un autre statut si son intention devient suffisamment claire.
Combien de temps prend la qualification ? #
L’analyse et la mise à jour du statut ne sont pas nécessairement instantanées.
La qualification intervient généralement dans un délai d’environ 10 à 15 minutes, mais peut parfois prendre jusqu’à 30 minutes.
Un prospect qui vient de répondre peut donc apparaître temporairement dans Répondu avant d’être éventuellement reclassé.
Pourquoi mon prospect reste-t-il dans Répondu ? #
Le statut Répondu ne signifie pas automatiquement que le prospect est intéressé.
Par exemple, il peut avoir envoyé un message pour :
- Poser une question générale.
- Demander une précision sur vos services.
- Expliquer sa situation.
- Poursuivre une conversation sans exprimer d’intérêt commercial clair.
Dans ces cas, Klape peut conserver le statut Répondu pendant que la conversation continue.
Important : un prospect qui pose une question n’est pas systématiquement classé Intérêt. La qualification dépend du contexte et de l’intention détectée dans l’échange.
5. Statut « Intérêt » : comment Klape détecte-t-il une opportunité ? #
Le statut Intérêt, représenté en vert, permet d’identifier les prospects pour lesquels l’intelligence artificielle a détecté un intérêt commercial.
L’objectif est de faire remonter les opportunités pertinentes afin que vous puissiez intervenir au bon moment.
Quels messages peuvent révéler un intérêt ? #
Voici quelques exemples :
- « Votre solution pourrait m’intéresser. »
- « Est-ce qu’on peut organiser un rendez-vous ? »
- « J’aimerais en savoir davantage sur vos prestations. »
- « Mon projet est toujours d’actualité, nous pouvons en discuter. »
La classification ne repose toutefois pas uniquement sur la présence de certains mots.
Klape analyse le contexte de la conversation afin d’évaluer l’intention commerciale du prospect.
Comment suis-je averti lorsqu’un prospect est intéressé ? #
Lorsqu’un intérêt est détecté, Klape vous envoie :
- Une notification dans votre espace Klape.
- Une notification par email.
Vous pouvez ensuite consulter la conversation et décider de la suite à donner.
Klape continue-t-il de relancer un prospect classé Intérêt ? #
Les relances commerciales proactives sont suspendues lorsqu’un intérêt est détecté.
Cela évite de continuer à relancer le prospect comme s’il n’avait pas encore répondu.
En revanche, si le prospect envoie spontanément un nouveau message ou pose une question, l’IA peut continuer à lui répondre tant que sa séquence n’a pas été interrompue manuellement.
Dois-je interrompre la séquence d’un prospect intéressé ? #
Cela dépend de votre organisation.
Si vous souhaitez prendre personnellement le relais, vous pouvez interrompre sa séquence depuis sa fiche contact.
Cette action permet d’éviter que l’IA poursuive les échanges automatisés pendant que vous discutez directement avec le prospect.
6. Statut « Interrompu » : à quoi correspond-il ? #
Le statut Interrompu, représenté en orange, signifie que la séquence du contact a été arrêtée manuellement.
Contrairement aux autres classifications, ce statut correspond à une intervention volontaire de l’utilisateur.
Pourquoi interrompre une séquence ? #
Vous pouvez notamment interrompre une séquence pour :
- Reprendre personnellement la conversation.
- Modifier les coordonnées du prospect.
- Compléter ou corriger le champ Projet.
- Transférer le contact vers une autre campagne.
- Arrêter temporairement les relances.
Comment interrompre une séquence ? #
- Ouvrez la fiche du contact dans Klape.
- Utilisez l’action permettant d’arrêter ou d’interrompre sa séquence.
- Le contact passe au statut Interrompu.
Les communications automatisées associées à cette séquence sont alors arrêtées.
Que deviennent les relances programmées ? #
Lorsqu’une séquence est interrompue, Klape cesse également les relances prévues pour plus tard.
Par exemple, si un prospect avait demandé à être recontacté dans deux mois, cette relance ne sera pas envoyée tant que sa séquence reste interrompue.
Peut-on réactiver une séquence interrompue ? #
Oui.
Depuis la fiche du contact, utilisez l’action permettant de réactiver sa séquence.
Le contact retrouve alors le statut En cours.
Klape conserve l’historique de la conversation et peut reprendre les échanges en tenant compte du contexte précédent.
Les relances devenues échues pendant l’interruption peuvent être reprises lorsque les conditions d’envoi le permettent.
7. Statut « Opt-Out » : que se passe-t-il lorsqu’un prospect refuse ? #
Le statut Opt-Out, représenté en rouge, correspond à un prospect qui a exprimé un refus d’être recontacté.
Klape utilise ce statut pour éviter de poursuivre des sollicitations commerciales non souhaitées.
Exemples de messages pouvant conduire à un Opt-Out #
- « Merci de ne plus me contacter. »
- « Retirez-moi de votre liste. »
- « Je ne souhaite plus recevoir de messages. »
- « Je ne suis pas intéressé, arrêtez les relances. »
Lorsque Klape détecte un refus clair, le prospect peut être classé automatiquement Opt-Out.
Quelles conséquences ? #
Une fois le contact classé Opt-Out :
- Les relances commerciales proactives sont arrêtées.
- Klape ne doit plus lui envoyer de nouvelles sollicitations automatisées.
- Son opposition reste enregistrée.
Peut-on supprimer le statut Opt-Out en changeant de campagne ? #
Non.
L’opposition reste applicable même si le contact est :
- Retiré de sa campagne.
- Transféré vers une autre campagne.
- Archivé.
- Restauré.
Ces manipulations ne permettent pas de contourner un refus de communication.
Que se passe-t-il si un contact Opt-Out revient spontanément ? #
Un prospect précédemment classé Opt-Out peut décider de reprendre lui-même contact avec votre entreprise.
Si ce prospect envoie spontanément un nouveau message et manifeste un intérêt commercial, Klape peut analyser ce nouvel échange et adapter sa classification.
Cela ne signifie pas qu’un utilisateur peut réactiver librement les relances d’un contact ayant exprimé son opposition.
L’initiative du nouveau contact doit venir du prospect lui-même.
8. Peut-on changer manuellement le statut d’un prospect ? #
Non, il n’est pas possible de déplacer librement les contacts entre les différentes catégories de qualification.
Par exemple, vous ne pouvez pas prendre une fiche dans la colonne Répondu et la faire glisser manuellement vers Intérêt.
La classification est effectuée automatiquement par Klape en fonction de l’analyse des conversations.
Quelles actions sont disponibles manuellement ? #
L’utilisateur peut notamment :
- Interrompre une séquence.
- Réactiver une séquence précédemment interrompue.
- Consulter les conversations.
- Modifier les informations d’un contact lorsque sa séquence est arrêtée.
- Retirer ou transférer un contact d’une campagne selon les règles de Klape.
En revanche, la classification commerciale n’est pas modifiable librement.
Que faire si la qualification d’un prospect semble incorrecte ? #
Commencez par consulter l’intégralité de la conversation.
Si une réponse vient d’arriver, laissez au système le temps de l’analyser.
Si le statut semble toujours incohérent après le traitement, vous pouvez contacter le support Klape pour signaler la situation.
Support : support@klape.io
9. Que signifie le statut « Non défini » ? #
Un contact peut apparaître avec la mention Non défini lorsqu’il n’est associé à aucune campagne.
Cela signifie qu’aucune classification de campagne ne lui est actuellement attribuée.
Est-ce un sixième statut ? #
Non.
Klape utilise cinq statuts dans ses campagnes :
En cours, Répondu, Intérêt, Interrompu et Opt-Out.
La mention Non défini correspond à l’absence de statut de campagne.
Comment commencer à contacter un prospect Non défini ? #
Vous devez l’ajouter à une campagne.
Pour cela :
- Ouvrez Conversations.
- Sélectionnez la campagne souhaitée.
- Cliquez sur Ajouter des contacts.
- Sélectionnez Contacts existants.
- Ajoutez le prospect.
La séquence démarre alors automatiquement selon les horaires et les règles de communication configurés.
Attention : l’ajout à une campagne ne permet pas de contourner une opposition Opt-Out précédemment enregistrée.
10. Exemple concret : l’évolution d’un prospect dans Klape #
Prenons l’exemple d’un prospect provenant d’une publicité.
Étape 1 — Le contact rejoint une campagne #
Le prospect est ajouté à une campagne.
Son statut devient :
En cours
Klape envoie un premier email et peut prévoir des relances en l’absence de réponse.
Étape 2 — Le prospect répond #
Le prospect écrit :
« Bonjour, pouvez-vous m’expliquer comment fonctionne votre service ? »
Klape détecte sa réponse.
Son statut devient :
Répondu
L’intelligence artificielle peut poursuivre la discussion et répondre à ses questions.
Étape 3 — Le prospect manifeste un intérêt #
Après plusieurs échanges, le prospect écrit :
« Cela correspond à ce que je recherche. Est-ce qu’on peut prévoir un rendez-vous ? »
Klape détecte un intérêt commercial.
Son statut devient :
Intérêt
Vous recevez une notification pour vous informer de cette opportunité.
Étape 4 — Vous reprenez personnellement la conversation #
Vous souhaitez échanger directement avec ce prospect.
Vous interrompez sa séquence.
Son statut devient :
Interrompu
Klape cesse alors ses communications automatisées.
Cet exemple illustre un parcours possible. Tous les prospects ne passent pas nécessairement par l’ensemble de ces statuts.
Un refus clair peut notamment entraîner un classement Opt-Out sans qu’un intérêt commercial ait été détecté.
11. Bonnes pratiques pour suivre vos campagnes #
Consultez régulièrement la colonne Intérêt #
Elle permet de retrouver les opportunités commerciales détectées par Klape.
Lorsqu’un prospect manifeste un intérêt, consultez sa conversation afin de comprendre son besoin et déterminer la suite à donner.
Ne considérez pas tous les prospects Répondu comme qualifiés #
Une réponse peut simplement correspondre à une demande d’information.
La qualification dépend du contenu et de l’évolution de la conversation.
Interrompez les séquences lorsque vous prenez personnellement la main #
Cela permet d’éviter que l’IA continue à communiquer pendant votre intervention.
Respectez les contacts Opt-Out #
Ne tentez pas de relancer un prospect ayant exprimé une opposition en le déplaçant dans une autre campagne ou en restaurant sa fiche.
Consultez l’historique avant de réactiver une séquence #
Klape conserve le contexte des échanges. Vérifiez que la reprise des communications correspond toujours à votre objectif commercial.
Questions fréquentes #
Pourquoi mon prospect reste-t-il dans En cours ? #
Un contact reste généralement dans En cours tant qu’aucune réponse n’a été détectée.
Klape peut continuer à effectuer des relances espacées automatiquement.
Ce statut est également utilisé après la réactivation manuelle d’une séquence interrompue.
Pourquoi mon prospect est-il passé dans Répondu ? #
Klape a détecté une réponse du contact.
L’IA analyse ensuite la conversation pour déterminer si un intérêt commercial ou une opposition doit être identifié.
Combien de temps faut-il pour qu’un prospect soit classé Intérêt ? #
La qualification intervient généralement en 10 à 15 minutes, mais peut parfois prendre jusqu’à 30 minutes.
Pourquoi un prospect qui pose une question n’est-il pas classé Intérêt ? #
Poser une question ne constitue pas nécessairement une manifestation d’intérêt commercial.
Klape tient compte du contexte de la conversation pour effectuer sa classification.
Est-ce que je reçois une notification pour les prospects intéressés ? #
Oui. Klape envoie une notification dans l’application ainsi qu’un email lorsqu’un intérêt est détecté.
Est-ce que Klape continue de contacter les prospects classés Intérêt ? #
Les relances commerciales proactives sont suspendues.
En revanche, l’IA peut continuer à répondre aux messages spontanés du prospect tant que la séquence n’a pas été interrompue.
Puis-je déplacer manuellement un prospect vers Intérêt ? #
Non. Les statuts de qualification sont attribués automatiquement selon les conversations.
Pourquoi mon contact est-il dans Interrompu ? #
Sa séquence a été arrêtée manuellement.
Vous pouvez la réactiver depuis sa fiche si vous souhaitez reprendre les communications autorisées.
Une séquence réactivée conserve-t-elle les anciennes conversations ? #
Oui. Klape conserve l’historique et peut reprendre les échanges en tenant compte du contexte précédent.
Puis-je remettre un contact Opt-Out dans En cours ? #
Vous ne pouvez pas contourner un Opt-Out en changeant de campagne, en archivant ou en restaurant le contact.
Seul un nouvel échange initié spontanément par le prospect peut permettre à Klape de réévaluer sa situation.
Pourquoi mon contact apparaît-il Non défini ? #
Il n’est probablement associé à aucune campagne.
Non défini n’est pas un sixième statut de campagne.
Comment contacter le support ? #
Si vous rencontrez un problème de classification ou de gestion des statuts, contactez notre équipe à support@klape.io.
Précisez le contact concerné, son statut actuel et le comportement que vous avez observé, sans transmettre inutilement de données personnelles.
