Pour que Klape puisse contacter automatiquement vos prospects par email et poursuivre les conversations grâce à l’intelligence artificielle, vous devez connecter une adresse email professionnelle à votre compte.

Cette configuration permet à Klape d’envoyer vos messages, mais également de détecter les réponses de vos prospects pour poursuivre les échanges automatiquement.

Ce guide vous accompagne étape par étape.

1. Comprendre la différence entre SMTP et IMAP #

Klape utilise deux mécanismes complémentaires pour communiquer par email.

SMTP : l’envoi des emails

Le protocole SMTP permet à Klape d’envoyer des emails depuis votre adresse professionnelle.

Il est utilisé pour les premiers messages, les relances et les réponses envoyées par l’intelligence artificielle.

IMAP : la réception des réponses

Le protocole IMAP permet à Klape de consulter les nouveaux messages reçus dans votre boîte email.

C’est grâce à cette connexion que l’IA détecte les réponses des prospects et peut poursuivre les conversations.

Important : une configuration SMTP fonctionnelle ne signifie pas nécessairement que votre réception IMAP fonctionne.

Sans réception IMAP correctement configurée, Klape peut envoyer des emails, mais risque de ne pas détecter les réponses de vos prospects.

2. Accéder à la configuration email #

Pour connecter votre adresse email :

1. Connectez-vous à votre espace Klape.
2. Accédez à Paramètres.
3. Sélectionnez Configuration d’envoi.
4. Ouvrez la rubrique Configuration Email.

Vous pouvez alors configurer votre adresse email avec l’une des méthodes proposées.

Klape prend notamment en charge la connexion Microsoft Office 365 et la configuration SMTP personnalisée.

3. Connecter une adresse Microsoft Office 365 #

Si votre adresse email est hébergée sur Microsoft Office 365, Klape propose une connexion native sécurisée.

Procédure #

1. Dans Configuration Email, sélectionnez Microsoft Office 365.
2. Cliquez sur Connecter.
3. Connectez-vous à votre compte Microsoft.
4. Suivez les instructions affichées pour autoriser la connexion.
5. Revenez dans Klape pour vérifier le résultat.

Cette méthode utilise une autorisation OAuth. Vous n’avez donc pas besoin de renseigner manuellement vos paramètres SMTP et IMAP dans les champs de configuration personnalisée.

Une fois la connexion effectuée, nous vous recommandons de vérifier le fonctionnement de l’envoi et de la réception.

4. Configurer une adresse email avec SMTP personnalisé #

Si vous utilisez un autre fournisseur de messagerie, vous pouvez configurer votre compte manuellement.

Klape propose pour cela une option de configuration SMTP personnalisée.

Informations nécessaires #

Vous devez récupérer auprès de votre fournisseur de messagerie les informations suivantes :

• Serveur SMTP : l’adresse du serveur d’envoi.
• Port SMTP : le port utilisé pour les connexions.
• Identifiant SMTP : généralement votre adresse email complète.
• Mot de passe SMTP : le mot de passe ou le mot de passe d’application autorisé par votre fournisseur.
• TLS : le paramètre de sécurisation de la connexion.
• Adresse d’expédition : l’adresse email visible par vos prospects.
• Nom de l’expéditeur : le nom affiché aux destinataires.

Les valeurs exactes dépendent de votre fournisseur email.

Vous pouvez généralement les retrouver dans sa documentation ou dans l’administration de votre messagerie.

Exemple #

Si votre adresse professionnelle est hébergée chez OVH, vous devrez utiliser les informations SMTP correspondant à votre offre de messagerie OVH.

Si vous utilisez Gmail, une configuration SMTP personnalisée peut nécessiter un mot de passe d’application et des réglages de sécurité adaptés à votre compte Google.

Attention : n’utilisez pas des paramètres provenant d’un autre fournisseur. Les serveurs, ports et méthodes d’authentification peuvent être différents.

5. Activer la réception IMAP #

Une fois l’envoi SMTP configuré, vous devez également permettre à Klape de récupérer les réponses des prospects.

Dans la configuration SMTP personnalisée, recherchez l’option :

Activer IMAP (réception des réponses)

Activez cette option, puis renseignez les informations demandées.

Paramètres IMAP #

• Serveur IMAP.
• Port IMAP.
• Identifiant IMAP.
• Mot de passe IMAP.

Ces informations sont fournies par votre hébergeur de messagerie.

Dans certains cas, vos identifiants SMTP et IMAP sont identiques. Dans d’autres, ils peuvent être différents.

Klape permet de renseigner des identifiants distincts pour la réception IMAP. Lorsque les champs d’identification IMAP sont laissés vides, Klape peut utiliser les identifiants SMTP correspondants.

Notre recommandation : vérifiez systématiquement votre configuration IMAP avant de commencer une campagne.

6. Peut-on utiliser un serveur SMTP et un serveur IMAP différents ? #

Oui.

Klape permet d’utiliser un service externe pour envoyer les emails tout en conservant la réception des réponses sur votre boîte professionnelle.

Par exemple :

• Envoi SMTP : un relais SMTP Brevo.
• Réception IMAP : votre boîte email professionnelle hébergée chez OVH.

Dans cette configuration, les identifiants du relais SMTP et ceux de votre messagerie IMAP peuvent être différents.

Veillez à renseigner les paramètres de chaque service dans les champs correspondants.

La boîte surveillée par Klape doit être celle dans laquelle arrivent réellement les réponses de vos prospects.

7. Tester l’envoi des emails #

Après avoir enregistré votre configuration, utilisez le bouton Tester l’envoi.

Klape effectue un test pour vérifier si votre connexion permet d’envoyer des emails.

En cas d’échec, un message d’erreur peut vous aider à identifier le problème.

Les causes fréquentes sont :

• Une adresse de serveur SMTP incorrecte.
• Un port SMTP inadapté.
• Un identifiant ou un mot de passe erroné.
• Une configuration TLS incorrecte.
• Une restriction imposée par votre fournisseur de messagerie.

Si un message d’erreur technique apparaît, conservez-le : il pourra aider notre support à identifier la cause du problème.

8. Tester la réception des emails #

Une fois le test d’envoi effectué, cliquez également sur Tester la réception.

Ce test permet de vérifier la connexion utilisée par Klape pour accéder aux réponses de vos prospects.

Les deux tests sont complémentaires : vous devez vérifier l’envoi et la réception.

Si le test d’envoi fonctionne mais que le test de réception échoue, vérifiez en priorité :

• Le serveur et le port IMAP.
• Les identifiants utilisés pour la réception.
• L’activation du protocole IMAP auprès de votre fournisseur.
• Les éventuelles restrictions de sécurité de votre messagerie.

9. Pourquoi utiliser une adresse email dédiée à Klape ? #

Nous recommandons fortement de connecter à Klape une adresse email réservée aux conversations automatisées.

Par exemple, vous pourriez utiliser :

• contact@entreprise.fr pour vos échanges professionnels habituels.
• prospection@entreprise.fr pour les conversations gérées par Klape.

Cette séparation est importante, car Klape détecte les nouvelles réponses grâce aux messages non lus dans votre messagerie.

Si vous ouvrez un email de prospect directement dans Gmail, Outlook ou votre autre logiciel de messagerie avant que Klape l’ait traité, celui-ci peut être marqué comme lu.

Klape risque alors de ne plus détecter cette réponse et de ne pas poursuivre la conversation.

Pour éviter ce problème, consultez de préférence les échanges avec les prospects directement dans votre espace Klape.

Si une réponse a été ouverte par erreur, vous pouvez essayer de la remettre en non lu pour permettre à Klape de la détecter à nouveau.

10. Quelle différence entre votre email de connexion et votre email d’envoi ? #

Votre adresse email de connexion sert à accéder à votre compte Klape et à recevoir les notifications de la plateforme.

Votre adresse email d’envoi est celle utilisée par l’intelligence artificielle pour contacter vos prospects.

Ces deux adresses peuvent être identiques, mais nous vous recommandons d’utiliser des adresses différentes.

Cela permet d’éviter les confusions entre les notifications de votre compte et les conversations commerciales automatisées.

11. Attention si vous changez d’adresse email pendant une campagne #

Si vous modifiez votre adresse email active alors que des conversations sont déjà en cours, Klape utilise ensuite la nouvelle configuration.

Toutefois, les réponses envoyées par vos prospects à l’ancienne adresse risquent de ne plus être détectées.

En effet, Klape surveille la boîte de réception correspondant à la configuration active.

Si vous devez changer d’adresse email, nous vous recommandons d’interrompre les séquences concernées et d’organiser la reprise des échanges avec vos prospects depuis la nouvelle adresse.

Évitez de changer votre configuration d’envoi en pleine campagne sans anticiper les conséquences sur les conversations existantes.

Questions fréquentes #

Pourquoi Klape envoie mes emails, mais ne reçoit pas les réponses ? #

Vérifiez en priorité votre configuration IMAP.

Le protocole SMTP permet uniquement l’envoi. Pour détecter les réponses de vos prospects, Klape doit également pouvoir accéder à votre boîte email en réception.

Assurez-vous que l’option IMAP est activée et utilisez Tester la réception.

Puis-je utiliser Gmail avec Klape ? #

Oui, via une configuration SMTP personnalisée compatible avec les exigences de sécurité de Google.

Selon votre compte, vous devrez notamment utiliser un mot de passe d’application et les paramètres SMTP/IMAP adaptés.

Puis-je utiliser une adresse OVH ou IONOS ? #

Oui. Vous pouvez connecter une adresse email professionnelle hébergée chez ces fournisseurs à l’aide de leurs paramètres SMTP et IMAP.

Puis-je connecter plusieurs adresses email ? #

Klape permet de configurer plusieurs fournisseurs de messagerie, mais une seule configuration d’envoi est active à la fois.

Faut-il obligatoirement configurer IMAP ? #

La configuration IMAP peut être facultative pour enregistrer une connexion SMTP personnalisée, mais elle est essentielle si vous souhaitez que Klape détecte les réponses email et poursuive automatiquement les conversations.

Dois-je utiliser la même adresse pour me connecter à Klape et envoyer mes emails ? #

Non. Ces deux usages sont distincts.

Nous recommandons même d’utiliser une adresse dédiée pour les conversations automatisées afin d’éviter les interruptions causées par des emails marqués comme lus.

Que faire si ma connexion SMTP affiche une erreur ? #

Vérifiez l’adresse du serveur, le port, le chiffrement TLS et les identifiants.

Pour Gmail, un mot de passe habituel peut être refusé si un mot de passe d’application est nécessaire.

Si le problème persiste, contactez notre équipe en fournissant le message d’erreur affiché.

Support Klape : support@klape.io

Ne communiquez jamais vos mots de passe de messagerie ou vos clés d’accès au support.

J’ai tout configuré, mais Klape ne répond toujours pas aux prospects. Que faire ? #

Vérifiez que le test de réception fonctionne, que les emails des prospects n’ont pas été marqués comme lus et que les séquences des contacts sont actives.

Pensez également aux horaires de communication autorisés et à votre solde de crédits.

Si nécessaire, consultez notre article « Pourquoi Klape ne répond plus aux emails de mes prospects ? ».