Klape automatise la prise de contact, les relances et les conversations avec vos prospects grâce à l’intelligence artificielle.
Contrairement à un outil d’emailing classique, Klape ne se contente pas d’envoyer une série de messages prédéfinis. L’IA adapte ses communications au contexte de chaque prospect, à ses réponses et à l’objectif de votre campagne.
Dans ce guide, découvrez comment fonctionnent les séquences automatiques, à quel moment Klape envoie des messages et dans quelles situations les relances s’arrêtent.
1. Qu’est-ce qu’une séquence automatique dans Klape ? #
Une séquence automatique correspond à l’ensemble des communications que Klape peut entretenir avec un prospect.
Elle comprend notamment :
- Le premier email de prise de contact.
- Les relances envoyées en l’absence de réponse.
- Les SMS complémentaires lorsque le contact possède un numéro de téléphone.
- Les réponses de l’intelligence artificielle aux questions du prospect.
- Les éventuelles reprises de contact demandées pour une date ultérieure.
L’objectif est d’engager une conversation naturelle et de déterminer si le prospect présente un intérêt commercial.
Klape peut ainsi qualifier un besoin, identifier une opportunité et vous prévenir lorsqu’un prospect souhaite avancer.
2. Quand une séquence démarre-t-elle ? #
Une séquence démarre automatiquement lorsqu’un contact est ajouté à une campagne.
Le simple fait de créer ou d’importer un contact dans votre base Klape ne déclenche aucun message.
Pour lancer une séquence :
- Rendez-vous dans Conversations.
- Ouvrez la campagne souhaitée.
- Cliquez sur Ajouter des contacts.
- Sélectionnez les contacts à intégrer.
Une fois les contacts ajoutés, Klape commence à organiser les communications selon les instructions de la campagne et vos horaires d’envoi.
Vous pouvez également importer directement des contacts dans une campagne ou utiliser l’API Klape avec un identifiant de campagne.
À retenir : un contact présent uniquement dans votre base Contacts n’est pas automatiquement relancé.
3. Quel est le premier message envoyé ? #
Le premier message d’une séquence Klape est toujours un email.
C’est pourquoi l’adresse email est obligatoire lors de la création ou de l’importation d’un contact.
L’IA prépare son message à partir des informations disponibles :
- La description de votre activité.
- Le contexte de la campagne.
- L’action souhaitée.
- Le ton de communication sélectionné.
- Les informations du champ Projet du prospect.
Exemple #
Vous gérez une agence marketing et un prospect a récemment demandé des informations sur vos services.
Klape peut engager la conversation par email afin de comprendre ses besoins et déterminer si un échange avec votre équipe serait pertinent.
Si le prospect ne répond pas, l’intelligence artificielle peut ensuite prévoir des relances.
Le contenu des messages dépend des instructions de votre campagne.
4. Comment Klape utilise-t-il les emails et les SMS ? #
Klape peut communiquer avec vos prospects par deux canaux :
Il constitue le principal canal utilisé pour engager et poursuivre les conversations.
SMS
Il intervient comme canal complémentaire lorsque le prospect possède un numéro de téléphone et que les SMS sont activés sur votre compte.
Les deux canaux sont-ils utilisés simultanément ? #
Non. Klape organise les communications progressivement.
Après le premier email, l’IA peut notamment envoyer un SMS quelques heures ou quelques jours plus tard, selon le contexte et l’évolution de la séquence.
Les messages peuvent ensuite alterner entre email et SMS.
Klape privilégie généralement les emails, tandis que les SMS viennent compléter les échanges.
Peut-on utiliser Klape sans numéro de téléphone ? #
Oui.
Si un contact ne possède pas de numéro de téléphone, Klape peut communiquer avec lui uniquement par email.
L’absence de téléphone n’empêche pas le démarrage d’une séquence.
5. Comment fonctionnent les relances lorsqu’un prospect ne répond pas ? #
Lorsqu’un prospect ne répond pas, Klape peut poursuivre automatiquement ses relances.
L’intelligence artificielle adapte les messages et espace progressivement les prises de contact.
Elle ne fonctionne pas uniquement avec une série fixe d’emails identiques.
Exemple de déroulement #
- Klape envoie un premier email.
- Le prospect ne répond pas.
- Après un délai déterminé par le système, Klape effectue une relance.
- Si un numéro est disponible, un SMS peut également être utilisé.
- En l’absence de réponse, de nouvelles relances peuvent être programmées.
Cet exemple illustre le fonctionnement général : il ne correspond pas à un calendrier fixe applicable à tous les contacts.
Combien de relances sont envoyées ? #
Il n’existe pas de nombre fixe de relances après lequel Klape arrête automatiquement toutes les séquences.
Tant qu’un prospect ne répond pas, que sa séquence reste active et qu’aucune opposition n’a été exprimée, Klape peut continuer à effectuer des relances espacées.
Les délais et le contenu peuvent évoluer selon le contexte.
Si vous ne souhaitez plus contacter un prospect, vous pouvez interrompre manuellement sa séquence.
6. À quels horaires Klape envoie-t-il les messages ? #
Klape respecte les jours et horaires de communication définis dans votre compte.
Par défaut, les envois sont autorisés :
Du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h.
Ces plages horaires sont personnalisables.
Exemple : contact ajouté un dimanche #
Vous ajoutez un prospect à une campagne le dimanche à 20 h.
Sa séquence est initialisée, mais le premier email attend la prochaine plage d’envoi autorisée.
Avec les horaires par défaut, l’envoi pourra intervenir à partir du lundi matin.
Exemple : réponse reçue le soir #
Un prospect répond à Klape à 22 h.
L’intelligence artificielle peut prendre en compte sa réponse, mais son prochain message sera envoyé pendant une plage horaire autorisée.
Important : les horaires s’appliquent aussi aux relances et aux réponses de l’IA.
Une conversation qui semble inactive pendant la nuit ou le week-end ne présente donc pas nécessairement un problème technique.
7. Pourquoi Klape ne répond-il pas immédiatement ? #
Klape cherche à conserver un rythme de conversation naturel.
Les délais de réponse peuvent donc varier.
Plusieurs facteurs peuvent expliquer qu’un message ne parte pas immédiatement :
- Les horaires de communication configurés.
- Le délai de traitement de la réponse reçue.
- Le rythme de conversation appliqué par l’IA.
- Le statut de la séquence.
- La disponibilité des crédits.
- Le fonctionnement de la réception email.
Il n’est pas nécessairement anormal qu’un prospect ait répondu sans recevoir une réponse immédiate.
Attention aux emails marqués comme lus #
Si vous consultez les réponses de vos prospects directement dans Gmail, Outlook ou votre autre messagerie avant que Klape ne les ait traitées, elles peuvent être marquées comme lues.
Or, Klape utilise les emails non lus pour identifier les nouvelles réponses.
L’IA risque alors de ne plus détecter ces messages.
Solution : retrouvez le message concerné dans votre messagerie et marquez-le à nouveau comme non lu.
Nous recommandons également d’utiliser une adresse email dédiée à Klape.
Pour davantage d’informations, consultez notre guide : « Pourquoi Klape ne répond plus aux emails de mes prospects ? »
8. Que se passe-t-il lorsqu’un prospect répond ? #
Lorsqu’une réponse est détectée, Klape analyse son contenu afin de comprendre l’intention du prospect.
L’IA peut notamment :
- Répondre à une question.
- Demander une précision.
- Chercher à mieux comprendre un besoin.
- Identifier un intérêt commercial.
- Proposer un rendez-vous si cela correspond à l’objectif de la campagne.
- Prendre en compte une demande de ne plus être contacté.
Le prospect passe généralement au statut Répondu lorsqu’une première réponse est détectée.
L’analyse peut ensuite entraîner une nouvelle classification selon le contenu de la conversation.
Cette qualification peut prendre plusieurs minutes et parfois jusqu’à une trentaine de minutes.
9. Que se passe-t-il lorsqu’un prospect est intéressé ? #
Lorsqu’un prospect manifeste un intérêt commercial, Klape peut le classer dans le statut Intérêt.
Vous recevez alors :
- Une notification dans votre espace Klape.
- Une notification par email.
L’objectif est de vous permettre d’identifier rapidement les prospects avec lesquels vous pouvez poursuivre la relation commerciale.
Klape continue-t-il de relancer un prospect intéressé ? #
Lorsqu’un intérêt est identifié, Klape suspend les relances commerciales proactives.
L’IA ne continue donc pas à solliciter le prospect comme s’il n’avait jamais répondu.
En revanche, si le prospect lui adresse spontanément une nouvelle question, Klape peut continuer à lui répondre tant que la séquence n’a pas été interrompue manuellement.
Comment prendre la main sur la conversation ? #
Si vous souhaitez échanger personnellement avec le prospect, interrompez sa séquence depuis sa fiche contact.
Cela permet d’arrêter les communications automatisées pour ce contact.
10. Klape peut-il recontacter un prospect à une date ultérieure ? #
Oui.
L’intelligence artificielle peut tenir compte d’une demande de reprise de contact formulée par un prospect.
Exemple #
Un prospect répond :
« Le projet m’intéresse, mais je suis occupé actuellement. Revenez vers moi dans deux mois. »
Klape peut tenir compte de cette demande et prévoir une reprise de contact ultérieure.
Le prospect peut également être classé dans le statut Intérêt, car il a manifesté une intention commerciale.
Que se passe-t-il si j’interromps sa séquence ? #
Si vous interrompez manuellement sa séquence, Klape cesse les relances automatiques, y compris celles qui étaient prévues pour plus tard.
Si vous réactivez ensuite la séquence, Klape peut reprendre les communications en tenant compte de l’historique du contact et des rappels éventuels.
Une relance devenue échue pendant l’interruption peut reprendre dès que les conditions d’envoi le permettent.
11. Que se passe-t-il lorsqu’un prospect refuse d’être contacté ? #
Si un prospect indique clairement qu’il ne souhaite plus recevoir de messages commerciaux, Klape peut le classer dans le statut Opt-Out.
Par exemple :
- « Je ne suis pas intéressé, merci de ne plus me contacter. »
- « Retirez-moi de vos relances. »
- « Je ne souhaite plus recevoir vos messages. »
Lorsqu’un contact est classé Opt-Out, Klape arrête les sollicitations proactives.
Cette opposition doit être respectée, même si le contact est transféré vers une autre campagne, archivé ou restauré.
Que se passe-t-il si le prospect reprend lui-même contact ? #
Si un prospect précédemment classé Opt-Out écrit spontanément à nouveau et manifeste un nouvel intérêt, Klape peut analyser ce nouvel échange et adapter sa classification.
Cela ne signifie pas qu’il est autorisé à être relancé automatiquement simplement parce que sa fiche a été modifiée ou déplacée.
12. Comment interrompre une séquence ? #
Vous pouvez décider d’arrêter les communications automatisées avec un prospect à tout moment.
Pour cela :
- Rendez-vous dans Contacts.
- Ouvrez la fiche du prospect concerné.
- Utilisez l’action permettant d’interrompre sa séquence.
Le contact passe au statut Interrompu.
L’IA cesse alors ses communications automatisées pour ce prospect.
Cette action est particulièrement utile lorsque vous souhaitez :
- Reprendre personnellement une conversation.
- Modifier les informations du contact.
- Compléter son champ Projet.
- Le transférer vers une autre campagne.
- Suspendre temporairement les relances.
13. Comment réactiver une séquence interrompue ? #
Lorsqu’une séquence a été interrompue manuellement, vous pouvez la réactiver depuis la fiche du contact.
Après réactivation :
- Le contact retrouve le statut En cours.
- Son historique de conversation est conservé.
- L’intelligence artificielle peut reprendre les échanges.
- Les relances éventuelles sont de nouveau prises en compte.
Les communications reprennent selon les horaires autorisés et les conditions habituelles de fonctionnement.
Vous n’avez pas besoin de recréer le contact ni de supprimer son historique pour relancer une séquence interrompue.
14. Pourquoi Klape a-t-il arrêté les relances ? #
Plusieurs situations peuvent expliquer l’arrêt ou la suspension des communications.
Le contact est classé Intérêt #
Klape a détecté un intérêt commercial et suspend les sollicitations proactives.
L’IA peut toutefois continuer à répondre à des messages spontanés tant que la séquence n’a pas été interrompue.
Le contact est classé Opt-Out #
Le prospect a exprimé un refus de communication.
Klape ne doit plus lui envoyer de relances commerciales proactives.
La séquence est interrompue #
Vous avez arrêté manuellement la séquence du contact.
Il faut la réactiver pour permettre la reprise des communications autorisées.
Les horaires d’envoi ne permettent pas encore de communiquer #
Klape attend la prochaine plage autorisée.
Votre solde de crédits est épuisé #
Lorsque les crédits disponibles sont épuisés, Klape suspend les envois.
Les communications peuvent reprendre automatiquement après le renouvellement des crédits mensuels ou l’achat de crédits supplémentaires.
Les réponses email ne sont plus détectées #
Une mauvaise configuration de la réception IMAP ou des emails marqués comme lus peuvent empêcher Klape de poursuivre certaines conversations.
Vérifiez votre configuration email et les messages non lus de votre boîte de réception.
15. Combien de crédits consomment les emails et les SMS ? #
Klape utilise un système de crédits.
Chaque message envoyé consomme un nombre de crédits qui dépend du canal utilisé.
| Type de communication | Crédits consommés |
|---|---|
| Un email | 1 crédit |
| Un SMS | 5 crédits |
Exemple #
Une séquence entraîne l’envoi de :
- 4 emails : 4 crédits.
- 2 SMS : 10 crédits.
Consommation totale : 14 crédits.
La consommation dépend donc du volume réel des communications effectuées.
Si votre solde est épuisé, les envois sont suspendus jusqu’à ce que des crédits soient de nouveau disponibles.
Vous pouvez consulter votre solde et acheter des crédits supplémentaires directement dans votre espace Klape.
16. Les relances SMS fonctionnent-elles pendant l’essai gratuit ? #
Klape propose une période d’essai gratuit de 7 jours.
Pendant cet essai, les fonctionnalités de la plateforme sont disponibles, à l’exception de l’activation des SMS.
Les séquences peuvent donc fonctionner par email pendant cette période.
Après la fin de l’essai, le numéro SMS est normalement activé automatiquement dans un délai pouvant atteindre 72 heures.
Vous recevez une notification par email lorsque l’activation est effectuée.
Les séquences actives peuvent ensuite utiliser les SMS lorsque les contacts disposent d’un numéro de téléphone.
Si le service n’est toujours pas activé après 72 heures, contactez support@klape.io.
Questions fréquentes #
Quand Klape commence-t-il à relancer mes prospects ? #
Une séquence démarre automatiquement lorsqu’un contact est ajouté à une campagne. Les messages sont ensuite envoyés selon les horaires autorisés.
Le premier message est-il un SMS ou un email ? #
Le premier message est toujours un email.
Klape peut-il fonctionner uniquement par email ? #
Oui. Les SMS sont facultatifs et nécessitent un numéro de téléphone ainsi qu’un service SMS actif.
Combien de temps Klape attend-il avant d’envoyer une relance ? #
Les délais sont variables et dépendent de la logique de la séquence. Il n’existe pas un délai fixe unique applicable à toutes les relances.
Combien de relances Klape envoie-t-il avant d’arrêter ? #
Il n’existe pas de nombre maximal fixe de relances. Klape peut continuer les relances espacées tant que la séquence reste active et que le prospect n’a pas exprimé de refus.
Klape peut-il répondre pendant la nuit ? #
Les messages sortants respectent les horaires configurés. Par défaut, ils sont autorisés du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h.
Pourquoi mon prospect a-t-il répondu, mais l’IA ne lui répond pas ? #
Vérifiez que le message reçu n’a pas été marqué comme lu dans votre messagerie, que la configuration de réception fonctionne, que la séquence n’est pas interrompue et que vous disposez de crédits.
Que se passe-t-il lorsqu’un prospect est intéressé ? #
Klape le classe dans le statut Intérêt et vous envoie une notification.
Les relances commerciales proactives sont suspendues, mais l’IA peut continuer à répondre aux questions spontanées du prospect.
Klape peut-il rappeler un prospect dans deux mois ? #
Oui. L’IA peut tenir compte d’une demande de reprise de contact à une date ultérieure et organiser un suivi adapté.
Comment arrêter les relances d’un prospect ? #
Ouvrez sa fiche contact et interrompez sa séquence.
Puis-je reprendre une séquence interrompue ? #
Oui. Vous pouvez réactiver la séquence depuis la fiche du contact. Klape conserve son historique.
Un contact Opt-Out peut-il être relancé ? #
Non. Un contact ayant exprimé un refus ne peut pas être relancé proactivement par un simple changement de campagne ou une restauration.
Combien coûte une relance ? #
Chaque email envoyé consomme 1 crédit et chaque SMS envoyé consomme 5 crédits.
Pourquoi aucun SMS n’est envoyé pendant mon essai gratuit ? #
Les SMS ne sont pas activés pendant l’essai gratuit de 7 jours. Leur activation intervient normalement sous 72 heures après la fin de l’essai.
Comment obtenir de l’aide si mes séquences ne fonctionnent plus ? #
Commencez par vérifier le statut du contact, vos horaires d’envoi, votre solde de crédits et votre configuration email.
Si le problème persiste, contactez notre équipe à support@klape.io.
