Vous essayez d’importer des contacts dans Klape, mais votre fichier CSV ou Excel est refusé ? Certains prospects n’apparaissent pas dans votre base ou un message d’erreur s’affiche à la fin de l’importation ?

Plusieurs causes peuvent expliquer ce problème : un fichier mal structuré, des colonnes manquantes, des adresses email invalides, des contacts déjà existants ou un format incompatible.

Dans ce guide, découvrez comment identifier et corriger les principales erreurs d’importation.

1. Comment importer correctement des contacts dans Klape ? #

Klape permet d’importer plusieurs contacts en une seule opération à partir d’un fichier CSV ou Excel compatible.

Pour éviter les erreurs de formatage, nous recommandons d’utiliser systématiquement le modèle fourni par Klape.

Procédure #

1. Connectez-vous à votre espace Klape.
2. Rendez-vous dans la rubrique Importer.
3. Cliquez sur Importer des contacts, en haut à droite.
4. Sélectionnez Télécharger le modèle CSV.
5. Ouvrez ce fichier avec Excel ou un tableur compatible.
6. Ajoutez les informations de vos prospects.
7. Enregistrez le fichier dans un format compatible.
8. Retournez dans Klape.
9. Glissez-déposez votre fichier dans la zone d’importation prévue.
10. Consultez le résultat de l’importation.

Notre recommandation : utilisez le modèle officiel plutôt que de créer un fichier CSV entièrement nouveau.

Cela permet d’éviter la plupart des erreurs liées aux colonnes et à leur organisation.

2. Quelles colonnes doivent figurer dans le fichier ? #

Le modèle CSV officiel de Klape comporte quatre colonnes, dans cet ordre :

Champs obligatoires #

Pour qu’un contact soit créé, les informations suivantes doivent être renseignées :

• Nom.
• Prénom.
• Email.

Champ facultatif #

Le champ Téléphone n’est pas obligatoire.

Vous pouvez donc importer des contacts qui ne possèdent pas de numéro de téléphone.

Klape pourra communiquer avec eux par email.

Puis-je ajouter d’autres colonnes ? #

Pour votre premier import, conservez uniquement les colonnes prévues dans le modèle.

N’ajoutez pas de colonnes personnalisées comme Entreprise, Adresse, Commentaire ou Projet en supposant qu’elles seront automatiquement reconnues.

Le champ Projet ne peut pas être renseigné automatiquement avec le modèle CSV actuel.

Il doit être complété manuellement dans la fiche du contact.

3. Pourquoi mon fichier CSV est-il refusé ? #

Un fichier CSV peut sembler correct lorsqu’il est ouvert dans Excel, mais contenir une structure que Klape ne parvient pas à interpréter.

Les causes les plus fréquentes concernent :

• Des en-têtes modifiés.
• Un mauvais séparateur.
• Des colonnes déplacées.
• Des lignes incomplètes.
• Un encodage inadapté.
• Un fichier enregistré dans un format incorrect.

Vérifiez les en-têtes #

Le fichier doit reprendre les colonnes du modèle :

Nom ; Prénom ; Email ; Téléphone

Évitez notamment de remplacer :

• Nom par « Nom de famille ».
• Prénom par « First Name ».
• Téléphone par « Mobile ».

Vérifiez l’ordre des colonnes #

Conservez l’organisation du modèle officiel.

Cela évite de transmettre par erreur une adresse email dans le champ Téléphone ou un nom dans le champ Email.

Vérifiez le séparateur #

Le modèle CSV de Klape utilise le point-virgule (;) comme séparateur.

Voici un exemple de structure :

Nom;Prénom;Email;Téléphone
Martin;Julie;julie.martin@example.com;0612345678
Bernard;Thomas;thomas.bernard@example.com;

Si votre fichier contient toutes les informations dans une seule colonne après ouverture, vérifiez le séparateur choisi lors de l’importation ou de l’exportation dans votre tableur.

Vérifiez l’encodage #

Privilégiez un fichier CSV encodé en UTF-8, idéalement avec BOM pour une bonne reconnaissance des caractères accentués dans Excel.

Si les accents sont remplacés par des caractères inhabituels, réenregistrez le fichier avec un encodage adapté.

Conseil : lorsque vous ne parvenez pas à identifier le problème, téléchargez un modèle CSV vierge et copiez uniquement les valeurs de vos contacts dans ce nouveau fichier.

4. Pourquoi Klape indique-t-il qu’une adresse email est invalide ? #

L’adresse email est obligatoire pour créer un contact.

Klape vérifie notamment son format lors de l’importation.

Exemples d’adresses incorrectes #

• julie.martin@
• julie.martin
• julie.martin@entreprise
• Une cellule vide.
• Une adresse contenant des espaces indésirables.

Comment corriger ? #

Ouvrez votre fichier et vérifiez que chaque ligne comporte une adresse email correctement renseignée.

Supprimez également les espaces accidentels placés avant ou après les adresses.

Exemple #

Adresse incorrecte :

julie.martin@example.com

Adresse correctement renseignée :

julie.martin@example.com

Une adresse au bon format fonctionne-t-elle forcément ? #

Non.

Une adresse peut respecter le format attendu tout en correspondant à une boîte inexistante ou inactive.

La validation du format lors de l’importation ne garantit donc pas que les futurs emails arriveront à destination.

Nous recommandons d’importer des contacts dont vous connaissez l’origine et dont les coordonnées sont suffisamment fiables.

5. Pourquoi certains contacts sont-ils refusés comme doublons ? #

Klape utilise l’adresse email comme identifiant unique des contacts.

Vous ne pouvez pas créer deux fiches contacts avec la même adresse email dans un même compte Klape.

Exemple #

Votre base Klape contient déjà :

julie.martin@example.com

Vous tentez d’importer un fichier qui contient cette même adresse.

Klape détecte qu’une fiche existe déjà et empêche la création du doublon.

Comment vérifier ? #

1. Rendez-vous dans Contacts.
2. Recherchez l’adresse email concernée.
3. Vérifiez si le prospect existe déjà.

Pensez également à consulter Contacts archivés si vous ne retrouvez pas le contact dans votre liste principale.

Puis-je importer plusieurs fois le même fichier ? #

Vous pouvez soumettre un fichier déjà utilisé, mais les contacts dont l’email existe déjà ne seront pas créés une seconde fois.

Il est donc normal que le nombre de nouveaux contacts importés soit inférieur au nombre de lignes du fichier.

Comment résoudre le problème ? #

Si votre objectif est d’ajouter uniquement de nouveaux prospects, supprimez les doublons de votre fichier avant de recommencer.

Si vous souhaitez modifier un contact déjà existant, utilisez sa fiche Klape plutôt qu’une nouvelle importation.

6. L’importation met-elle à jour les contacts existants ? #

Non.

L’importation ne permet pas actuellement de fusionner automatiquement les informations d’un contact déjà présent dans Klape.

Exemple #

Votre contact existe déjà avec les informations suivantes :

• Nom : Martin.
• Prénom : Julie.
• Email : julie.martin@example.com.
• Téléphone : non renseigné.

Vous importez un nouveau fichier contenant la même adresse email, mais avec un numéro de téléphone.

Klape ne crée pas une seconde fiche et ne complète pas automatiquement le téléphone de la fiche existante.

Comment ajouter le téléphone ? #

1. Rendez-vous dans Contacts.
2. Ouvrez la fiche du prospect.
3. Modifiez le champ Téléphone.
4. Enregistrez.

Si le contact possède une séquence active, vous devez d’abord l’interrompre avant de modifier ses informations principales.

Vous pourrez ensuite la réactiver si nécessaire.

À retenir : réimporter une fiche n’est pas une méthode de mise à jour de ses coordonnées.

7. Pourquoi seulement une partie de mon fichier a-t-elle été importée ? #

Klape peut accepter certaines lignes d’un fichier tout en refusant celles qui comportent des erreurs.

Il est donc possible qu’une importation soit partiellement réussie.

Exemple #

Vous importez un fichier de 100 contacts.

Parmi ces contacts :

• 80 possèdent des informations correctes et n’existent pas encore dans Klape.
• 15 sont déjà présents dans votre base.
• 5 comportent une adresse email invalide.

Klape peut créer les 80 contacts valides et refuser les 20 autres.

Que faire après l’importation ? #

Consultez le récapitulatif affiché par Klape.

Vérifiez :

• Le nombre de contacts effectivement importés.
• Le nombre de lignes refusées.
• Les erreurs signalées.

Pourquoi la fenêtre indique-t-elle « Erreur » alors que des contacts ont été ajoutés ? #

Selon les erreurs rencontrées, Klape peut afficher une fenêtre intitulée « Erreur », même lorsque certaines lignes ont été correctement importées.

Ce titre ne signifie donc pas systématiquement que l’intégralité de l’opération a échoué.

Vérifiez toujours le nombre réel de contacts créés avant de recommencer l’importation.

Comment réimporter les contacts refusés ? #

Nous vous recommandons de :

1. Identifier les lignes qui ont échoué.
2. Corriger les informations concernées.
3. Créer un nouveau fichier contenant uniquement ces lignes.
4. Relancer l’importation.

Cette méthode permet d’éviter de retraiter inutilement tous les contacts déjà créés.

8. Pourquoi mon fichier Excel ne fonctionne-t-il pas ? #

Si vous utilisez Excel, plusieurs problèmes de formatage peuvent apparaître.

Les colonnes sont incorrectes #

Vérifiez que chaque information figure dans la bonne colonne.

Les en-têtes ont été modifiés #

Utilisez ceux du modèle officiel.

Certaines cellules contiennent des formules #

Si votre fichier comporte des formules complexes, privilégiez un export contenant les valeurs finales.

Le format du fichier est incorrect #

Assurez-vous d’utiliser un fichier compatible avec l’importation Klape.

En cas de difficulté avec un fichier Excel, nous recommandons de le convertir en CSV en conservant la structure du modèle officiel.

Le fichier comporte des feuilles ou des données supplémentaires #

Pour simplifier le traitement, créez un fichier dédié contenant uniquement les contacts à importer.

Le modèle CSV officiel reste la solution recommandée pour résoudre les problèmes de compatibilité.

9. Pourquoi les numéros de téléphone perdent-ils leur premier zéro ? #

Il s’agit d’un problème fréquent avec Excel et certains tableurs.

Lorsqu’un numéro de téléphone est interprété comme un nombre, le logiciel peut supprimer son zéro initial.

Exemple #

Vous saisissez :

0612345678

Excel peut afficher :

612345678

Pourquoi ? #

Un numéro de téléphone n’est pas une valeur numérique destinée à être calculée.

Il doit être traité comme du texte.

Comment corriger ? #

Avant de saisir ou de coller les numéros :

1. Sélectionnez la colonne Téléphone.
2. Modifiez son format en Texte.
3. Collez ou saisissez vos numéros.
4. Vérifiez leur affichage.
5. Enregistrez le fichier.

Et pour les numéros internationaux ? #

Vérifiez que les numéros conservent correctement leur indicatif international lorsque vous les utilisez.

Ne supposez pas qu’un numéro incorrectement formaté sera automatiquement corrigé lors de l’importation.

Un numéro erroné peut empêcher les communications SMS, même si le contact a été correctement créé.

10. Existe-t-il une limite de taille pour les fichiers importés ? #

Oui.

La taille maximale prise en charge pour les fichiers d’importation est de 5 Mo.

Que faire si mon fichier est trop volumineux ? #

Vous pouvez le répartir en plusieurs fichiers plus petits.

Par exemple :

1. Divisez votre liste en plusieurs groupes.
2. Conservez les quatre colonnes officielles dans chaque fichier.
3. Vérifiez qu’aucun contact n’est répété entre les fichiers.
4. Importez-les successivement.
5. Contrôlez les résultats de chaque importation.

Puis-je importer une grande base de prospects ? #

Oui, à condition de respecter les limites du format et de la taille des fichiers.

Il est recommandé de commencer par un petit échantillon afin de vérifier la qualité des données avant d’importer une liste importante.

Si vous prévoyez d’ajouter directement ces contacts à une campagne, pensez également aux crédits nécessaires pour les communications.

11. Pourquoi mes contacts importés n’apparaissent-ils pas dans Conversations ? #

C’est un comportement normal lorsque vous avez importé vos prospects dans la base générale de Klape.

Il faut distinguer deux opérations.

Importer un contact dans la base générale #

Depuis :

Importer → Importer des contacts

Les contacts sont ajoutés à votre base.

Ils ne sont pas automatiquement attribués à une campagne.

Aucune séquence ne démarre du seul fait de cette importation.

Ajouter les contacts à une campagne #

Pour commencer les conversations :

1. Rendez-vous dans Conversations.
2. Ouvrez la campagne souhaitée.
3. Cliquez sur Ajouter des contacts.
4. Sélectionnez vos contacts existants.
5. Confirmez leur ajout.

Les séquences démarrent automatiquement après leur attribution.

Pourquoi un contact apparaît-il comme Non défini ? #

La mention Non défini peut indiquer qu’un contact n’est associé à aucune campagne.

Il ne s’agit pas d’un sixième statut de conversation.

Pour le faire entrer dans une séquence, ajoutez-le à la campagne appropriée.

12. Comment importer directement des contacts dans une campagne ? #

Klape permet également d’ajouter un fichier directement dans une campagne.

Cette méthode est différente de l’importation dans la base générale.

Procédure #

1. Rendez-vous dans Conversations.
2. Sélectionnez la campagne souhaitée.
3. Cliquez sur Ajouter des contacts.
4. Choisissez Import Excel.
5. Sélectionnez ou glissez-déposez votre fichier compatible.
6. Vérifiez les informations avant de confirmer.

Que se passe-t-il ensuite ? #

Les contacts correctement importés sont directement associés à la campagne.

Leurs séquences démarrent automatiquement.

Klape peut donc commencer à organiser l’envoi des premiers emails, en fonction des horaires et des conditions de fonctionnement.

Attention aux importations partiellement réussies #

Si un fichier comporte des lignes valides et d’autres en erreur, les contacts correctement ajoutés à la campagne peuvent commencer leurs séquences.

Une fenêtre signalant des erreurs ne signifie donc pas que tous les contacts ont été refusés.

Avant de recommencer l’importation, vérifiez les contacts réellement ajoutés à la campagne.

Notre recommandation #

Avant un import direct dans une campagne :

• Vérifiez le contexte.
• Vérifiez l’action souhaitée.
• Vérifiez le ton de communication.
• Vérifiez votre configuration email.
• Assurez-vous que votre fichier ne contient pas de contacts que vous ne souhaitez pas solliciter.

13. Pourquoi certains contacts ne peuvent-ils pas être ajoutés à une nouvelle campagne ? #

Dans Klape, un contact ne peut appartenir qu’à une seule campagne à la fois.

Si un contact est déjà associé à une campagne, vous ne pouvez pas simplement le rattacher simultanément à une autre.

Comment transférer un contact ? #

1. Ouvrez sa fiche.
2. Interrompez sa séquence active.
3. Retirez-le de sa campagne actuelle.
4. Ajoutez-le à la nouvelle campagne.

L’historique du contact est conservé.

La nouvelle campagne démarre-t-elle automatiquement ? #

Oui.

Lorsqu’un contact est ajouté à une nouvelle campagne, une nouvelle séquence peut démarrer selon les instructions de celle-ci.

Attention aux contacts Opt-Out #

Un contact ayant exprimé son opposition aux communications commerciales ne doit pas être relancé simplement parce qu’il change de campagne.

Le statut Opt-Out reste applicable après un déplacement, un archivage ou une restauration.

Le transfert de campagne ne permet pas de contourner un refus de prospection.

14. Puis-je importer automatiquement des contacts sans fichier CSV ? #

Oui.

Klape dispose d’une API permettant de créer des contacts depuis des outils externes.

Vous pouvez notamment utiliser :

• Make.
• Zapier.
• n8n.
• Votre CRM.
• Un formulaire de votre site internet.

Comment fonctionne l’API ? #

L’API permet de créer des contacts avec les informations suivantes :

• first_name
• last_name
• email
• phone (facultatif)
• campaign_uuid (facultatif)

Lorsque vous renseignez un identifiant de campagne valide avec campaign_uuid, le contact peut être directement ajouté à cette campagne.

Sa séquence démarre alors automatiquement.

Sans identifiant de campagne, il est simplement ajouté à la base générale.

L’API met-elle à jour les contacts existants ? #

Non.

La création de contacts par l’API ne fusionne pas automatiquement les informations avec des fiches existantes.

Les doublons peuvent notamment être ignorés lors des requêtes groupées.

Puis-je utiliser Sellsy ? #

Oui.

Klape dispose également d’une intégration native Sellsy.

Lorsqu’un contact reçoit le tag klape dans Sellsy, il peut être importé automatiquement dans la base Klape.

En revanche, l’intégration native Sellsy n’attribue pas automatiquement les contacts à une campagne.

Consultez nos guides consacrés à l’API Klape et à Sellsy pour plus d’informations.

15. Que faire si mon fichier contient plusieurs milliers de contacts ? #

Pour une base importante, nous recommandons une approche progressive.

Étape 1 — Nettoyer la base #

Vérifiez les informations obligatoires et supprimez les doublons internes au fichier.

Étape 2 — Contrôler la qualité des emails #

Écartez les adresses manifestement incorrectes.

Étape 3 — Vérifier les autorisations de communication #

Assurez-vous que votre entreprise est autorisée à utiliser les données de ces personnes pour les communications envisagées.

Étape 4 — Effectuer un premier import réduit #

Importez un petit échantillon afin de vérifier le format et le traitement des données.

Étape 5 — Examiner le résultat #

Vérifiez les contacts créés et les éventuelles erreurs.

Étape 6 — Importer progressivement le reste #

Si nécessaire, répartissez votre base en plusieurs fichiers de moins de 5 Mo.

Étape 7 — Attribuer les contacts aux campagnes adaptées #

Évitez d’ajouter automatiquement tous vos contacts à une seule campagne si leurs situations commerciales sont différentes.

Par exemple, des prospects récents et des anciens clients peuvent nécessiter des contextes et des actions souhaitées distincts.

Conseil : une base de contacts bien organisée améliore la pertinence des conversations et limite les erreurs de communication.

16. Checklist : pourquoi mon importation échoue-t-elle ? #

Avant de contacter le support, effectuez ces vérifications :

• J’ai téléchargé le modèle CSV officiel de Klape.
• Les en-têtes sont bien Nom, Prénom, Email et Téléphone.
• Les colonnes sont dans le bon ordre.
• Le séparateur CSV est bien le point-virgule.
• Le fichier utilise un encodage compatible, idéalement UTF-8.
• Chaque contact possède un nom.
• Chaque contact possède un prénom.
• Chaque contact possède une adresse email valide.
• Le fichier ne contient pas de lignes totalement vides inutiles.
• Les adresses email ne comportent pas d’espaces accidentels.
• J’ai vérifié les doublons dans ma base Klape.
• Les numéros de téléphone conservent leur format correct.
• Le fichier ne dépasse pas 5 Mo.
• J’ai consulté le récapitulatif d’importation.
• J’ai vérifié si certains contacts ont malgré tout été importés.
• J’ai distingué l’importation dans Contacts de l’importation dans une campagne.

Si le problème persiste, essayez avec un nouveau modèle CSV contenant seulement deux ou trois contacts valides.

Cela permet de déterminer si le problème concerne la structure du fichier ou certaines lignes de votre base.

17. Comment contacter le support pour un problème d’importation ? #

Si votre fichier est toujours refusé malgré ces vérifications, vous pouvez contacter l’équipe Klape.

Email : support@klape.io

Pour faciliter le diagnostic, précisez :

• Le format du fichier : CSV ou Excel.
• Sa taille approximative.
• Le nombre de contacts présents.
• Le nombre de contacts effectivement importés, si disponible.
• Le message d’erreur affiché.
• La méthode utilisée : importation dans Contacts ou directement dans une campagne.
• Les vérifications déjà effectuées.

Dois-je envoyer tout mon fichier au support ? #

Pas nécessairement.

Commencez par transmettre une description du problème ou une capture d’écran de l’erreur.

Si un exemple de fichier est nécessaire, privilégiez un document contenant des données fictives.

Si notre équipe doit examiner un fichier comportant de véritables données personnelles, elle pourra vous indiquer les modalités appropriées pour le transmettre.

Évitez d’envoyer spontanément une base complète de prospects par email.

Questions fréquentes #

Quel format utiliser pour importer des contacts dans Klape ? #

Klape accepte les fichiers CSV et Excel compatibles. Nous recommandons le modèle CSV officiel téléchargeable directement depuis la plateforme.

Où télécharger le modèle CSV Klape ? #

Rendez-vous dans Importer → Importer des contacts → Télécharger le modèle CSV.

Quelles colonnes sont obligatoires ? #

Le modèle contient Nom, Prénom, Email et Téléphone.

Le nom, le prénom et l’adresse email sont obligatoires. Le téléphone est facultatif.

Quel séparateur utiliser pour mon fichier CSV ? #

Le modèle CSV de Klape utilise le point-virgule (;).

Pourquoi mon fichier CSV ne fonctionne-t-il pas ? #

Vérifiez les en-têtes, les séparateurs, l’ordre des colonnes, l’encodage et les informations obligatoires.

Puis-je importer un contact sans téléphone ? #

Oui. Une adresse email valide suffit pour permettre les communications email, à condition que le prénom et le nom soient également renseignés.

Puis-je importer un contact sans email ? #

Non. L’adresse email est obligatoire dans Klape.

Pourquoi une adresse email est-elle refusée ? #

Elle peut être mal formatée, contenir des espaces incorrects ou être déjà présente dans votre compte.

Puis-je importer deux contacts avec la même adresse email ? #

Non. Klape n’autorise pas la création de deux fiches utilisant la même adresse email.

Pourquoi Klape indique-t-il un doublon ? #

Une fiche possédant cette adresse email existe déjà dans votre base, éventuellement parmi les contacts archivés.

Est-ce que l’importation met à jour un contact existant ? #

Non. Les informations d’un contact déjà présent ne sont pas automatiquement fusionnées ou complétées lors d’une nouvelle importation.

Pourquoi certains contacts sont-ils importés et d’autres refusés ? #

Klape peut accepter les lignes valides tout en refusant celles qui comportent des erreurs ou des doublons.

Pourquoi une fenêtre « Erreur » apparaît-elle alors que des contacts sont visibles ? #

L’importation peut avoir été partiellement réussie. Vérifiez le récapitulatif et le nombre de contacts réellement créés avant de recommencer.

Puis-je réimporter seulement les lignes qui ont échoué ? #

Oui. Corrigez les lignes concernées et préparez un nouveau fichier contenant uniquement ces contacts.

Pourquoi les numéros de téléphone perdent-ils leur zéro initial ? #

Excel peut interpréter les téléphones comme des nombres. Mettez la colonne Téléphone au format Texte avant de saisir ou de coller vos données.

Quelle est la taille maximale d’un fichier ? #

La limite est de 5 Mo.

Puis-je importer plusieurs fichiers ? #

Oui. Vous pouvez répartir une base importante en plusieurs fichiers compatibles et les importer successivement.

Pourquoi mes contacts apparaissent-ils dans Contacts, mais pas dans Conversations ? #

Ils ne sont probablement pas encore attribués à une campagne.

L’importation dans la base générale ne démarre aucune séquence.

Comment lancer les relances après l’importation ? #

Rendez-vous dans Conversations, ouvrez une campagne et ajoutez les contacts existants que vous souhaitez solliciter.

Puis-je importer directement dans une campagne ? #

Oui. Ouvrez la campagne depuis Conversations, cliquez sur Ajouter des contacts, puis sélectionnez Import Excel.

Est-ce que l’importation directe dans une campagne déclenche les envois ? #

Oui. Les contacts correctement ajoutés démarrent leurs séquences automatiquement, selon les horaires et les autres conditions d’envoi.

Puis-je renseigner le champ Projet depuis mon fichier ? #

Non, pas actuellement. Le champ Projet doit être complété manuellement dans la fiche du contact.

Pourquoi un contact ne peut-il pas être ajouté à ma nouvelle campagne ? #

Il peut déjà appartenir à une autre campagne. Vous devez alors suivre la procédure de transfert.

Un contact ne peut pas appartenir à plusieurs campagnes simultanément.

Puis-je importer automatiquement mes prospects avec Make ou Zapier ? #

Oui. L’API Klape permet de créer des contacts depuis Make, Zapier, n8n et d’autres outils compatibles.

Puis-je importer des contacts depuis Sellsy ? #

Oui. L’intégration native Sellsy permet d’importer un contact lorsque le tag klape lui est attribué.

L’ajout à une campagne reste ensuite manuel.

Comment contacter le support en cas d’erreur d’importation ? #

Contactez support@klape.io en précisant le format du fichier, le message d’erreur et les vérifications effectuées.

Évitez de transmettre inutilement des données personnelles de vos prospects.