Klape vous permet de centraliser vos prospects dans une base de contacts, de compléter leurs informations et de suivre leurs échanges avec votre intelligence artificielle.

Depuis votre espace Contacts, vous pouvez créer de nouvelles fiches, modifier les informations existantes, ajouter des notes, consulter les conversations et archiver les contacts que vous ne souhaitez plus afficher dans votre liste principale.

Découvrez comment gérer efficacement vos contacts et comprendre les restrictions liées aux campagnes actives.

1. Comment créer un contact manuellement ? #

Pour ajouter un nouveau prospect à votre base Klape :

1. Connectez-vous à votre compte Klape.
2. Accédez à la rubrique Contacts.
3. Cliquez sur Nouveau contact.
4. Renseignez les informations demandées.
5. Enregistrez la fiche.

Quelles informations peut-on renseigner ? #

Important : l’adresse email est obligatoire, même si vous souhaitez principalement communiquer avec votre prospect par SMS.

Klape utilise systématiquement l’email pour démarrer une séquence de prise de contact.

Le numéro de téléphone est facultatif, mais nécessaire pour communiquer par SMS.

2. Un contact créé est-il automatiquement contacté ? #

Non.

Lorsque vous créez un contact manuellement, celui-ci est enregistré dans votre base Klape, mais aucune communication n’est déclenchée automatiquement.

Pour que l’intelligence artificielle commence à le contacter, vous devez l’ajouter à une campagne.

Comment ajouter un contact à une campagne ? #

1. Rendez-vous dans Conversations.
2. Sélectionnez la campagne souhaitée.
3. Cliquez sur Ajouter des contacts.
4. Choisissez Contacts existants.
5. Sélectionnez le contact à intégrer.

Une fois ajouté à la campagne, le prospect entre automatiquement dans la séquence prévue.

Le premier message est envoyé par email, dans le respect des horaires d’envoi configurés.

À retenir : créer un contact et démarrer une campagne sont deux actions différentes.

3. Comment consulter la fiche d’un contact ? #

Depuis la rubrique Contacts, sélectionnez le prospect que vous souhaitez consulter.

Sa fiche permet notamment de retrouver :

• Ses coordonnées.
• Les informations renseignées dans le champ Projet.
• Ses notes et commentaires.
• Les fichiers éventuellement associés.
• Son historique de conversation.
• Les informations liées à sa campagne et à sa séquence, lorsqu’il est associé à une campagne.

Cette fiche centralise les informations utiles au suivi commercial de votre prospect.

4. Comment modifier les informations d’un contact ? #

Vous pouvez modifier les cinq champs principaux d’une fiche contact :

• Prénom.
• Nom.
• Email.
• Téléphone.
• Projet.

Pour cela, ouvrez la fiche du contact, puis utilisez l’icône de modification représentée par un crayon.

Après avoir effectué vos changements, enregistrez les nouvelles informations.

Pourquoi Klape refuse-t-il de modifier mon contact ? #

Lorsqu’un contact possède une séquence active, Klape bloque temporairement la modification de ses informations générales.

Le message suivant peut apparaître :

« Stoppez la séquence pour modifier les informations du contact »

Cette restriction évite que les informations utilisées par l’intelligence artificielle changent pendant le déroulement d’une séquence.

Comment résoudre le problème ? #

1. Ouvrez la fiche du contact.
2. Interrompez sa séquence en cours.
3. Modifiez les informations souhaitées.
4. Enregistrez les modifications.
5. Réactivez la séquence si vous souhaitez que Klape poursuive les échanges.

Lors de la réactivation, Klape conserve l’historique des conversations précédentes et peut reprendre ses échanges en tenant compte du contexte disponible.

Important : cette restriction concerne notamment le champ Projet. Pour modifier ses informations, vous devez également interrompre la séquence active.

5. À quoi sert le champ Projet ? #

Le champ Projet est particulièrement important pour personnaliser les conversations de Klape.

Il permet de fournir à l’intelligence artificielle des informations spécifiques sur un prospect.

Exemples d’informations utiles #

Pour une agence immobilière :

« Ce prospect souhaite vendre un appartement de 75 m² à Lyon. Une première estimation a été réalisée en septembre. Il envisage de mettre son bien sur le marché dans trois mois. »

Pour une agence marketing :

« Ce prospect a demandé un devis de 600 € il y a six mois. Il avait finalement reporté son projet. Il souhaite désormais développer son acquisition de clients. »

Pour une entreprise de services :

« Ce prospect nous a rencontrés sur un salon professionnel. Il souhaite obtenir davantage d’informations sur notre accompagnement. »

Comment l’IA utilise-t-elle ces informations ? #

Lorsque le contact est ajouté à une campagne, Klape utilise le contexte disponible pour personnaliser ses messages.

L’intelligence artificielle peut notamment tenir compte :

• De la description de votre activité.
• Des instructions propres à la campagne.
• Des informations du champ Projet.
• De l’historique des échanges.

Cela permet de produire des conversations plus pertinentes et adaptées à chaque prospect.

Attention : le champ Projet doit actuellement être renseigné manuellement dans la fiche du contact. Il ne peut pas encore être alimenté automatiquement par import CSV/Excel ou via l’API.

6. Quelle différence entre Projet, Notes et Fichiers ? #

Ces trois éléments ne remplissent pas la même fonction.

Le champ Projet #

Il est destiné à transmettre des informations à l’intelligence artificielle.

Les informations saisies peuvent être utilisées par Klape pour personnaliser les messages envoyés au prospect.

Les notes et commentaires #

Ils permettent à votre équipe d’enregistrer des observations internes sur un contact.

Par exemple :

• « Prospect à rappeler après les vacances. »
• « Demande initiale reçue par téléphone. »
• « Préférence pour un rendez-vous en fin de journée. »

Actuellement, l’intelligence artificielle ne lit pas les notes et commentaires pour construire ses réponses.

Si une information doit être utilisée par l’IA, renseignez-la dans le champ Projet ou dans les instructions appropriées de la campagne.

Les fichiers joints #

Vous pouvez également associer des documents à une fiche contact.

Les formats pris en charge comprennent notamment :

• PDF.
• PNG.
• JPEG.

La taille maximale est de 10 Mo par fichier.

Ces fichiers servent à centraliser les documents utiles au suivi du prospect.

Important : Klape ne lit pas et n’analyse pas automatiquement les fichiers joints pour alimenter les conversations de l’IA.

Cette possibilité pourra évoluer dans de futures versions, mais elle n’est pas disponible actuellement.

7. Peut-on ajouter des notes et des fichiers pendant une séquence active ? #

Oui.

Contrairement aux informations générales du contact, les notes, commentaires et fichiers peuvent être ajoutés pendant qu’une séquence est active.

Vous n’avez donc pas besoin d’interrompre les échanges pour compléter ces éléments.

Toutefois, rappelons que ces informations sont actuellement destinées au suivi humain : elles ne modifient pas automatiquement le comportement de l’IA.

Si vous souhaitez communiquer une nouvelle information à l’intelligence artificielle via le champ Projet, vous devez interrompre la séquence, modifier ce champ, puis réactiver la séquence.

8. Pourquoi Klape refuse-t-il de créer un contact avec une adresse email existante ? #

Klape impose une règle d’unicité des adresses email.

Une même adresse email ne peut être associée qu’à une seule fiche contact dans votre base.

Si vous essayez de créer un deuxième contact avec une adresse déjà enregistrée, Klape refuse l’opération.

Le message suivant peut apparaître :

« Erreur — Un autre contact avec cet email existe déjà. »

Comment résoudre le problème ? #

1. Rendez-vous dans Contacts.
2. Recherchez le contact associé à cette adresse email.
3. Ouvrez sa fiche.
4. Modifiez les informations existantes si nécessaire.

Il n’est pas nécessaire de créer un deuxième contact.

Et si je souhaite ajouter un numéro de téléphone ? #

Vous pouvez compléter la fiche existante avec le numéro de téléphone du prospect.

Si une séquence est active, interrompez-la avant de modifier les coordonnées.

Attention : une nouvelle importation CSV contenant une adresse email existante ne met pas automatiquement à jour sa fiche.

9. Peut-on associer un contact à plusieurs campagnes ? #

Non. Un contact ne peut être associé qu’à une seule campagne à la fois.

Cette restriction permet d’éviter que plusieurs séquences d’intelligence artificielle contactent simultanément le même prospect.

Comment transférer un contact vers une autre campagne ? #

1. Ouvrez la fiche du contact.
2. Interrompez sa séquence actuelle.
3. Retirez le contact de son ancienne campagne.
4. Rendez-vous dans la nouvelle campagne.
5. Ajoutez le contact depuis les contacts existants.

Le contact entre alors dans la séquence de la nouvelle campagne.

Son historique de conversation est conservé, et l’IA utilise les instructions de la nouvelle campagne.

Important : un contact classé Opt-Out ne peut pas être relancé automatiquement simplement en changeant de campagne. Son opposition reste applicable.

10. Comment archiver un contact ? #

L’archivage permet de retirer un prospect de votre liste principale sans supprimer définitivement ses informations.

Cette fonction est utile pour les contacts que vous souhaitez conserver sans les afficher dans votre liste courante.

Procédure #

1. Rendez-vous dans Contacts.
2. Sélectionnez le contact à archiver.
3. Vérifiez qu’il n’est plus associé à une campagne active.
4. Si nécessaire, interrompez sa séquence et retirez-le de sa campagne.
5. Utilisez l’action d’archivage disponible dans l’interface.

Le contact est alors déplacé dans la liste des contacts archivés.

Pourquoi l’archivage ne fonctionne-t-il pas ? #

Klape empêche l’archivage des contacts encore liés à une campagne ou possédant un état actif.

Le message suivant peut apparaître :

« Erreur — Aucun contact archivé. Les contacts sélectionnés sont liés à une campagne ou ont un état actif. »

Pour résoudre le problème :

1. Interrompez la séquence du contact si elle est active.
2. Retirez-le de sa campagne.
3. Recommencez l’archivage.

Attention : interrompre une séquence ne suffit pas nécessairement si le contact est toujours associé à une campagne.

11. Comment retrouver et restaurer un contact archivé ? #

Les contacts archivés restent accessibles dans Klape.

Pour les consulter :

1. Rendez-vous dans Contacts.
2. Ouvrez Contacts archivés.
3. Retrouvez le contact concerné.

Vous pouvez ensuite utiliser l’action de restauration pour le faire réapparaître dans votre liste principale.

Que se passe-t-il après la restauration ? #

La restauration :

• Replace le contact dans votre base principale.
• Conserve ses informations.
• Ne l’ajoute pas automatiquement à une campagne.
• Ne redémarre pas automatiquement les relances.

Si vous souhaitez reprendre une prise de contact autorisée, vous devez l’attribuer à une campagne.

Attention : si le contact était classé Opt-Out, son opposition demeure enregistrée après l’archivage et la restauration.

12. Peut-on supprimer définitivement un contact ? #

Actuellement, l’interface de Klape propose l’archivage, mais pas la suppression définitive individuelle d’un contact.

Cette distinction permet notamment de conserver les informations nécessaires pour éviter de recontacter accidentellement un prospect ayant demandé à ne plus recevoir de messages.

Toutefois, l’archivage ne remplace pas une demande d’effacement de données personnelles.

Si une personne exerce son droit à l’effacement, ou si vous avez besoin de faire supprimer des données dans le cadre du RGPD, contactez notre équipe :

support@klape.io

Votre demande sera examinée conformément aux obligations légales applicables.

13. Que signifie le statut d’un contact ? #

Lorsqu’un contact est associé à une campagne, Klape peut lui attribuer différents statuts selon l’avancement de ses échanges.

Ces statuts sont principalement gérés automatiquement par Klape selon les conversations.

Les utilisateurs ne peuvent pas déplacer librement les contacts entre les colonnes du tableau Kanban.

L’action manuelle disponible permet notamment d’interrompre une séquence.

Et le statut « Non défini » ? #

Un contact qui n’est associé à aucune campagne peut apparaître avec un statut Non défini.

Cela ne correspond pas à un sixième statut de campagne.

14. Qu’arrive-t-il à un contact qui refuse d’être recontacté ? #

Lorsqu’un prospect exprime clairement son opposition à de nouvelles sollicitations, Klape peut le classer Opt-Out.

L’intelligence artificielle ne doit alors plus lui envoyer de relances commerciales proactives.

Cette protection demeure applicable même si le contact est :

• Retiré de sa campagne.
• Archivé.
• Restauré.
• Transféré vers une autre campagne.

Il n’est pas possible de contourner un Opt-Out en archivant le contact ou en changeant de campagne.

Si le prospect reprend lui-même spontanément contact avec l’entreprise et manifeste un nouvel intérêt, Klape peut traiter ce nouvel échange selon son contexte.

Questions fréquentes #

Comment ajouter un contact dans Klape ? #

Rendez-vous dans Contacts → Nouveau contact, renseignez ses informations et enregistrez la fiche.

Le numéro de téléphone est-il obligatoire ? #

Non. L’adresse email est obligatoire, mais le numéro de téléphone est facultatif.

Sans numéro, Klape ne pourra pas communiquer avec ce contact par SMS.

Pourquoi mon contact ne reçoit-il aucun message ? #

Vérifiez qu’il a bien été ajouté à une campagne.

Un contact simplement enregistré dans la base n’est pas contacté automatiquement.

Pourquoi ne puis-je pas modifier les coordonnées d’un prospect ? #

Si sa séquence est active, vous devez d’abord l’interrompre.

Modifiez ensuite ses informations, enregistrez-les, puis réactivez la séquence si nécessaire.

Puis-je modifier le champ Projet pendant une conversation ? #

Pas directement lorsque la séquence est active.

Interrompez la séquence, modifiez le champ Projet, puis réactivez-la.

Est-ce que l’IA lit les notes ajoutées sur une fiche contact ? #

Non. Actuellement, les notes et commentaires servent au suivi humain et ne sont pas utilisés automatiquement par l’intelligence artificielle.

Est-ce que l’IA peut lire un PDF ajouté à un contact ? #

Non. Les fichiers joints ne sont pas encore analysés par l’IA.

Puis-je créer deux contacts avec la même adresse email ? #

Non. Klape impose une adresse email unique par contact.

Puis-je ajouter un contact à deux campagnes simultanément ? #

Non. Un contact ne peut appartenir qu’à une seule campagne à la fois.

Pourquoi ne puis-je pas archiver mon contact ? #

Il est probablement encore associé à une campagne ou possède un état actif.

Interrompez sa séquence, retirez-le de sa campagne, puis recommencez l’archivage.

Si je restaure un contact archivé, les relances reprennent-elles ? #

Non. La restauration ne redémarre pas automatiquement une séquence.

Puis-je restaurer un contact Opt-Out pour le relancer ? #

La restauration est possible, mais elle ne supprime pas l’opposition du prospect. Les relances proactives restent interdites.

Comment demander la suppression définitive d’un contact ? #

Pour toute demande d’effacement de données personnelles, contactez support@klape.io.

L’équipe pourra examiner votre demande et vous accompagner conformément aux obligations applicables.