L’intelligence artificielle de Klape peut contacter vos prospects, répondre à leurs questions, comprendre leurs besoins et identifier des opportunités commerciales.
Pour obtenir des conversations naturelles et pertinentes, il est essentiel de lui fournir des informations adaptées à votre entreprise et à vos objectifs.
Dans ce guide, découvrez comment personnaliser Klape et retrouvez des exemples de configurations pour différents métiers.
1. Comment Klape personnalise-t-il ses conversations ? #
Klape s’appuie sur trois niveaux d’informations complémentaires.
La description de votre activité #
Dans Paramètres → Profil → Description de l’activité, vous pouvez présenter votre entreprise.
Ces informations permettent à l’IA de connaître votre activité, vos services et votre positionnement.
Les paramètres de la campagne #
Dans Conversations, chaque campagne possède trois paramètres essentiels :
- Contexte : un champ de texte dans lequel vous expliquez pourquoi vous contactez ces prospects.
- Action souhaitée : un champ de texte dans lequel vous indiquez ce que l’IA doit chercher à accomplir.
- Ton de communication : une liste déroulante permettant de choisir entre Professionnel, Amical, Direct et Élégant.
Contrairement aux deux premiers paramètres, le ton de communication ne peut pas être rédigé librement. Vous devez sélectionner l’une des quatre options proposées.
Le champ Projet de chaque contact #
Dans la fiche individuelle d’un contact, le champ Projet permet d’ajouter des informations spécifiques à ce prospect.
L’IA peut alors tenir compte de ses besoins, de ses échanges précédents ou de son historique commercial.
À retenir : la personnalisation des conversations repose sur la combinaison des informations de votre entreprise, des paramètres de la campagne et du contexte individuel des prospects.
2. Bien renseigner la description de votre entreprise #
Avant de configurer vos campagnes, commencez par fournir une description précise de votre activité.
- Rendez-vous dans Paramètres.
- Ouvrez Profil.
- Retrouvez le champ Description de l’activité.
- Rédigez une présentation détaillée de votre entreprise.
Une description efficace doit notamment préciser :
- Votre activité et vos principales prestations.
- Les clients auxquels vous vous adressez.
- Les problèmes que vous résolvez.
- Votre zone géographique d’intervention.
- Votre positionnement et vos spécificités.
Exemple pour une agence marketing #
« Nous sommes une agence spécialisée dans l’acquisition de prospects pour les TPE et PME. Nous accompagnons nos clients dans la création et l’optimisation de campagnes Meta Ads et Google Ads. Nos prestations comprennent la stratégie publicitaire, la création des campagnes, leur suivi et leur optimisation. Nous travaillons principalement avec des entreprises de services souhaitant générer davantage de demandes commerciales qualifiées. »
Exemple pour une agence immobilière #
« Nous sommes une agence immobilière implantée à Annecy, spécialisée dans la vente et l’estimation de biens résidentiels. Nous accompagnons les propriétaires dans leur projet de vente, de l’estimation initiale jusqu’à la signature. »
Conseil : privilégiez les informations concrètes plutôt que les formulations publicitaires vagues.
3. Comment rédiger le contexte de votre campagne ? #
Le champ Contexte est un espace de rédaction libre.
Il permet d’expliquer à Klape dans quelle situation se trouvent les prospects et pourquoi votre entreprise souhaite les contacter.
C’est particulièrement important pour éviter les messages inadaptés.
Exemple — Prospects provenant d’une publicité #
« Les contacts de cette campagne ont récemment rempli un formulaire à la suite d’une publicité présentant nos services. Ils ont manifesté un premier intérêt, mais nous n’avons pas encore échangé personnellement avec eux. L’objectif est d’engager une conversation naturelle en faisant référence à leur demande récente. »
Exemple — Anciens prospects #
« Les contacts de cette campagne avaient manifesté un intérêt pour nos services il y a plusieurs mois. Certains ont reçu une proposition commerciale, tandis que d’autres ont simplement échangé avec notre équipe. Nous souhaitons reprendre contact pour savoir si leur projet est toujours d’actualité. »
Exemple — Prospects rencontrés sur un salon #
« Les contacts de cette campagne ont été rencontrés lors d’un salon professionnel. Ils ont eu l’occasion de découvrir notre entreprise et nous souhaitons reprendre l’échange pour approfondir leurs besoins. »
Important : décrivez toujours une situation réelle. N’indiquez pas à l’IA qu’un prospect a déjà été rencontré ou a demandé un devis si ce n’est pas le cas.
4. Comment définir l’action souhaitée ? #
Le champ Action souhaitée est également un espace de rédaction libre.
Vous pouvez y indiquer ce que l’IA doit chercher à obtenir, les informations qu’elle doit recueillir et les comportements qu’elle doit éviter.
Exemple — Qualifier un prospect #
« Cherche à comprendre l’activité du prospect, ses besoins et les difficultés qu’il rencontre. Pose des questions pertinentes au fil de la conversation, sans enchaîner systématiquement plusieurs questions dans le même message. Si le prospect manifeste un intérêt réel pour nos prestations, propose-lui un échange avec notre équipe. »
Exemple — Obtenir un rendez-vous #
« L’objectif est d’identifier si le prospect pourrait bénéficier de nos services et, lorsque cela est pertinent, de l’inviter à organiser un rendez-vous de découverte avec un membre de notre équipe. Ne force pas la prise de rendez-vous si le prospect souhaite d’abord obtenir des informations. »
Exemple — Réactiver une ancienne opportunité #
« Reprends contact de manière naturelle pour savoir si le projet du prospect est toujours d’actualité. Essaie de comprendre ce qui a évolué depuis le dernier échange. Si le prospect souhaite avancer, propose de reprendre la discussion avec notre équipe. »
Peut-on donner des instructions négatives ? #
Oui. Vous pouvez également définir certaines limites.
Par exemple :
« Ne propose jamais de nouveau tarif personnalisé et n’accorde aucune remise commerciale sans validation. Si le prospect demande un devis précis, indique qu’un membre de notre équipe pourra étudier son besoin. »
Ces instructions permettent de mieux encadrer le comportement de l’IA.
5. Comment choisir le ton de communication ? #
Dans la configuration de votre campagne, le champ Ton de communication est une liste déroulante obligatoire.
Vous devez sélectionner l’un des quatre tons disponibles :
| Ton | Quand le choisir ? |
|---|---|
| Professionnel | Pour les échanges commerciaux classiques et les relations B2B |
| Amical | Pour une communication plus chaleureuse et accessible |
| Direct | Pour privilégier des échanges concis et allant à l’essentiel |
| Élégant | Pour une communication soignée, notamment dans les activités haut de gamme |
Comment modifier le ton ? #
- Rendez-vous dans Conversations.
- Ouvrez la campagne concernée.
- Accédez à ses paramètres.
- Cliquez sur le menu déroulant Ton de communication.
- Sélectionnez Professionnel, Amical, Direct ou Élégant.
- Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer.
Important : ce champ ne permet pas de saisir des instructions personnalisées.
Si vous souhaitez préciser des consignes supplémentaires, comme « privilégier des messages courts » ou « éviter les formulations commerciales trop insistantes », vous pouvez les ajouter dans le champ Action souhaitée, à condition qu’elles restent cohérentes avec l’objectif de votre campagne.
6. Exemples complets de campagnes #
Voici trois exemples de configurations que vous pouvez adapter à votre activité.
Exemple 1 — Agence marketing : nouveaux prospects #
Contexte — Texte à renseigner
« Ces prospects ont récemment rempli un formulaire pour obtenir des informations sur nos prestations de marketing digital. Ils souhaitent potentiellement améliorer leur acquisition de clients. Nous les contactons à la suite de cette demande. »
Action souhaitée — Texte à renseigner
« Engage une conversation naturelle pour comprendre leur activité, leurs difficultés en acquisition et leurs objectifs commerciaux. Cherche à déterminer si nos prestations sont adaptées à leurs besoins. Lorsqu’un intérêt se confirme, propose un rendez-vous de découverte avec notre équipe. Ne donne pas de tarifs personnalisés et ne promets aucun résultat chiffré sans information validée. Privilégie des messages courts et des questions progressives. »
Ton de communication — Option à sélectionner
Professionnel
Exemple 2 — Agence immobilière : anciens prospects vendeurs #
Contexte — Texte à renseigner
« Ces contacts ont déjà échangé avec notre agence concernant un projet de vente immobilière. Leur projet n’avait pas nécessairement abouti à l’époque. Nous souhaitons savoir si leur situation a évolué et si une vente est toujours envisagée. »
Action souhaitée — Texte à renseigner
« Reprends contact de manière personnalisée. Cherche à comprendre si le propriétaire envisage toujours de vendre son bien et, si oui, dans quel délai. Lorsqu’un intérêt est confirmé, propose un échange avec un conseiller immobilier. Ne promets pas de prix de vente et ne réalise pas d’estimation chiffrée sans données fiables. Évite les relances agressives. »
Ton de communication — Option à sélectionner
Élégant
Exemple 3 — Entreprise de services : relance de devis #
Contexte — Texte à renseigner
« Ces prospects ont déjà sollicité notre entreprise pour un besoin professionnel. Certains ont reçu un devis, mais le projet n’a pas été concrétisé. Nous souhaitons reprendre contact pour savoir si leur besoin existe toujours. »
Action souhaitée — Texte à renseigner
« Reprends naturellement la conversation en faisant référence aux informations historiques disponibles lorsque cela est pertinent. Cherche à comprendre si le projet est toujours d’actualité. Si le prospect souhaite avancer, propose un échange avec notre équipe. Ne crée pas de nouveau devis, ne modifie pas les anciens montants et n’accorde aucune remise sans validation humaine. Sois concis et évite les présentations répétitives. »
Ton de communication — Option à sélectionner
Direct
Ces exemples constituent des points de départ. Adaptez-les à votre entreprise, à la provenance réelle de vos contacts et à vos objectifs.
7. Comment empêcher l’IA de faire certaines propositions ? #
Les instructions ne servent pas uniquement à expliquer ce que l’IA doit faire.
Vous pouvez également préciser les comportements à éviter dans Action souhaitée.
Concernant les tarifs #
« Ne communique pas de prix personnalisé et ne propose aucune remise commerciale sans validation. Si le prospect demande un tarif précis, propose un échange avec notre équipe. »
Concernant les engagements #
« Ne promets jamais de délai, de résultat commercial ou de prestation qui n’a pas été explicitement confirmé dans les informations disponibles. »
Concernant les informations inconnues #
« Si tu ne disposes pas de l’information nécessaire pour répondre à une question, indique-le simplement. N’invente pas de réponse. Propose de transmettre la demande à notre équipe lorsque cela est pertinent. »
Concernant la prise de rendez-vous #
« Propose un rendez-vous lorsque le prospect manifeste un intérêt réel. S’il préfère poursuivre la discussion par message, réponds à ses questions sans insister systématiquement. »
Ces consignes complètent le ton sélectionné et permettent de mieux définir les limites des conversations.
8. Comment utiliser le champ Projet pour personnaliser un prospect ? #
Le champ Projet permet d’aller plus loin en tenant compte des informations propres à chaque contact.
Exemple #
Vous avez échangé avec un prospect il y a six mois.
Lors de cet échange, vous lui aviez présenté un devis de 600 €.
Vous pouvez renseigner dans sa fiche :
« Le prospect a demandé un devis de 600 € en avril pour une prestation de marketing digital. Il avait décidé de reporter son projet en raison d’autres priorités. Aucun échange depuis cette date. L’objectif est de savoir si son besoin existe toujours. »
L’IA peut utiliser cette information pour contextualiser la conversation.
Elle peut notamment évoquer l’existence de l’ancien devis, même si les instructions de campagne lui interdisent de proposer de nouveaux tarifs.
Il est donc important de distinguer rappeler une information commerciale historique et formuler une nouvelle proposition commerciale.
Comment modifier le champ Projet ? #
- Rendez-vous dans Contacts.
- Ouvrez la fiche du prospect.
- Si une séquence est active, interrompez-la.
- Modifiez le champ Projet.
- Enregistrez les informations.
- Réactivez la séquence si nécessaire.
Important : le champ Projet ne peut pas encore être alimenté automatiquement via les imports CSV/Excel ou l’API Klape.
9. L’IA utilise-t-elle les notes et les fichiers joints ? #
Actuellement, non.
Les notes, commentaires et fichiers associés à un contact servent au suivi humain.
Ils ne sont pas automatiquement analysés par l’intelligence artificielle pour personnaliser les conversations.
Si vous ajoutez une note indiquant que le prospect souhaite reprendre son projet en décembre, cette information ne sera pas automatiquement utilisée par l’IA.
Pour transmettre cette information à l’intelligence artificielle, utilisez le champ Projet du contact.
De la même manière, ajouter un PDF commercial ou un devis en pièce jointe ne signifie pas que Klape pourra lire et exploiter automatiquement son contenu.
10. Les erreurs fréquentes à éviter #
Donner des instructions trop vagues #
Une consigne comme « Essaie de vendre nos services » ne précise ni les besoins à identifier ni l’objectif exact.
Préférez des instructions contextualisées.
Mélanger plusieurs objectifs contradictoires #
Par exemple : « Ne pose aucune question, mais qualifie précisément les besoins du prospect. »
Définissez plutôt une priorité claire.
Choisir un ton inadapté #
Un ton Élégant peut convenir à un service haut de gamme, tandis qu’un ton Direct peut être préférable pour des échanges rapides avec des professionnels.
Sélectionnez le ton qui correspond le mieux à votre clientèle.
Donner un contexte inexact #
Ne demandez pas à l’IA de prétendre connaître un prospect si vous n’avez jamais eu de contact avec lui.
Oublier les limites commerciales #
Si certains sujets nécessitent une validation humaine, indiquez-le explicitement dans les instructions.
Mettre les informations importantes uniquement dans les notes #
Les notes ne sont pas lues par l’IA.
Utilisez le champ Projet lorsque des informations spécifiques doivent être prises en compte.
11. Comment améliorer progressivement vos instructions ? #
Nous vous recommandons de faire évoluer vos campagnes à partir des conversations observées dans Klape.
- Définissez un objectif précis, par exemple obtenir un rendez-vous avec les prospects intéressés.
- Renseignez le Contexte et l’Action souhaitée avec des consignes pertinentes.
- Sélectionnez le Ton de communication le plus adapté.
- Ajoutez un groupe de contacts correspondant réellement à votre campagne.
- Consultez les conversations depuis la rubrique Conversations.
- Ajustez les consignes si les messages sont trop longs, trop insistants ou insuffisamment précis.
Une bonne configuration doit être suffisamment précise pour guider l’IA, tout en lui laissant la souplesse nécessaire pour s’adapter aux réponses des prospects.
Questions fréquentes #
Où personnaliser l’intelligence artificielle de Klape ? #
Vous pouvez renseigner la description générale de votre activité dans Paramètres → Profil → Description de l’activité.
Les paramètres propres à chaque campagne sont accessibles depuis Conversations, en ouvrant la campagne concernée.
Quels sont les trois paramètres d’une campagne ? #
Chaque campagne dispose de Contexte, Action souhaitée et Ton de communication.
Les deux premiers sont des champs de texte libre. Le troisième est une liste déroulante.
Quels tons de communication sont disponibles ? #
Klape propose quatre choix : Professionnel, Amical, Direct et Élégant.
Puis-je écrire mon propre ton de communication ? #
Non. Vous devez sélectionner l’une des quatre options proposées.
Vous pouvez cependant ajouter certaines préférences de rédaction dans le champ Action souhaitée.
Puis-je utiliser des paramètres différents selon les campagnes ? #
Oui. Chaque campagne possède son propre contexte, son objectif et son ton de communication.
L’IA peut-elle utiliser un ancien devis pour personnaliser une conversation ? #
Oui, si cette information est présente dans le contexte disponible, notamment dans le champ Projet du contact.
Comment empêcher Klape de proposer des tarifs ? #
Ajoutez une consigne explicite dans le champ Action souhaitée.
Par exemple : « Ne propose jamais de nouveau tarif personnalisé. Si le prospect demande un devis, invite-le à échanger avec notre équipe. »
L’IA lit-elle les notes des contacts ? #
Non. Les notes et commentaires sont actuellement destinés au suivi humain.
L’IA peut-elle lire les fichiers PDF joints à un contact ? #
Non. Les fichiers joints ne sont pas encore exploités automatiquement par l’IA.
Puis-je personnaliser l’IA pour chaque prospect ? #
Oui, grâce au champ Projet de chaque fiche contact.
Vous pouvez y ajouter des informations historiques et des besoins spécifiques.
Pourquoi dois-je interrompre une séquence pour modifier le champ Projet ? #
Klape verrouille les principales informations du contact lorsqu’une séquence est active.
Vous devez donc interrompre la séquence, modifier le champ Projet, enregistrer puis réactiver la séquence.
Comment obtenir de l’aide pour personnaliser mes campagnes ? #
Contactez notre équipe à support@klape.io.
Les utilisateurs disposant d’une offre avec chat d’assistance peuvent également demander de l’aide depuis leur espace Klape.
