Klape permet à votre intelligence artificielle de contacter vos prospects par email et SMS, de répondre à leurs questions et d’identifier les opportunités commerciales.
Toutes ces interactions peuvent être suivies depuis votre espace utilisateur, afin de comprendre l’évolution de chaque prospect et de reprendre personnellement les échanges lorsque cela devient nécessaire.
Dans ce guide, découvrez comment consulter vos conversations, comprendre leur fonctionnement et gérer les situations nécessitant votre intervention.
1. Où retrouver les conversations avec vos prospects ? #
Les échanges réalisés par l’intelligence artificielle sont accessibles depuis votre espace Klape.
Depuis la rubrique Conversations #
- Connectez-vous à votre compte Klape.
- Cliquez sur Conversations dans le menu principal.
- Sélectionnez la campagne qui vous intéresse.
- Retrouvez les prospects associés à cette campagne.
- Ouvrez le contact souhaité pour consulter les informations et les échanges disponibles.
Vous pouvez ainsi suivre l’évolution des conversations liées à une campagne spécifique.
Depuis la fiche d’un contact #
Vous pouvez également retrouver les informations d’un prospect depuis la rubrique Contacts.
Ouvrez sa fiche pour consulter son historique et les informations associées.
Important : les conversations sont liées aux contacts. Vous n’avez pas besoin de créer une nouvelle fiche à chaque échange.
2. Comment sont organisées les conversations ? #
Klape regroupe les prospects par campagne et selon leur statut.
Deux modes d’affichage sont disponibles.
Vue Kanban #
Cette vue permet de visualiser les prospects dans cinq colonnes :
- En cours : contacts en cours de sollicitation qui n’ont pas encore répondu, ou dont la séquence a été réactivée.
- Répondu : prospects ayant répondu et dont la conversation est analysée ou poursuivie.
- Intérêt : prospects pour lesquels Klape a détecté un intérêt commercial.
- Interrompu : contacts dont la séquence a été arrêtée manuellement.
- Opt-Out : prospects ayant exprimé un refus de nouvelles sollicitations.
Les couleurs associées permettent de distinguer rapidement les situations.
Vue Liste #
La vue Liste présente les contacts sous forme de tableau.
Elle constitue une autre manière de parcourir les prospects associés à une campagne.
Ces deux vues affichent les mêmes contacts. Le choix dépend simplement de votre manière de travailler.
3. Peut-on consulter les emails et SMS échangés par Klape ? #
Oui.
Klape est conçu pour gérer les communications par email et SMS et en conserver l’historique dans les conversations des contacts.
Vous pouvez ainsi retrouver le contexte des échanges effectués par l’intelligence artificielle.
Cela permet notamment de comprendre :
- Pourquoi un prospect a été contacté.
- Quelles questions lui ont été posées.
- Quelles réponses il a apportées.
- Quels besoins ont été identifiés.
- Pourquoi Klape a détecté un intérêt commercial.
- À quel stade se trouve la conversation.
Exemple #
Votre intelligence artificielle contacte un prospect par email.
Le prospect ne répond pas immédiatement.
Klape lui envoie ensuite un SMS de relance.
Le prospect répond et commence à expliquer son projet.
Vous pouvez consulter les échanges disponibles dans Klape afin de comprendre le déroulement de cette conversation.
Notre recommandation : consultez les conversations directement dans Klape plutôt que dans votre messagerie externe.
Cette précaution est particulièrement importante pour les échanges email.
4. Est-ce que Klape conserve l’historique des conversations ? #
Oui.
Klape conserve l’historique des échanges afin de permettre un suivi contextualisé.
L’intelligence artificielle peut ainsi tenir compte des conversations précédentes lorsqu’elle poursuit les échanges avec un prospect.
Que se passe-t-il lorsqu’une séquence est interrompue ? #
L’interruption d’une séquence ne supprime pas l’historique des échanges.
Les messages précédents restent associés au contact.
Et lorsqu’une séquence est réactivée ? #
Klape conserve le contexte des conversations antérieures.
L’IA peut donc reprendre la discussion sans nécessairement repartir de zéro.
Et lorsqu’un contact change de campagne ? #
L’historique du contact est conservé.
La nouvelle campagne utilise toutefois ses propres instructions pour déterminer le comportement attendu de l’intelligence artificielle.
Attention : un contact ne peut appartenir qu’à une seule campagne à la fois.
5. Comment savoir si un prospect est intéressé ? #
Klape analyse les réponses reçues afin d’identifier les intentions commerciales.
Lorsqu’un intérêt est détecté, le prospect peut passer au statut Intérêt, représenté en vert.
Exemples de manifestations d’intérêt #
Un prospect peut notamment écrire :
- « Votre offre pourrait m’intéresser. »
- « J’aimerais avoir davantage d’informations. »
- « Est-ce qu’on peut organiser un rendez-vous ? »
- « Oui, mon projet est toujours d’actualité. »
- « Je souhaiterais en discuter avec votre équipe. »
La qualification dépend du contexte de la conversation et pas uniquement de certains mots.
Une simple question ne suffit pas nécessairement à confirmer un intérêt commercial.
Où retrouver les prospects intéressés ? #
Rendez-vous dans Conversations, puis ouvrez la campagne concernée.
Dans la vue Kanban, consultez la colonne Intérêt.
Vous pourrez retrouver les contacts classés dans cette catégorie et examiner leurs échanges.
6. Comment être averti lorsqu’un prospect manifeste un intérêt ? #
Lorsqu’un prospect est classé Intérêt, Klape vous envoie automatiquement une notification.
Deux canaux sont utilisés :
Notification dans l’application
Une notification apparaît dans votre espace Klape pour vous signaler qu’un intérêt commercial a été détecté.
Notification par email
Vous recevez également un email permettant de vous informer de cette nouvelle opportunité.
Quelle adresse reçoit les notifications ? #
Les notifications sont liées à l’adresse email de votre compte Klape.
Cette adresse peut être différente de celle utilisée par l’intelligence artificielle pour communiquer avec vos prospects.
Que faire après une notification ? #
Nous vous recommandons de :
- Ouvrir le prospect concerné dans Klape.
- Consulter l’historique de sa conversation.
- Identifier son besoin et sa demande.
- Déterminer si vous souhaitez reprendre personnellement l’échange.
L’objectif est de vous permettre d’intervenir au moment où une opportunité commerciale est détectée.
7. L’IA continue-t-elle de répondre lorsqu’un prospect est intéressé ? #
Oui, dans certaines situations.
Lorsqu’un intérêt commercial est détecté, Klape suspend les relances commerciales proactives.
Cela signifie que l’intelligence artificielle ne continue pas à solliciter le prospect comme s’il n’avait jamais répondu.
En revanche, si le prospect envoie spontanément un nouveau message, Klape peut continuer à lui répondre.
Exemple #
Un prospect écrit :
« Votre solution m’intéresse, mais j’aimerais comprendre comment fonctionne votre tarification. »
Klape détecte son intérêt.
Si le prospect poursuit ensuite la discussion et pose d’autres questions, l’IA peut continuer à lui répondre tant que sa séquence n’a pas été interrompue manuellement.
Comment empêcher l’IA de continuer à répondre ? #
Si vous souhaitez prendre entièrement la main sur les échanges, vous devez interrompre la séquence du contact.
Cette action permet d’arrêter les communications automatisées de Klape pour le prospect concerné.
8. Comment reprendre personnellement une conversation ? #
Vous pouvez décider de prendre le relais de l’intelligence artificielle à tout moment.
Cela peut notamment être utile lorsqu’un prospect :
- Demande un rendez-vous.
- Souhaite recevoir une proposition commerciale personnalisée.
- Pose une question nécessitant une intervention humaine.
- Souhaite négocier un devis.
- Présente une opportunité que vous souhaitez gérer personnellement.
Procédure #
- Rendez-vous dans Contacts.
- Ouvrez la fiche du prospect concerné.
- Consultez les échanges précédents.
- Utilisez l’action permettant d’interrompre sa séquence.
Le contact passe alors au statut Interrompu.
Klape cesse les communications automatisées associées à cette séquence.
Vous pouvez ensuite poursuivre personnellement la relation commerciale par vos moyens habituels de communication.
Important : interrompre une séquence n’efface pas l’historique de conversation du prospect.
9. Comment reprendre une conversation automatisée après une interruption ? #
Si vous avez interrompu une séquence et souhaitez permettre à Klape de reprendre les échanges, vous pouvez la réactiver.
Procédure #
- Ouvrez la fiche du contact concerné.
- Retrouvez l’action permettant de réactiver la séquence.
- Confirmez la réactivation si l’interface le demande.
Le contact retrouve le statut En cours.
Klape peut alors reprendre les communications autorisées en tenant compte de l’historique.
Les anciennes conversations sont-elles perdues ? #
Non.
Klape conserve les échanges précédents.
Les relances programmées reprennent-elles ? #
Oui, les relances peuvent reprendre après la réactivation.
Si une relance était prévue pendant l’interruption et que sa date est désormais dépassée, elle peut être effectuée dès que les conditions d’envoi le permettent.
Les horaires de communication configurés continuent de s’appliquer.
Attention : la réactivation d’une séquence interrompue ne doit pas être confondue avec la possibilité de relancer un prospect ayant exprimé un Opt-Out.
10. Peut-on modifier les informations d’un prospect pendant une conversation ? #
Certaines modifications nécessitent l’interruption préalable de la séquence.
Informations nécessitant l’arrêt de la séquence #
Lorsque la séquence est active, Klape bloque la modification des champs suivants :
- Prénom.
- Nom.
- Email.
- Téléphone.
- Projet.
Le message suivant peut apparaître :
« Stoppez la séquence pour modifier les informations du contact »
Pour effectuer ces modifications :
- Interrompez la séquence.
- Modifiez les informations souhaitées.
- Enregistrez les changements.
- Réactivez la séquence si nécessaire.
Peut-on ajouter des notes sans interrompre la séquence ? #
Oui.
Les notes, commentaires et fichiers peuvent être ajoutés pendant une séquence active.
Toutefois, ces informations sont actuellement destinées au suivi humain.
L’IA ne lit pas automatiquement les notes, commentaires ou fichiers joints.
Pour fournir une information spécifique au prospect que l’IA doit utiliser, renseignez-la dans son champ Projet, après avoir interrompu la séquence.
11. Pourquoi Klape ne répond-il pas à certains emails de prospects ? #
Une conversation email peut parfois sembler interrompue alors que sa séquence est toujours active.
L’une des causes les plus fréquentes concerne les emails marqués comme lus dans votre messagerie.
Comment fonctionne la détection des réponses email ? #
Klape utilise les messages non lus de la boîte email connectée pour identifier les nouvelles réponses.
Si vous ouvrez une réponse directement dans Gmail, Outlook ou un autre logiciel de messagerie avant que Klape l’ait traitée, ce message peut être marqué comme lu.
L’intelligence artificielle risque alors de ne plus détecter cette réponse.
Comment résoudre ce problème ? #
- Ouvrez la boîte email connectée à Klape.
- Retrouvez le message du prospect concerné.
- Marquez-le comme Non lu.
- Évitez de le rouvrir directement dans votre messagerie.
- Vérifiez que la séquence du contact est toujours active.
Klape peut ensuite détecter à nouveau le message.
Le traitement technique prend généralement entre 30 minutes et 3 heures.
L’envoi de la réponse dépend également des horaires autorisés.
Que faire si le problème persiste ? #
Vérifiez également :
- La configuration de réception IMAP.
- Le statut de la séquence.
- Les horaires de communication.
- Votre solde de crédits.
- L’adresse email actuellement active.
Si le problème persiste après les vérifications et le passage d’une plage d’envoi autorisée, contactez le support Klape.
Pour un dépannage détaillé, consultez l’article « Pourquoi Klape ne répond plus aux emails de mes prospects ? ».
12. Pourquoi une réponse n’apparaît-elle pas immédiatement dans Klape ? #
La réception, le traitement et la qualification des messages ne sont pas nécessairement instantanés.
Il faut distinguer plusieurs étapes :
- Le prospect envoie sa réponse.
- Klape détecte le nouveau message.
- L’IA analyse le contenu de la conversation.
- Le statut du prospect peut être mis à jour.
- Une réponse automatique peut être préparée et envoyée selon les conditions applicables.
Délai de qualification #
Lorsqu’une première réponse est détectée, Klape peut temporairement classer le prospect dans le statut Répondu.
L’analyse de son intention prend généralement 10 à 15 minutes et peut parfois atteindre 30 minutes.
Délai avant une réponse de l’IA #
Klape utilise également des délais de réponse variables pour conserver un rythme naturel.
De plus, les messages sortants respectent vos horaires de communication.
Par défaut, les envois sont autorisés du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h.
Une réponse non immédiate ne signifie donc pas nécessairement que Klape rencontre une erreur.
13. Peut-on consulter les conversations d’un prospect après son archivage ? #
L’archivage permet de retirer un contact de votre liste principale sans supprimer sa fiche.
Pour consulter les contacts archivés :
- Rendez-vous dans Contacts.
- Ouvrez Contacts archivés.
- Retrouvez le prospect concerné.
Les informations associées au contact sont conservées.
Vous pouvez restaurer sa fiche si nécessaire.
La restauration relance-t-elle automatiquement les conversations ? #
Non.
Restaurer un contact ne l’ajoute pas automatiquement à une campagne et ne redémarre pas ses relances.
Si vous souhaitez le recontacter, vous devez respecter les règles habituelles d’attribution aux campagnes et les éventuelles oppositions enregistrées.
14. Que se passe-t-il lorsqu’un prospect demande à ne plus être contacté ? #
Lorsqu’un prospect exprime clairement son refus de recevoir de nouvelles sollicitations, Klape peut le classer au statut Opt-Out.
Les relances commerciales proactives sont alors arrêtées.
Peut-on relancer un contact Opt-Out manuellement depuis une autre campagne ? #
Un changement de campagne, un archivage ou une restauration ne supprime pas son opposition.
Klape conserve cette restriction afin d’éviter de nouvelles sollicitations automatisées non souhaitées.
Si le prospect reprend spontanément contact et manifeste un nouvel intérêt, Klape peut analyser ce nouvel échange.
Un contact Opt-Out ne doit pas être relancé automatiquement simplement parce que sa fiche a été déplacée ou restaurée.
15. Nos recommandations pour bien suivre vos conversations #
Pour exploiter efficacement Klape au quotidien, nous recommandons les bonnes pratiques suivantes.
Consultez régulièrement vos prospects intéressés #
La colonne Intérêt permet d’identifier les opportunités commerciales à traiter en priorité.
Vérifiez l’historique avant de reprendre une conversation #
Les messages précédents permettent de comprendre les attentes du prospect et d’éviter de lui redemander des informations déjà communiquées.
Interrompez la séquence lorsque vous prenez la main #
Cette précaution évite que l’IA continue à communiquer pendant votre intervention personnelle.
Utilisez une adresse email dédiée à Klape #
Cela limite le risque d’ouvrir des réponses avant leur détection par la plateforme.
Renseignez le champ Projet lorsque vous disposez d’informations spécifiques #
Ces éléments permettent à l’IA de mieux contextualiser ses échanges.
Respectez les oppositions des prospects #
N’essayez pas de contourner un statut Opt-Out en transférant un contact dans une autre campagne.
Questions fréquentes #
Où retrouver les conversations de mes prospects ? #
Rendez-vous dans Conversations, sélectionnez la campagne souhaitée, puis ouvrez le contact concerné.
Vous pouvez également consulter les informations du prospect depuis sa fiche dans Contacts.
Est-ce que les conversations email et SMS sont conservées ? #
Klape conserve l’historique des échanges réalisés avec les contacts, notamment les communications email et SMS gérées par la plateforme.
Comment savoir si un prospect est intéressé ? #
Lorsqu’un intérêt commercial est détecté, Klape peut classer le prospect au statut Intérêt et vous transmettre une notification.
Vais-je recevoir un email lorsqu’un prospect est intéressé ? #
Oui. Klape envoie une notification par email ainsi qu’une notification dans la plateforme.
Klape continue-t-il de répondre aux prospects intéressés ? #
Oui, si le prospect reprend spontanément la conversation et que sa séquence n’a pas été interrompue.
Les relances commerciales proactives sont toutefois suspendues lorsqu’un intérêt est détecté.
Comment empêcher l’IA de continuer une conversation ? #
Ouvrez la fiche du contact et interrompez sa séquence.
Le contact passe alors au statut Interrompu.
Comment réactiver une conversation ? #
Depuis la fiche d’un contact Interrompu, utilisez l’action de réactivation.
Klape pourra reprendre les communications en conservant l’historique précédent.
Est-ce que les anciennes conversations sont perdues si je change de campagne ? #
Non. Klape conserve l’historique du contact.
La nouvelle campagne applique ses propres instructions.
Pourquoi mon prospect est-il encore dans Répondu ? #
L’intelligence artificielle peut être en train d’analyser son intention, ou la conversation peut ne pas encore révéler un intérêt ou un refus suffisamment clair.
Puis-je modifier les informations du contact pendant une conversation ? #
Vous devez interrompre sa séquence pour modifier ses coordonnées ou son champ Projet.
Les notes et les fichiers peuvent toutefois être ajoutés sans interrompre la séquence.
Pourquoi les réponses de mes prospects ne sont-elles pas détectées ? #
Vérifiez notamment que les emails n’ont pas été marqués comme lus dans votre messagerie et que votre configuration de réception fonctionne.
Puis-je répondre moi-même à un prospect ? #
Vous pouvez reprendre personnellement la relation commerciale en interrompant sa séquence Klape, puis en utilisant vos moyens habituels de communication.
Comment contacter le support ? #
Si vous rencontrez un problème concernant vos conversations, contactez notre équipe à support@klape.io.
Indiquez le contact concerné, le comportement observé et les vérifications déjà effectuées, sans transmettre inutilement de données personnelles.
