Bienvenue sur Klape !

Klape est une solution d’intelligence artificielle conçue pour contacter vos prospects, engager des conversations personnalisées par email et SMS, effectuer des relances automatiques et identifier les opportunités commerciales.

L’objectif est simple : vous permettre de consacrer davantage de temps aux prospects réellement intéressés, pendant que l’intelligence artificielle assure les premières prises de contact et le suivi.

Pour commencer à utiliser Klape, quatre étapes suffisent :

1. Configurer votre compte et vos moyens de communication.
2. Importer vos premiers contacts.
3. Configurer votre première campagne IA.
4. Ajouter vos contacts à la campagne pour lancer les conversations.

Ce guide vous accompagne pas à pas dans votre première utilisation.

Étape 1 — Configurer votre compte Klape #

Avant d’engager les premières conversations, Klape doit comprendre votre activité et disposer d’une adresse email fonctionnelle.

Cette première étape est essentielle pour garantir la qualité des messages envoyés.

1.1 Compléter votre profil #

Connectez-vous à Klape, puis rendez-vous dans :

Paramètres → Profil

Vérifiez et complétez les informations relatives à votre compte et à votre entreprise.

Les informations importantes comprennent notamment :

• Vos informations personnelles.
• Les informations de votre entreprise.
• Votre secteur d’activité.
• La description de votre activité.
• Votre rôle dans l’entreprise.

Pourquoi renseigner votre rôle ? #

Votre rôle permet à Klape de comprendre pour qui l’intelligence artificielle intervient.

Par exemple, vous pouvez être dirigeant, commercial ou indépendant.

Cette information permet de mieux contextualiser la manière dont l’IA représente votre activité au cours des échanges.

1.2 Rédiger la description de votre activité #

Le champ Description de l’activité est particulièrement important.

Il permet à Klape de comprendre :

• Ce que propose votre entreprise.
• Les services ou produits commercialisés.
• Votre clientèle cible.
• Vos principaux avantages.
• Votre fonctionnement commercial.

Plus cette description est précise et pertinente, plus l’intelligence artificielle dispose d’informations utiles pour personnaliser ses conversations.

Exemple pour une agence immobilière #

« Nous sommes une agence immobilière spécialisée dans la vente et l’estimation de logements résidentiels.

Nous accompagnons les propriétaires qui souhaitent vendre leur bien et les acquéreurs dans leur recherche immobilière.

Notre équipe intervient principalement dans le Var et propose des estimations personnalisées ainsi qu’un accompagnement jusqu’à la réalisation de la transaction.

Notre objectif est de comprendre les projets immobiliers de nos prospects et de leur proposer un rendez-vous avec un conseiller lorsque leur besoin est suffisamment précis. »

Cet exemple peut être adapté à votre propre activité.

Notre conseil : rédigez cette description comme si vous présentiez votre entreprise à un nouveau collaborateur chargé de contacter vos prospects.

Pour approfondir cette étape, consultez notre article « Comment configurer et modifier son profil d’entreprise dans Klape ? ».

1.3 Configurer votre adresse email d’envoi #

Klape doit disposer d’une messagerie connectée pour envoyer les premiers messages et récupérer les réponses des prospects.

Rendez-vous dans :

Paramètres → Configuration d’envoi → Configuration Email

Vous pouvez y configurer une adresse professionnelle, notamment via une connexion Microsoft 365 ou une configuration email adaptée à votre fournisseur.

Selon votre messagerie, la configuration peut nécessiter :

• Des informations SMTP pour envoyer les messages.
• Des informations IMAP pour recevoir et détecter les réponses.
• Ou une procédure de connexion intégrée, par exemple Microsoft 365.

Pourquoi la réception des emails est-elle indispensable ? #

Klape ne se contente pas d’envoyer des messages.

L’IA doit également pouvoir détecter les réponses pour poursuivre les conversations et qualifier vos prospects.

Une configuration d’envoi fonctionnelle, mais sans réception correctement configurée, peut empêcher le suivi automatique des échanges.

Nous recommandons d’utiliser une adresse professionnelle dédiée à Klape, distincte si possible de votre messagerie quotidienne.

Par exemple :

• Adresse de votre compte : direction@monentreprise.fr
• Adresse utilisée par Klape : prospection@monentreprise.fr

1.4 Configurer votre signature email #

Toujours dans les paramètres de communication, configurez votre signature email.

Klape propose deux possibilités :

Créer une signature

Utilisez l’éditeur de signature intégré pour créer une nouvelle signature.

Utiliser votre signature existante

Vous pouvez copier-coller la signature que vous utilisez déjà dans votre messagerie.

Une signature professionnelle peut notamment inclure :

• Votre prénom et votre nom.
• Votre fonction.
• Le nom de votre entreprise.
• Vos coordonnées professionnelles.
• Votre site internet.

Vérifiez le rendu de votre signature avant de commencer à contacter vos prospects.

1.5 Tester votre connexion email #

Avant de lancer une campagne, effectuez un test d’envoi.

1. Ouvrez votre configuration email dans Klape.
2. Repérez la fonction de test d’envoi.
3. Renseignez une adresse email que vous possédez.
4. Lancez le test.
5. Vérifiez que le message arrive correctement dans votre boîte de réception.

Si votre configuration propose également un test de réception, utilisez-le pour vérifier que Klape peut récupérer les messages entrants.

Important : ne lancez pas une campagne avec plusieurs prospects tant que votre configuration email n’a pas été vérifiée.

Si vous rencontrez une difficulté, consultez nos guides consacrés à la configuration SMTP/IMAP, Gmail, OVHcloud ou Microsoft 365.

1.6 Comprendre l’activation des SMS #

Klape peut également utiliser les SMS pour compléter les conversations email.

Cependant, les SMS ne sont pas disponibles pendant l’essai gratuit de 7 jours.

Après la période d’essai et l’activation de votre abonnement, un numéro SMS est normalement mis à disposition dans un délai pouvant atteindre 72 heures.

Vous recevez un email lorsque ce numéro est activé.

Vous pouvez commencer à utiliser Klape par email sans attendre l’activation des SMS.

Étape 2 — Importer vos premiers contacts #

Une fois votre compte configuré, vous pouvez importer les prospects que vous souhaitez contacter.

Klape est notamment conçu pour réactiver une base de prospects existante ou contacter de nouvelles personnes ayant manifesté un intérêt pour votre entreprise.

Deux méthodes principales sont disponibles.

2.1 Importer une liste de contacts avec un fichier CSV ou Excel #

Si vous possédez déjà un fichier contenant vos prospects :

1. Rendez-vous dans la rubrique Importer.
2. Cliquez sur Importer des contacts.
3. Téléchargez le modèle CSV proposé par Klape.
4. Ouvrez-le dans Excel ou un tableur compatible.
5. Complétez les colonnes avec vos contacts.
6. Enregistrez le fichier dans un format compatible.
7. Importez-le dans Klape, notamment par glisser-déposer.

Quelles informations sont nécessaires ? #

Le modèle CSV officiel utilise les colonnes suivantes :

Le nom, le prénom et l’adresse email sont obligatoires.

Le téléphone est facultatif.

Conseil : conservez les en-têtes du modèle officiel sans les modifier.

Pour éviter les problèmes de formatage, privilégiez le téléchargement du modèle directement depuis Klape plutôt que la création d’un fichier entièrement nouveau.

2.2 Ajouter un contact manuellement #

Si vous souhaitez commencer avec quelques prospects :

1. Rendez-vous dans Contacts.
2. Cliquez sur Nouveau contact.
3. Renseignez le prénom, le nom et l’email.
4. Ajoutez le téléphone si vous le possédez.
5. Complétez éventuellement le champ Projet.
6. Enregistrez le contact.

Cette méthode est pratique pour effectuer vos premiers tests ou ajouter ponctuellement un nouveau prospect.

À quoi sert le champ Projet ? #

Le champ Projet permet de fournir à l’IA des informations spécifiques concernant un contact.

Par exemple :

« Ce prospect a demandé un devis pour la refonte de son site internet il y a trois mois, mais n’a pas encore pris de décision. »

Klape peut utiliser cette information pour personnaliser ses échanges.

Les contacts importés sont-ils automatiquement contactés ? #

Non.

Lorsque vous importez un contact dans votre base Klape, il n’est pas automatiquement sollicité.

Il faut d’abord l’ajouter à une campagne.

C’est cette action qui déclenche sa séquence de communication.

Pour approfondir l’importation, consultez notre article « Comment importer des contacts depuis un fichier CSV ou Excel dans Klape ? ».

Étape 3 — Configurer votre première campagne IA #

Vous disposez maintenant d’un compte configuré et de vos premiers contacts.

L’étape suivante consiste à expliquer à Klape pourquoi ces personnes doivent être contactées et quel résultat vous souhaitez obtenir.

3.1 Comprendre le rôle d’une campagne #

Une campagne regroupe des contacts autour d’une situation et d’un objectif commercial communs.

Par exemple :

• Nouveaux prospects à qualifier.
• Anciens prospects à réactiver.
• Devis envoyés sans réponse.
• Demandes de renseignements à relancer.
• Anciens clients à recontacter.

Chaque campagne permet de personnaliser le comportement de l’intelligence artificielle.

3.2 Nommer votre campagne #

Selon la configuration de votre espace et votre formule, vous pouvez disposer de campagnes prédéfinies, notamment :

• Prospects.
• Déjà contacté.
• Déjà client.

Nous recommandons de leur donner un nom correspondant à votre objectif réel.

Par exemple :

• « Nouveaux prospects site internet »
• « Devis sans réponse »
• « Réactivation anciens prospects »
• « Prospects salon professionnel »

Conseil : privilégiez des noms précis afin d’identifier facilement vos campagnes.

Le nombre de campagnes disponibles dépend de votre abonnement.

3.3 Configurer le champ Contexte #

Le champ Contexte permet d’expliquer à l’intelligence artificielle d’où viennent les prospects et pourquoi ils doivent être contactés.

C’est l’un des éléments les plus importants dans la personnalisation des messages.

Exemple #

« Les personnes de cette campagne ont demandé des renseignements sur nos prestations de marketing digital au cours des six derniers mois.

Elles connaissent déjà notre entreprise, mais nous n’avons pas encore pu concrétiser leur projet.

Nous souhaitons reprendre contact pour savoir si leur besoin est toujours d’actualité. »

Grâce à ce contexte, Klape comprend qu’il ne s’agit pas d’une prise de contact totalement nouvelle.

L’IA peut adapter la manière dont elle engage la conversation.

Comment bien rédiger le contexte ? #

Posez-vous trois questions :

1. Qui sont les contacts de cette campagne ?
2. Comment ont-ils connu notre entreprise ?
3. Pourquoi souhaitons-nous les contacter aujourd’hui ?

Votre réponse à ces trois questions constitue une bonne base pour rédiger le contexte.

3.4 Configurer le champ Action souhaitée #

Le champ Action souhaitée permet de définir l’objectif que Klape doit chercher à atteindre.

Contrairement au contexte, qui explique la situation de départ, l’action souhaitée précise le résultat recherché.

Exemple : obtenir un rendez-vous #

« Vérifier si le projet du prospect est toujours d’actualité.

Comprendre ses besoins et ses éventuelles difficultés.

Si le prospect manifeste un intérêt, lui proposer un rendez-vous de découverte de 30 minutes avec notre équipe.

Il peut réserver directement un créneau depuis le lien suivant : [lien vers votre agenda]. »

Autres exemples d’objectifs #

Vous pouvez demander à Klape de :

• Identifier si un prospect possède toujours un besoin.
• Obtenir une réponse à une proposition commerciale.
• Qualifier un projet avant une intervention humaine.
• Proposer un rendez-vous.
• Inviter un prospect à effectuer une action précise.

Important : soyez explicite sur le résultat attendu, mais ne demandez pas à l’IA de promettre des services ou des engagements que votre entreprise ne propose pas.

3.5 Choisir le ton de communication #

Klape propose quatre tons de communication :

Sélectionnez le ton correspondant à votre entreprise et à votre clientèle.

Le ton est un menu de sélection, et non un champ de rédaction libre.

Vous pouvez toutefois compléter les consignes dans les champs Contexte et Action souhaitée.

3.6 Vérifier votre campagne #

Avant de commencer les envois, prenez le temps de vérifier :

• Le nom de votre campagne.
• Le contexte fourni à l’IA.
• L’action souhaitée.
• Le ton de communication.
• La cohérence avec la description de votre entreprise.

Notre recommandation : commencez avec une campagne simple et un objectif précis.

Vous pourrez ensuite ajuster les instructions en fonction des résultats obtenus.

Pour davantage de conseils, consultez notre article « Comment personnaliser les conversations de Klape AI ? ».

Étape 4 — Lancer votre première campagne #

Votre compte est configuré, vos contacts sont importés et votre campagne est prête.

Il ne reste plus qu’à ajouter vos prospects à la campagne pour que Klape commence à travailler.

4.1 Ajouter des contacts à votre campagne #

1. Rendez-vous dans Conversations.
2. Cliquez sur la campagne que vous venez de configurer.
3. Sélectionnez Ajouter des contacts, en haut à droite.
4. Choisissez les contacts que vous souhaitez intégrer.
5. Validez leur ajout.

C’est à ce moment que les séquences démarrent automatiquement.

Vous n’avez pas besoin d’envoyer manuellement le premier email à chaque prospect.

4.2 Importer directement une liste dans une campagne #

Vous pouvez également importer un fichier directement dans votre campagne.

Pour cela :

1. Rendez-vous dans Conversations.
2. Ouvrez la campagne concernée.
3. Cliquez sur Ajouter des contacts.
4. Sélectionnez Import Excel.
5. Importez votre fichier de contacts.

Les contacts importés par cette méthode sont directement associés à la campagne.

Attention : contrairement à l’importation dans la base générale, cet ajout à une campagne déclenche les séquences automatiques.

Vérifiez donc votre fichier et la configuration de votre campagne avant de confirmer l’importation.

4.3 Que fait Klape après l’ajout des contacts ? #

Une fois vos prospects ajoutés, Klape commence à organiser leurs communications.

L’intelligence artificielle peut notamment :

• Préparer et envoyer un premier email personnalisé.
• Effectuer des relances en l’absence de réponse.
• Utiliser les SMS lorsque le service est actif et qu’un numéro est disponible.
• Détecter les réponses.
• Poursuivre les conversations.
• Qualifier l’intérêt commercial des prospects.
• Vous avertir lorsqu’une opportunité est identifiée.

Le premier message part-il immédiatement ? #

Pas nécessairement.

Klape respecte les horaires de communication configurés.

Par défaut, les messages sont autorisés :

Du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h.

Si vous ajoutez un prospect en dehors de ces horaires, son premier email attendra une plage autorisée.

Klape applique également des délais de traitement et de communication variables.

Un contact peut donc apparaître dans une campagne avant que son premier message ait été envoyé.

Étape 5 — Suivre les premières conversations #

Votre campagne est maintenant active.

Vous pouvez suivre les échanges réalisés par l’intelligence artificielle depuis la rubrique Conversations.

Comprendre les statuts des prospects #

Klape classe les contacts selon cinq statuts :

Comment identifier les prospects intéressés ? #

Lorsqu’un prospect manifeste un intérêt commercial, Klape peut le classer dans le statut Intérêt.

Vous recevez alors :

• Une notification dans votre espace Klape.
• Une notification par email.

Vous pouvez consulter la conversation pour comprendre le besoin du prospect et décider de la suite à donner.

L’IA continue-t-elle de relancer les prospects intéressés ? #

Les relances commerciales proactives sont suspendues lorsqu’un intérêt est détecté.

En revanche, si le prospect envoie spontanément une nouvelle question, Klape peut continuer à lui répondre tant que sa séquence n’a pas été interrompue manuellement.

Comment reprendre personnellement une conversation ? #

Si vous souhaitez prendre le relais :

1. Ouvrez la fiche du contact.
2. Consultez l’historique de la conversation.
3. Interrompez sa séquence.

Klape arrête alors ses communications automatisées pour ce contact.

Pour approfondir le suivi, consultez notre article « Comment comprendre les statuts de vos prospects dans Klape ? ».

Combien de crédits consomme ma première campagne ? #

Klape utilise un système de crédits pour les communications sortantes.

Le nombre de crédits consommés dépend du volume réel de messages envoyés et de la durée des conversations.

Exemple #

Vous ajoutez 20 prospects à votre campagne.

Si Klape envoie un premier email à chacun, cela représente 20 emails, soit 20 crédits.

Les éventuelles relances et réponses envoyées ensuite consommeront également des crédits.

Les crédits mensuels inclus dépendent de votre formule.

Vous pouvez consulter votre solde depuis votre espace Klape et acheter des crédits supplémentaires si nécessaire.

Le simple fait d’importer des contacts dans votre base ne consomme pas de crédits d’envoi.

Nos recommandations pour réussir votre première campagne #

Commencez avec une petite liste #

Pour votre première campagne, nous recommandons de commencer avec quelques contacts.

Cela vous permettra de vérifier les messages et de vous familiariser avec les différents statuts avant de travailler sur des volumes plus importants.

Utilisez des informations précises #

La qualité du contexte et de l’action souhaitée influence directement la pertinence des messages générés.

Évitez les instructions trop vagues.

Vérifiez vos connexions email #

Avant toute importation importante, assurez-vous que Klape peut envoyer et recevoir correctement les messages.

Évitez d’ouvrir les réponses dans votre messagerie externe #

Klape utilise les emails non lus pour détecter les nouvelles réponses des prospects.

Si vous ouvrez directement un message dans Gmail, Outlook ou une autre messagerie avant que Klape l’ait traité, il peut être marqué comme lu et ne plus être détecté.

Utilisez de préférence une adresse email dédiée.

Respectez les souhaits de vos prospects #

Ne sollicitez pas des personnes ayant exprimé une opposition à la prospection.

Veillez également à respecter les règles applicables à la collecte et à l’utilisation de vos bases de contacts.

Consultez régulièrement les opportunités détectées #

La colonne Intérêt permet d’identifier les prospects qui méritent votre attention.

L’objectif de Klape est de vous permettre de vous concentrer sur ces opportunités plutôt que sur les tâches répétitives de relance.

Questions fréquentes #

Quelles sont les étapes pour commencer avec Klape ? #

Vous devez configurer votre compte et votre adresse email, importer vos contacts, préparer une campagne puis ajouter les contacts à cette campagne.

Dois-je connecter une adresse email pour utiliser Klape ? #

Oui. Une configuration email fonctionnelle est nécessaire pour envoyer les premiers messages et recevoir les réponses de vos prospects.

Puis-je commencer sans activer les SMS ? #

Oui. Klape peut fonctionner uniquement par email.

Les SMS ne sont pas disponibles pendant l’essai gratuit de 7 jours et sont activés ultérieurement selon les conditions de votre abonnement.

Pourquoi dois-je renseigner la description de mon activité ? #

Elle permet à l’intelligence artificielle de comprendre votre entreprise et de personnaliser ses messages.

À quoi sert mon rôle dans l’entreprise ? #

Il aide Klape à comprendre pour qui l’intelligence artificielle intervient : dirigeant, commercial, indépendant ou autre rôle.

Comment créer ma première campagne ? #

Configurez une campagne en lui donnant un nom, un contexte, une action souhaitée et un ton de communication.

Quelle différence entre Contexte et Action souhaitée ? #

Le Contexte explique d’où viennent les prospects et pourquoi ils doivent être contactés.

L’Action souhaitée indique le résultat commercial attendu.

Quels tons de communication sont disponibles ? #

Professionnel, Amical, Direct et Élégant.

Puis-je importer mes contacts depuis Excel ? #

Oui. Klape permet d’importer des contacts depuis un fichier compatible en utilisant son modèle officiel.

Les contacts importés sont-ils immédiatement contactés ? #

Non, lorsqu’ils sont simplement ajoutés à la base générale.

Les séquences commencent automatiquement lorsque les contacts sont attribués à une campagne.

Puis-je importer directement mes contacts dans une campagne ? #

Oui. Dans Conversations, ouvrez la campagne, cliquez sur Ajouter des contacts, puis sélectionnez Import Excel.

Quel est le premier message envoyé ? #

Le premier message d’une séquence est toujours un email.

Pourquoi le premier message n’est-il pas encore parti ? #

Vérifiez les horaires d’envoi, votre configuration email, votre solde de crédits et le statut de la séquence.

Quels sont les horaires par défaut ? #

Du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h.

Où consulter les conversations ? #

Dans la rubrique Conversations, puis dans la campagne concernée.

Comment savoir si un prospect est intéressé ? #

Klape peut le classer dans le statut Intérêt et vous avertir par email ainsi que dans l’application.

Comment arrêter les relances d’un prospect ? #

Ouvrez sa fiche et interrompez sa séquence.

Puis-je réactiver une séquence interrompue ? #

Oui. Vous pouvez la réactiver depuis la fiche du contact, en conservant l’historique de la conversation.

Comment contacter le support Klape ? #

Si vous rencontrez une difficulté pendant votre configuration, contactez notre équipe à support@klape.io.

Vous pouvez également consulter les autres guides de notre centre d’aide pour obtenir des instructions détaillées sur chaque fonctionnalité.