Vous souhaitez ajouter plusieurs prospects à Klape sans les créer un par un ?

Klape vous permet d’importer vos contacts à partir d’un fichier CSV ou Excel, afin de constituer rapidement votre base de prospects et de les intégrer à vos campagnes d’intelligence artificielle.

Pour réussir votre importation, il est essentiel d’utiliser le modèle de fichier fourni par Klape et de respecter son format.

Dans ce guide, découvrez comment préparer votre fichier, importer vos contacts et résoudre les erreurs les plus fréquentes.

1. Télécharger le modèle officiel de Klape #

Pour simplifier l’importation et éviter les erreurs de format, Klape met à votre disposition un modèle CSV.

Comment le télécharger ? #

1. Connectez-vous à votre compte Klape.
2. Accédez à la rubrique Importer.
3. Cliquez sur Importer des contacts.
4. Sélectionnez Télécharger le modèle CSV.

Le fichier téléchargé contient les colonnes attendues par Klape.

Important : nous vous recommandons de toujours partir de ce modèle, même si vous possédez déjà un fichier Excel contenant vos prospects.

Vous pouvez ouvrir le modèle dans Microsoft Excel, Google Sheets ou un autre tableur compatible.

2. Comment préparer correctement votre fichier ? #

Le modèle officiel de Klape comporte quatre colonnes, dans cet ordre :

Exemple de fichier #

Dans cet exemple, Sophie ne possède pas de numéro de téléphone. Son contact peut tout de même être importé.

L’adresse email est indispensable, car Klape utilise systématiquement l’email pour démarrer ses séquences de contact.

Règles importantes #

Pour que votre fichier soit accepté :

• Conservez les noms des colonnes exactement comme dans le modèle.
• Ne modifiez pas leur ordre.
• Ne supprimez aucune colonne du modèle.
• N’ajoutez pas de colonnes supplémentaires.
• Vérifiez que les adresses email ont un format valide.
• Ne laissez pas vides les champs obligatoires.
• Utilisez le modèle officiel plutôt qu’un fichier exporté directement depuis un autre logiciel.

Si vous avez déjà une liste de contacts, copiez uniquement les informations nécessaires et collez-les sous les en-têtes du modèle Klape.

3. Quel format de fichier utiliser ? #

Klape accepte les fichiers CSV et Excel compatibles avec son modèle d’importation, dans la limite de 5 Mo par fichier.

Pour les fichiers CSV #

Le modèle officiel utilise :

• Les en-têtes Nom, Prénom, Email, Téléphone.
• Le point-virgule ; comme séparateur.
• L’encodage UTF-8 avec BOM.

Voici un exemple de contenu CSV :

Nom;Prénom;Email;Téléphone
Martin;Julie;julie.martin@exemple.fr;0612345678
Bernard;Thomas;thomas.bernard@exemple.fr;0712345678
Dubois;Sophie;sophie.dubois@exemple.fr;

Attention : un fichier CSV utilisant des virgules à la place des points-virgules peut provoquer des erreurs de lecture.

Pour limiter les problèmes de compatibilité, téléchargez le modèle officiel, remplissez-le et conservez son format.

Pour les fichiers Excel #

Si vous travaillez avec Excel, veillez à conserver la structure des quatre colonnes.

Nous vous recommandons également de définir la colonne Téléphone au format Texte avant d’y coller vos numéros.

Cela permet notamment d’éviter qu’Excel supprime le zéro initial des numéros français.

Par exemple, 0612345678 ne doit pas devenir 612345678.

4. Comment importer vos contacts dans Klape ? #

Une fois votre fichier préparé, vous pouvez lancer l’importation.

Étape 1 — Ouvrir la rubrique Importer #

Depuis votre espace Klape, accédez à :

Importer → Importer des contacts

Étape 2 — Sélectionner votre fichier #

Choisissez le fichier CSV ou Excel préparé à partir du modèle officiel.

Vérifiez que sa taille ne dépasse pas 5 Mo.

Étape 3 — Lancer l’importation #

Validez l’importation depuis l’interface.

Klape analyse le fichier et tente de créer les contacts correspondants.

Étape 4 — Consulter le résultat #

À la fin de l’opération, Klape affiche un message récapitulatif.

Ce message peut indiquer :

• Le nombre de contacts importés.
• Le nombre de lignes ignorées.
• Les éventuelles erreurs détectées.
• Les raisons expliquant le refus de certaines lignes.

Important : un message intitulé « Erreur » ne signifie pas nécessairement que toute l’importation a échoué.

Klape peut importer les lignes valides et ignorer uniquement celles qui présentent un problème.

Consultez donc les détails du résultat avant de recommencer.

5. Les contacts importés sont-ils automatiquement contactés ? #

Non, pas lorsque vous les importez simplement dans votre base de contacts.

L’importation permet d’enregistrer les prospects dans Klape.

Pour que l’intelligence artificielle commence à les contacter, vous devez ensuite les attribuer à une campagne.

Comment ajouter les contacts importés à une campagne ? #

1. Rendez-vous dans Conversations.
2. Ouvrez la campagne de votre choix.
3. Cliquez sur Ajouter des contacts.
4. Sélectionnez Contacts existants.
5. Choisissez les prospects à intégrer.

Une fois ajoutés à la campagne, les contacts entrent automatiquement dans la séquence prévue.

Le premier message est envoyé par email, selon les horaires d’envoi configurés.

Peut-on importer directement dans une campagne ? #

Oui.

Vous pouvez également :

1. Ouvrir Conversations.
2. Sélectionner la campagne souhaitée.
3. Cliquer sur Ajouter des contacts.
4. Choisir l’onglet Import Excel.
5. Importer votre fichier.

Dans ce cas, les contacts sont importés directement dans la campagne sélectionnée.

Attention : leur séquence démarre automatiquement après leur ajout à la campagne, conformément aux paramètres d’envoi de Klape.

Assurez-vous donc que votre campagne et les instructions de l’IA sont correctement configurées avant de procéder.

6. Que se passe-t-il si un contact existe déjà dans Klape ? #

Klape utilise l’adresse email comme identifiant unique d’un contact.

Deux fiches contacts ne peuvent pas utiliser la même adresse email.

Si vous importez un fichier contenant une adresse email déjà présente dans votre base Klape, la ligne correspondante est ignorée ou refusée.

Exemple #

Vous possédez déjà le contact suivant :

• Prénom : Julie
• Nom : Martin
• Email : julie.martin@exemple.fr

Vous importez ensuite un nouveau fichier avec :

• Prénom : Julie
• Nom : Martin
• Email : julie.martin@exemple.fr
• Téléphone : 0612345678

Klape ne crée pas un deuxième contact.

L’importation ne met pas automatiquement à jour la fiche existante avec le nouveau numéro de téléphone.

Pour modifier ses informations, vous devez accéder à la fiche du contact concerné.

Si ce contact possède une séquence active, vous devrez l’interrompre avant de modifier ses informations générales.

7. Pourquoi certaines lignes de mon fichier ne sont-elles pas importées ? #

Plusieurs situations peuvent expliquer qu’une partie de votre fichier soit ignorée.

Une adresse email est absente #

L’adresse email est obligatoire.

Une ligne sans adresse email valide ne peut pas être importée.

L’adresse email est mal formatée #

Par exemple :

• julie.martin
• julie@
• julie.martin@

Ces adresses ne présentent pas un format email valide.

Corrigez-les avant de recommencer.

Attention : Klape vérifie le format de l’adresse email, mais ne garantit pas que la boîte du destinataire existe réellement ou qu’elle puisse recevoir des messages.

Une adresse inexistante peut donc être importée et entraîner des tentatives d’envoi qui consomment des crédits.

Le contact existe déjà #

Si son adresse email est déjà enregistrée dans Klape, il ne sera pas créé une seconde fois.

Le fichier ne respecte pas le modèle #

Cela peut notamment arriver si :

• Les noms des colonnes ont été modifiés.
• Les colonnes sont dans le mauvais ordre.
• Le séparateur CSV est incorrect.
• Le fichier utilise un encodage incompatible.
• Des colonnes supplémentaires ont été ajoutées.

Dans cette situation, téléchargez à nouveau le modèle officiel et recopiez vos données dedans.

Le fichier est trop volumineux #

Klape accepte les fichiers jusqu’à 5 Mo.

Si votre fichier dépasse cette limite, répartissez vos contacts dans plusieurs fichiers respectant chacun le modèle officiel.

8. Pourquoi Klape affiche une erreur alors que certains contacts ont été importés ? #

Lorsqu’un fichier contient à la fois des lignes valides et invalides, Klape peut effectuer une importation partielle.

Exemple #

Vous importez 100 contacts :

• 85 contacts sont valides.
• 10 adresses email existent déjà dans Klape.
• 5 lignes contiennent des emails mal formatés.

Klape peut importer les 85 contacts valides et ignorer les 15 autres.

Un message d’erreur ou d’avertissement peut alors apparaître pour signaler les lignes refusées.

Cela ne signifie pas que les 85 contacts valides n’ont pas été importés.

Que faire ? #

1. Consultez le récapitulatif de l’importation.
2. Identifiez les lignes refusées.
3. Corrigez uniquement les problèmes signalés.
4. Vérifiez les contacts déjà présents dans Klape.
5. Réimportez les données corrigées si nécessaire.

Évitez de recommencer systématiquement une importation complète sans vérifier son résultat.

9. Peut-on importer les informations du projet de chaque prospect ? #

Klape propose un champ Projet dans les fiches contacts.

Ce champ permet de fournir à l’intelligence artificielle des informations spécifiques sur un prospect, par exemple :

• Un échange commercial antérieur.
• Le montant d’un devis.
• Une demande particulière.
• Le contexte d’un précédent rendez-vous.
• Les besoins connus du prospect.

L’IA peut utiliser ces informations pour personnaliser ses conversations.

Actuellement, le champ Projet ne peut pas être renseigné automatiquement par import CSV ou Excel.

Pour compléter ces informations, vous devez ouvrir la fiche du contact dans Klape et les ajouter manuellement.

Si une séquence est active, interrompez-la avant de modifier ce champ, puis réactivez-la après enregistrement.

10. Peut-on importer un contact dans plusieurs campagnes ? #

Un contact ne peut être associé qu’à une seule campagne à la fois.

Si vous souhaitez le transférer vers une autre campagne, vous devez :

1. Interrompre sa séquence actuelle.
2. Le retirer de son ancienne campagne.
3. L’ajouter à la nouvelle campagne.

Son historique de conversation est conservé.

La nouvelle campagne utilise alors ses propres instructions et paramètres pour poursuivre la prise de contact.

Important : les contacts ayant exprimé un refus de communication (Opt-Out) conservent cette restriction. Un changement de campagne ne permet pas de les recontacter automatiquement.

11. Que faire si votre importation échoue malgré tout ? #

Si vous avez suivi ce guide et que vous ne parvenez toujours pas à importer vos contacts :

1. Téléchargez une nouvelle copie du modèle CSV officiel.
2. Vérifiez les noms et l’ordre des colonnes.
3. Contrôlez les adresses email.
4. Vérifiez les éventuels doublons.
5. Essayez d’importer un petit fichier de test contenant quelques contacts valides.

Si l’importation échoue toujours, contactez notre équipe à support@klape.io.

Dans certains cas exceptionnels, notre support pourra vous proposer de transmettre votre fichier afin de vérifier sa structure et de vous aider à effectuer l’importation.

Pour protéger les données personnelles de vos prospects, n’envoyez pas spontanément un fichier complet contenant des contacts. Privilégiez d’abord le message d’erreur ou un exemple ne contenant pas de véritables données personnelles.

Questions fréquentes #

Quels formats sont acceptés par Klape ? #

Klape accepte les fichiers CSV et Excel compatibles avec son modèle d’importation, avec une taille maximale de 5 Mo.

Où télécharger le modèle officiel ? #

Rendez-vous dans Importer → Importer des contacts → Télécharger le modèle CSV.

Quelles colonnes sont obligatoires ? #

Le modèle comprend quatre colonnes : Nom, Prénom, Email et Téléphone.

Le nom, le prénom et l’email sont obligatoires. Le téléphone est facultatif.

Puis-je importer des contacts sans numéro de téléphone ? #

Oui. Les contacts sans numéro de téléphone peuvent être importés et contactés par email.

Les SMS nécessitent en revanche un numéro de téléphone.

Pourquoi mon fichier CSV ne fonctionne-t-il pas ? #

Vérifiez notamment le séparateur point-virgule, l’encodage UTF-8 avec BOM et les en-têtes du modèle officiel.

Puis-je utiliser mon propre fichier Excel ? #

Oui, à condition qu’il respecte la structure attendue par Klape.

Pour éviter les erreurs, nous recommandons de recopier vos contacts dans le modèle officiel.

Que se passe-t-il si j’importe deux fois les mêmes contacts ? #

Klape ne crée pas de doublon lorsqu’une adresse email existe déjà.

Les contacts existants ne sont pas automatiquement mis à jour par une nouvelle importation.

Les contacts sont-ils contactés immédiatement après l’import ? #

Pas si vous les importez uniquement dans la base de contacts.

Ils doivent d’abord être attribués à une campagne.

En revanche, si vous importez directement dans une campagne, les séquences démarrent automatiquement en respectant les horaires configurés.

Pourquoi 80 contacts seulement ont-ils été importés sur les 100 de mon fichier ? #

Il est possible que certaines lignes aient été ignorées à cause de doublons, de données manquantes ou d’adresses email incorrectes.

Consultez le récapitulatif affiché après l’importation pour identifier les causes.

Puis-je ajouter automatiquement une description du projet de chaque prospect ? #

Pas encore via l’importation de fichiers. Le champ Projet doit actuellement être renseigné manuellement depuis la fiche contact.

Puis-je transmettre mon fichier de contacts au support ? #

Uniquement si cela est nécessaire et après échange avec notre équipe.

Contactez d’abord support@klape.io en expliquant le problème rencontré, sans joindre immédiatement votre base de contacts.