Pour fonctionner, la plateforme a besoin de se connecter à votre boîte email. Deux protocoles sont utilisés :
SMTP | IMAP | |
Rôle | Envoyer des emails à vos contacts | Recevoir les réponses de vos contacts |
Obligatoire ? | Oui | Fortement recommandé |
Image simple | Le facteur qui distribue vos courriers | La boîte aux lettres qui reçoit le courrier |
Sans SMTP : vous ne pouvez pas envoyer d'emails depuis la plateforme. Sans IMAP : vos emails partent, mais la plateforme ne détecte pas les réponses. Les conversations automatiques ne fonctionneront pas.
En résumé : configurez les deux pour profiter pleinement de la plateforme
Les champs à remplir
Champ | C'est quoi ? | Exemple |
Hôte SMTP | L'adresse du serveur de votre fournisseur email | smtp.gmail.com |
Port | Le numéro de port du serveur (587 ou 465 en général) | 587 |
Nom d'utilisateur | Votre adresse email complète | jean@monentreprise.com |
Mot de passe | Le mot de passe associé (voir note ci-dessous) | xxxx xxxx xxxx xxxx |
Chiffrement | Le protocole de sécurité | TLS (recommandé) |
Email expéditeur | L'adresse qui apparaît quand le contact reçoit votre email | jean@monentreprise.com |
Nom expéditeur | Le nom affiché chez le destinataire | Jean Dupont - Mon Entreprise |
Quelques règles importantes :
L'email expéditeur doit être la même adresse que le nom d'utilisateur. Si les deux ne correspondent pas, certains fournisseurs bloqueront l'envoi.
Le mot de passe n'est pas toujours votre mot de passe habituel. Certains fournisseurs (comme Gmail) demandent un mot de passe spécial appelé "mot de passe d'application" (voir section Gmail ci-dessous).
Le chiffrement TLS avec le port 587 est la combinaison la plus courante. Si ça ne marche pas, essayez SSL avec le port 465.
Premièrement, activez IMAP
En bas du formulaire SMTP, vous verrez une case à cocher : "Activer IMAP (réception des réponses)"
Cochez cette case. Deux nouveaux champs apparaissent.
Les champs à remplir
Champ | C'est quoi ? | Exemple |
Hôte IMAP | L'adresse du serveur de réception | imap.gmail.com |
Port IMAP | Le numéro de port (993 en général) | 993 |
Le nom d'utilisateur et le mot de passe IMAP sont automatiquement les mêmes que ceux du SMTP . Vous n'avez pas besoin de les re-saisir.
N'oubliez pas d'activer IMAP chez votre fournisseur
Certains fournisseurs (comme Gmail) désactivent IMAP par défaut. Vous devez l'activer dans les paramètres de votre boîte email en plus de l'activer dans la plateforme. Les instructions sont détaillées dans la section de chaque fournisseur ci-dessous.
Si vous utilisez une adresse Gmail (ou Google Workspace), suivez ces 4 étapes dans l'ordre.
Gmail exige la validation en 2 étapes pour pouvoir créer un mot de passe d'application. C'est une mesure de sécurité obligatoire.
1. Ouvrez votre navigateur et allez sur : https://myaccount.google.com/security
2. Faites défiler jusqu'à la section "Comment vous connecter à Google"
3. Cliquez sur "Validation en deux étapes"
4. Cliquez sur "Commencer"
5. Entrez votre mot de passe Google si demandé
6. Choisissez une méthode de vérification :
7. Entrez le code reçu pour confirmer
8. Cliquez sur "Activer"
Si vous voyez déjà "Activée" à côté de "Validation en deux étapes", c'est déjà fait. Passez à l'étape 2.
Pourquoi ? Google n'accepte pas votre mot de passe Gmail habituel pour les applications externes. Si vous essayez avec votre mot de passe normal, vous aurez une erreur "Authentication failed". Vous devez créer un mot de passe spécial appelé "mot de passe d'application"
Comment faire :
1. Allez sur : https://myaccount.google.com/apppasswords
2. Connectez-vous avec votre compte Google si demandé
3. Confirmez votre identité (mot de passe ou code de vérification)
Vous ne trouvez pas cette page ? Cela signifie que la validation en 2 étapes n'est pas activée. Retournez à l'étape 1.
4. Vous arrivez sur la page "Mots de passe des applications"
5. Dans le champ "Nom de l'application", tapez un nom pour vous rappeler à quoi sert ce mot de passe. Par exemple : Klape AI ou CRM ou Plateforme emails
6. Cliquez sur le bouton "Créer"
7. Google génère un mot de passe et l'affiche dans un encadré : Exemple "abcd efgh ijkl mnop"
C'est 16 lettres en 4 groupes de 4, séparés par des espaces.
8. Copiez ce mot de passe immédiatement
Ce qu'il faut savoir :
Où le coller :
Dans la plateforme, collez ce mot de passe dans le champ "Mot de passe" du formulaire SMTP. C'est le seul endroit où il est demandé.
Par défaut, Gmail peut avoir IMAP désactivé. Vous devez l'activer pour que la plateforme puisse lire les réponses de vos contacts.
1. Ouvrez Gmail dans votre navigateur : https://mail.google.com
2. Cliquez sur l'icône Paramètres (la roue dentée en haut à droite)
3. Cliquez sur "Voir tous les paramètres"
4. Cliquez sur l'onglet "Transfert et POP/IMAP"
5. Dans la section "Accès IMAP", cochez "Activer IMAP"
6. Descendez en bas de la page et cliquez sur "Enregistrer les modifications"
Retournez dans KLAPE AI et remplissez le formulaire avec ces valeurs :
SMTP (Envoi) :
Champ | Valeur à saisir |
Hôte SMTP | smtp.gmail.com |
Port | 587 |
Chiffrement | TLS |
Nom d'utilisateur | Votre adresse Gmail (ex: jean@gmail.com) |
Mot de passe | Le mot de passe d'application copié à l'étape 2 |
Email expéditeur | La même adresse Gmail (ex: jean@gmail.com) |
Nom expéditeur | Votre nom ou le nom de votre entreprise |
IMAP (Réception) :
Champ | Valeur à saisir |
Activer IMAP | Cochez la case |
Hôte IMAP | imap.gmail.com |
Port IMAP | 993 |
Cliquez sur "Enregistrer".
Voici un tableau récapitulatif. Utilisez-le si votre fournisseur n'est pas Gmail :
Fournisseur | Hôte SMTP | Port | Chiffrement | Hôte IMAP | Port IMAP | Mot de passe |
Gmail / Workspace | smtp.gmail.com | 587 | TLS | imap.gmail.com | 993 | Mot de passe d'application (voir section Gmail) |
Outlook.com / Hotmail | smtp.office365.com | 587 | TLS | outlook.office365.com | 993 | Mot de passe du compte |
Office 365 (entreprise) | smtp.office365.com | 587 | TLS | outlook.office365.com | 993 | Mot de passe du compte (si SMTP auth activé par l'admin) |
OVH | ssl0.ovh.net | 587 | TLS | ssl0.ovh.net | 993 | Mot de passe de la boîte email |
o2switch | votre- serveur.o2switch.net | 465 | SSL | votre- serveur.o2switch.net | 993 | Mot de passe de la boîte email |
Ionos (1&1) | smtp.ionos.fr | 587 | TLS | imap.ionos.fr | 993 | Mot de passe de la boîte email |
Yahoo Mail | smtp.mail.yahoo.com | 587 | TLS | imap.mail.yahoo.com | 993 | Mot de passe d'application |
Infomaniak | mail.infomaniak.com | 587 | TLS | mail.infomaniak.com | 993 | Mot de passe de la boîte email |
Gandi | mail.gandi.net | 587 | TLS | mail.gandi.net | 993 | Mot de passe de la boîte email |
o2switch : le nom du serveur se trouve dans votre espace cPanel, section "Comptes de messagerie".
Yahoo : comme Gmail, Yahoo exige un mot de passe d'application. Allez dans Paramètres du compte Yahoo > Sécurité > Mot de passe d'application.
Office 365 entreprise : si votre organisation a désactivé le SMTP authentifié, contactez votre administrateur informatique.
Après avoir enregistré vos paramètres, deux boutons de test apparaissent :
Tester l'envoi
Cliquez sur "Tester l'envoi". La plateforme vérifie qu'elle peut se connecter à votre serveur SMTP et envoyer des emails.
Message vert = la connexion fonctionne, vous pouvez envoyer des emails.
Message rouge = il y a un problème. Vérifiez vos paramètres (voir section 8).
Tester la réception
Ce bouton apparaît uniquement si vous avez activé IMAP. Cliquez sur "Tester la réception". La plateforme vérifie qu'elle peut se connecter à votre boîte de réception.
Message vert = la réception fonctionne, la plateforme peut détecter les réponses.
Message rouge = vérifiez que IMAP est bien activé chez votre fournisseur et que les paramètres sont corrects.
Les deux tests doivent être verts pour un fonctionnement optimal.
"Authentication failed" / "Échec d'authentification"
Cause | Solution |
Mauvais mot de passe | Vérifiez le mot de passe. Pour Gmail : vous devez utiliser un mot de passe d'application, pas votre mot de passe habituel (voir section 5, étape 2) |
Nom d'utilisateur incomplet | Utilisez votre adresse email complète avec le @ (ex: jean@gmail.com, pas juste jean) |
Validation en 2 étapes désactivée (Gmail) | Activez-la d'abord (section 5, étape 1), puis créez un mot de passe d'application |
"Connection timed out" / "Connexion expirée"
Cause | Solution |
Mauvais hôte SMTP ou IMAP | Vérifiez avec le tableau de la section 6 |
Mauvais port | Vérifiez : 587 avec TLS, ou 465 avec SSL |
Mauvais chiffrement | TLS va avec le port 587, SSL va avec le port 465. Ne les mélangez pas |
Pare-feu ou antivirus | Certains bloquent les ports 587, 465 ou 993. Contactez votre service informatique |
"IMAP non configuré"
Cause | Solution |
IMAP pas activé chez le fournisseur | Pour Gmail : allez dans Gmail > Paramètres > Transfert et POP/IMAP > Activer IMAP |
Case IMAP non cochée dans la plateforme | Retournez dans la configuration, cochez "Activer IMAP" et renseignez l'hôte et le port |
Champs IMAP vides | Remplissez l'hôte IMAP et le port (voir tableau section 6) |
"Less secure apps" / "Applications moins sécurisées"
Google a définitivement supprimé cette option. La seule solution est de créer un mot de passe d'application (voir section 5, étape 2).
Les emails partent mais les réponses ne sont pas détectées
Cause | Solution |
IMAP non activé | Activez IMAP dans la plateforme ET chez votre fournisseur email |
Réponse déjà lue | La plateforme cherche uniquement les emails non lus. Si vous avez ouvert la réponse dans Gmail/Outlook, marquez-la comme "non lue" |
L'email n'est pas une réponse | La plateforme ne traite que les emails qui sont des réponses à vos messages (sujet commençant par "Re:") |
